企业行政公文写作基本常识

1企业行政公文写作基本常识第一部分：公文种类、格式、行文要求概述企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。（桂林电科所公文分为电科所文件、党委文件、纪委文件、部门/公司文件、专用文件等）。一、公文种类公文种类主要分为：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等种类。（命令、指示、公告、通告、议案）（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。（二）通知适用于批转所属部门/公司的公文，转发上级主管部门和不相隶属单位公文；发布规章制度；要求所属部门/公司办理和需要周知或共同执行的事项；任免干部等。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（四）报告适用于向上级主管部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问。（五）请示适用于向上级主管部门请求指示、批准。（六）批复适用于答复所属部门/公司、群众组织请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出意见和处理办法。（八）函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复某一事项或某些业务性、临时性的问题等。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。2议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。二、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（一）涉秘公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程序分别标明“特急”、“急件”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（十）成文日期要用汉字将年、月、日标全，“零”写为“O”。成文时间以领导人签发的时期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发时期为准；干部任免以会议通过日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当根据内容标注主题词，主题词应控制在5个词组之内。3（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。三、行文要求（一）行文应当注重必要性和实效，坚持少而精的原则。（二）行文关系根据职权范围、隶属关系确定，一般不得越级请示或报告。（三）“请示”应当一文一事，只写一个主送单位。如需要同时送其他单位，应用抄送形式，原则上不得同时抄送下属单位。（四）报告不得夹带请示事项。（五）主送上级主管单位的公文，用“请示”或“报告”；向无隶属关系的有关部门洽谈工作、询问和答复问题、请求批准等，行文用“函”，只主送一个单位，其他有关单位抄送。四、草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，符合上级主管部门和本企业的有关规定和实际。（二）情况确实、观点明确、条理清楚，层次分明，文字精炼，用词恰当，标点准确，篇幅力求简短。行文关系恰当，公文体式得当，使用规范化简称。（三）涉及国家秘密和企业秘密事项的公文要依据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，准确划定密级，按要求明确标明密级及保密期限。（四）人名、地名、数字、行文要准确。时间应写具体的年月日。引用公文先引标题，后引发文字号。（五）行文要使用国家法定计量单位。数字，除成文时间、部分结构层次、序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为语素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（六）公文中章节序数的写法一般按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。（七）文稿一律用钢笔、签字笔书写或计算机打印稿，原稿一并附后。4第二部分：如何写公文第一节决定一、概述《国家行政机关公文处理暂行办法》中规定：“对某些问题或者重大行动作出安排，用决定”。决定的使用范围很广，国家党政机关、组织团体和企事业单位都可以使用。决定——是各单位对特定事项或问题作出的决议或规定，要求相关人员必须贯彻执行，绝不能阳奉阴违。它最主要的特点是指令性和规范性。决定在形式上大体有三种类型——针对某个具体问题或事项的决策。如《全国人民代表大会常务委员会关于迅速审判严重危害社会治安的犯罪分子的程序的决定》。——针对某一方面的工作或某一类问题的决定。这种决定，一般偏重于统一认识和确定某一方面的方针决策。如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》。——用于表彰或惩戒的决定。这是因为某一事件活动过程已经完结，为了树立榜样以表彰好人好事，或者吸取教训以批评坏人坏事而作出的决定。如《国资委党委关于表彰中央企业青年文明号班组的决定》。二、格式与内容决定的格式一般由标题、正文、发文机关、成文日期等几部分组成。1、标题一般由发文机关、事由和文种组成，例如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》、《中国机械工业集团有限公司关于表彰2006-2007年度先进党支部、优秀共产党员和优秀党务工作者的决定》。