归档文件和企事业单位管理文件归档整理方法

1归档文件和企业事业单位管理文件归档整理方法一、基本概念1．归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2．归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行分类、排列、编号、装订、编目、装盒，使之有序化的过程。企业事业单位的管理文件材料即党群管理、行政管理、经营管理、生产管理这四类文件材料适用于此方法整理。科技文件即产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器这四类文件材料不适用于此方法。3．件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，但也有不同的，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文（请示）与复文（批复）为一件。二、整理的基本要求1．整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2．质量要求2归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。归档文件应为一份原件，不保存多份。三、整理的步骤文件收集→分类（分年度、分问题、分期限）→排列→编号→装订→编目（录入目录）→装盒→放备考表1．文件收集机关事业单位按照《本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，企业单位参照《国有企业文件材料归档范围》和《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，制订本企业的文件材料归档范围。结合各单位的具体情况，把握“以我为主，兼顾其他，宁多勿漏”的原则进行收集。本单位：红头文件白头文件外单位：与本单位有关系的与本单位职能没有直接关系，但要贯彻执行的注意文件的齐全、完整、手续完备2．文件分类把归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。我们一般采用“年度—问题—保管期限分类法”，即先区分年度，再分问题，最后分保管期限来分成若干小类。（1）分年度：以文件最后的落款时间来确定（个别没有时3间的文件就要根据其内容来考证）。（2）分问题：按文件内容所说明的问题来区分，机关事业单位一般分为“党群工作类”、“行政管理类”、“业务工作类”，企业一般分为“经营管理类”、“生产管理类”、“行政管理类”、“党群管理类”。（3）分保管期限：按照《本单位文书档案保管期限表》，企业按照《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》结合各单位的实际情况，掌握“以我为重，职能优先；普发文件，十年保存”的原则来划分。保管期限为永久、定期两种，定期分为30年、10年。永久保管：本单位：红头文件（法规政策、重要业务、重大活动、机构演变、人事任免等）白头文件（计划总结、重要报告、人员名册、综合统计报表、领导会议记录、重要会议材料、房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等）上级单位：有关本单位（机构变化、领导任免、人员编制、集体和个人的奖惩、人事考核、职称评审、重要问题的批复、业务的重要文件等）30年保管：本单位：业务工作、人事管理、后勤事务管理等文件上级单位：需本单位贯彻执行的政策法规、长远规划等。4下级单位：重大问题专题报告、重要请示。10年保管：本单位：年度以下的计划总结及统计材料、召开会议、举办活动、安全保卫、后勤事务管理等一般性文件。外单位：上级单位有关具体业务的一般性文件。市委、市政府及各部门普发的与本单位业务没有直接关系，但要贯彻执行的文件。下级单位报送的年度和年度以上的计划总结及统计材料。3．文件排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内（即保管期限），按时间结合事由、重要程度等排列。（1）排号：文件经过分年度、分问题、分保管期限后就变成系统的若干个小类，例如机关事业单位：2010年党群工作类永久2010年党群工作类30年2010年党群工作类10年2010年行政管理类永久2010年行政管理类30年2010年行政管理类10年2010年业务工作类永久2010年业务工作类30年2010年业务工作类10年在每个小类里（即同一年、同一问题、同一保管期限）所有文件按时间先后顺序从1开始排到最后为止，各个小类互不5相联。例如企业单位：2008年经营管理类永久2008年经营管理类30年2008年经营管理类10年2008年生产管理类永久2008年生产管理类30年2008年生产管理类10年2008年行政管理类永久2008年行政管理类30年2008年行政管理类10年2008年党群管理类永久2008年党群管理类30年2008年党群管理类10年在每个小类里（即同一年、同一问题、同一保管期限）所有文件按时间先后顺序从1开始排到最后为止，各个小类互不相联。