2、正文5决定的正文可采用分条列述式、篇段合一式或分段式的结构方法。无论采用哪种结构形式，都要写明两项内容：第一，决定的根据；第二，决定的内容。如果是法规性决定，还要提出希望或要求。不同类型的决定，事项不同，写法也有差别。如法规性、部署指挥性的决定，内容一般都较复杂，文字也较长。可采用分条列述式，或用段旨撮要形式，突出每段主要决定事项。也可采用分列小标题式。奖惩性决定的写法与前两种写法差别较大。这种决定一般采用分自然段的方法:一是先介绍被表彰或被惩处的单位或个人的基本情况；二是叙写具体的先进事迹或错误事实；三是奖励或处分的依据，四是具体的奖励或处分的决定。3、发文机关要写机关全称或者规范化简称。单一机关制发的行政公文，此项内容可以省略。4、成文日期要用汉字写明年、月、日。三、范例例1××公司关于表彰×××和×××部门的决定各分公司、各部门：×××在本公司技术创新评比活动中获得冠军。为表彰×××，及其所在的××部门的工作成绩，促进公司的技术革新活动，推动公司的技术改造，公司决定：1、向×××颁发奖状和奖金×万元。2、向××小组颁发奖状和奖金××××元。3、向××部门颁发奖状和奖金×××元。××公司××××年××月××日6例2关于表彰2007年度先进党支部优秀共产党员和优秀党务工作者的决定各党支部：2007年我所各党支部和广大共产党员和党务工作者坚持以党的十七大精神为指导，全面贯彻落实科学发展观，为我所两个文明建设和改革、发展、稳定作出了突出贡献，涌现出一批先进党支部、优秀党员和优秀党务工作者。为树立榜样，振奋精神，鼓舞斗志，激励各党支部和全体党员、优秀党务工作者更好地发挥党支部的战斗堡垒作用和党员的先锋模范作用，在新的征途和各项工作中建功立业，所党委决定授予金格公司党支部、行业工作部党支部先进党支部荣誉；授予滕开丽、胡跃林、雷石根、谭盛发、李耀星、童帮毅、梁卫东、王先锋、龙树夕、杨远琼优秀共产党员荣誉，授予陈京生、秦玉萍优秀党务工作者荣誉，并对上述党支部、个人进行表彰。这次表彰的先进党支部和先进个人是我所基层党支部和广大党员、党务工作者的优秀代表，他们的实践和先进事迹充分展示了新时期基层党组织的精神风貌，体现了共产党人的高尚品质。党委号召各党支部、广大党员、党务工作者向先进党支部、先进个人学习，学习他们忠于党的事业，模范贯执行党的路线和方针政策，积极围绕经济建设开展党建工作，不断提高党员的素质和支部的凝聚力、战斗力；学习他们坚决贯彻落实科学发展观的坚定信念，团结和带领广大党员、群众不断开拓进取，奋力推进我所各项工作向前发展；学习他们爱岗敬业，无私奉献，在平凡的岗位创造不平凡的业绩，为党旗争辉添彩。希望受表彰的先进党支部、优秀党员和优秀党务工作者珍惜荣誉，谦虚谨慎，与时俱进，不断开拓创新，为推动我所党建工作和改革发展做出新的贡献。桂林电器科学研究所党委二00八年六月二十六日7第二节通知一、概述通知是上级机关向下级机关传达指示、批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，布置工作与周知事项时所用的一种下行公文，有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种。通知是常用公文之一，其应用范围最广、使用频率最高。国务院办公厅发布的于2001年1月1日开始实施的《国家机关公文处理办法》中规定，通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理的需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。对通知的制发单位没有级别的限制。二、格式与内容按通知的性质来划分，一般可分为告知性通知、布置性通知、发布性通知和会议性通知。告知性是每一种通知的共同特性。通知一般由标题、正文和落款及时间几个部分组成。1、标题标题有两种格式，一种是公文规范性标题，另一种由事由加文种构成。前者由发文单位、文种构成，如《×××(发文单位名称)通知》；后者由事由和文种构成，如《关于认真贯彻执行会计从业资格管理制度有关规定的通知》。2、正文因通知的类型不同，正文的写法、要求也不同。(1)告知性和布置性通知。这类通知是上级单位向下级单位作出某项指示、布置某项工作的通知。具体要求是：缘由要充分，行文要简洁，事项要交代清楚。“特此通知”、“以上事项望周知”是这类通知惯用的结尾句式。8(2)批示性通知。这类通知大都以批转或转发的文件为主，通知本身只起按语的作用。“现将……转批(转发》给你们，请研究执行(参照执行、遵照执行)”是这类通知惯用的结尾句式。(3)会议性通知。这类通知正文包括两部分，即通知的缘由和通知事项及内容。前者要写出召开会议的目的、意义；后者主要交待会议议题、时间、地点，必要时还要交待参加人员的条件、范围等。(4)任免性通知。这类通知就是任命和免去干部(企业管理、领导层人员)职务的通知。只有任命事项没有免去事项的通知，叫任命通知；只有免去事项没有任命事项的通知，叫免职通知。因为任免通知关系到人事变动，所以在提法、措辞、人名次序排列上要特别慎重。3、结尾签署发文单位和发文时间。单位就是指发文单位，时间就是发布通知的时间。三、范例例1（布置性通知）关于开展20××年公交系统文明班组、红旗文明岗评比工作的通知各直属单位工会：为表彰和弘扬先进，激励全系统职工以新的姿态推进公交系统职工素质工程，公交总工会决定开展20××年公交系统文明班组、红旗文明岗评比工作，井推荐其中一批先进班组，参加20××年××市文明班组、红旗文明岗评比和命名活动。现将有关事项通知如下：一、评优条件：文明班组——工作出色，管理健全，班组环境整洁，组员团结和睦，言行举止文明，全组积极向上。红旗文明岗——岗位行为规范，岗位环境整洁，岗位形象良好。9二、考核指标1、创建意识强。