（2）注意：在每个小类里，先排上级文件、再排本级、接着排下级；先排有文件号的，再排无文件号的。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可集中排列或装订成册。4．文件编号在每件文件首页上端的空白位置盖上档号章并填写相关内容。6（1）档号章档号章式样：（机关单位用）全宗号年度（4位数）室编件号机构（问题）保管期限馆编件号档号章规格：左右长度为3×15mm，上下长度为2×8mm档号章设置全宗号、年度、件号、保管期限这些必备（必填）项，并设置机构（问题）这一选择项。填写数字为阿拉伯数字。档号章式样：（企业事业单位用）档号序号档号章规格：左右长度为50mm，其中档号格为35mm，序号格为15mm，上下长度为2×10mm。（2）档号的填写档号由全宗号、年度、分类号、盒号组成。全宗号没有的可不填，年度即文件材料形成的年度，分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号，盒号是档案按年度分大类的顺序排列后的流水号。例如：2009·1—5↓↓↘年度分类号盒号7（3）序号的填写序号即件号，填写档案分类最低一级类目内（保管期限）流水编号，也可填盒内流水编号，但同一个立档单位必须保持统一。5．文件装订归档文件应去除易锈蚀的金属装订物，用不锈钢钉、棉绳等按“件”装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文（批复）在前，来文（请示）在后。6．编制目录归档文件依据已编写好的同一年同一保管期限的每一小类室编件号顺序或同一年同一问题同一保管期限的每一小类序号顺序编制归档目录。归档文件逐件录入计算机，来文与复文作为一件时，只对复文录入。机关单位归档文件目录设置“件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注”等项目。如下图：企业事业单位归档文件目录设置“序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页数、备注”等项目。如下图：8归档文件目录档号：2007·1—18保管期限：永久录入时注意：责任者不能用拟稿人名字，应用盖章单位名称。也不能用不规范的简称，应用全称或规范简称。多个责任者发文，责任者应写本单位及有发文号的单位，其他可以省略。任免、奖励文件应在标题后把本单位人员名字或本单位名称用小括号()标出来。文件标题太长或没有的要根据文件内容自己拟标题，并用中扩号[]把标题扩起来。页数项填写每一件文件的总页数，计算页数时以文件中有文字或图表的页面为一页，空白页不计。正本与定稿、来文与复文等作为一件时，页数应将构成该件的各文件页数相加。文件录入宜细不宜粗，应把每份文件的责任者、文号、标题、日期（8位阿拉伯数字如20100125）、页数等项目完整录入。录入计算机的目录应备份，同时打印一份纸质目录备查。7．文件装盒将归档文件按室编件号或序号的顺序装入档案盒，并填写序号文件编号责任者文件材料题名日期页数备注9档案盒封面、盒脊。机关单位用的档案盒在档案盒封面横线上应标明立档单位的规范名称，建议设计雕刻好印章，用印章和黑墨油盖，或是用与档案盒颜色相似的纸打印好，裁剪粘贴。档案盒脊也建议用保管期限的印章和雕刻好的阿拉伯数字及黑墨油来盖，以达到整齐美观的效果。企业事业单位用的档案盒封面上按照要求标明立卷单位、起止日期、保管期限等，立卷单位建议设计雕刻好印章，用印章和黑墨油盖，或是用与档案盒颜色相似的纸打印好，裁剪粘贴。起止日期用雕刻好的阿拉伯数字及黑墨油来盖，保管期限用雕好印章和黑墨油来盖。档案盒脊的档号也建议雕刻好的阿拉伯数字及黑墨油来盖，以取得整齐美观的效果8．放备考表GD2000档案管理软件有备考表的式样，一般正常情况下，机关单位只需填写整理人和检查人姓名以及日期。而企业事业单位的卷内备考表正常情况下立卷人由整理人填写，检查人由该盒归档文件质量审核者填写，日期分别填写归档整理完毕和审核日期。互见号是填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案的档号，档号后应注明档案载体形式。为便于管理，可在备考表右上角增加标注本盒档号。一盒归档文件放一张备考表，备考表放在盒内文件之后。10补充内容：档案排架面向档案柜，“从左到右，自上而下”进行排列。两种排列方法1．年度——保管期限例如：2010年档案，先排永久，接着排30年，再接着排10年，每一年都如此，一年接一年。2．保管期限——年度例如：永久—从最早一年排起，一年接一年；30年—从最早一年排起，一年接一年；10年—从最早一年排起，一年接一年。各保管期限自成序列，互不相连。梧州市档案局业务指导科黎明二○一一年十一月