关于公司知识文档的命名规范

第1页共6页关于公司知识文档的命名规范第一条说明为了方便知识文档的管理、维护、分享，特制定此知识文档规范的命名方式。此规范根据网络知识管理工具资料整理，主要适用于文档命名，文件夹命名可供参考，请参照执行。公司所有人员沟通文档必须以此规范作为依据。第二条文档基本类别文档按类别可分为三类：1.工作文档：包括与日常工作相关的各类文档，其特点在于工作文档多数属于周期性的内容，围绕各类业务或职能开展。2.项目文档：包括以项目形式开展的工作相关的各类文档，其特点在于项目工作通常是一次性的，以临时性的项目组织为主体开展。3.外部文档：包括通过各种渠道从外界收集、获取，未经过公司内部任何人员整理、加工的资料，其特点在于种类繁多，没有既定的分类标准，无法使用规范性的方式进行管理。所以，针对这三类文档的不同特点制定了三种不同的命名规范标准。第三条文档命名规范1.工作文档命名规范结合工作文档的特点，我们在命名时需要体现出开展工作的主体，即各个业务或职能部门，同时也需要体现出工作的周期（时间节点）或者是具体的时间点（日期）。结合上述内容我们将工作文档命名划分成4个部分，各部分之间通常以下划线连接，这4个部分分别是：①文档来源:可以是公司、部门、人员等主体性实体。第2页共6页如：张三_周工作总结_20160808；或研发部_周工作总结_20160808②文档内容说明：直接表明主题③文档类别：合同、总结、报告、方案等④时间节点、日期或版本说明（手工生成）。图表1工作文档命名规范文档命名规范（一）：工作文档示例第一部分第二部分第三部分第四部分备注示例1.来源（内部）文档内容说明文档类别时间节点计划总结、报告报表等IT部_年度经营计划_2011年度2.来源（内部）文档内容说明文档类别日期会议纪要等信息技术部_XXX会议纪要_201109093.来源（外部）文档内容说明文档类别日期合同协议等信息技术部_知识管理咨询服务合同_20110912XXXXXXXXXXXXXXXXXX第第三三部部分分：：该该文文档档的的文文档档类类别别，，为为可可选选项项，，可可与与文文档档内内容容说说明明合合并并。。第第二二部部分分：：文文档档内内容容说说明明，，必必填填项项。。第第一一部部分分：：文文档档来来源源，，必必填填项项工工作作文文档档命命名名规规范范下下划划线线XXXXXXXXXX第第四四部部分分：：文文档档时时间间节节点点、、版版本本号号或或日日期期，，为为必必填填项项。。第3页共6页4.来源（内部）文档内容说明文档类别版本说明规范流程等人力资源部_人员转正审批流程_V2.0表格1工作文档命名规范2.项目文档命名规范结合项目文档的特点，我们在命名时需要体现文档所属的项目主体，同时也需要体现相应的时间点（日期）。结合上述内容我们将工作文档命名划分成4个部分，各部分之间通常以下划线连接，这4个部分是：①具体项目：宏观②文档内容说明：主题说明③文档类别：计划或方案等④间节点、日期或版本说明（手工生成），也可以通过日期表示版本。下面分别通过图示与表格的方式具体说明项目文档的命名规范：图表2项目文档命名规范文档命名规范（二）：项目文档命名示例XXXXXXXXXXXXXXXXXX第第三三部部分分：：该该文文档档的的文文档档类类别别，，为为可可选选项项，，可可与与文文档档内内容容说说明明合合并并。。第第二二部部分分：：文文档档内内容容说说明明，，必必填填项项。。第第一一部部分分：：文文档档所所属属项项目目，，必必填填项项项项目目文文档档命命名名规规范范下下划划线线XXXXXXXXXX第第四四部部分分：：文文档档版版本本号号或或日日期期，，为为必必填填项项。。第4页共6页第一部分第二部分第三部分第四部分备注示例1.项目文档内容说明文档类别版本说明计划总结、报告报表等知识管理项目_规划报告_2011年9月2.项目文档内容说明文档类别日期会议纪要等知识管理项目_双周例会会议纪要_201109233.项目文档内容说明文档类别日期合同协议等知识管理项目_咨询合同_20110901表格2项目文档命名规范3.外部文档命名规范由于外部文档种类繁多，命名方式各有不同，无法形成一个统一的命名规范，而考虑在上传文档时，由上传者参照原文档名或根据用途灵活确定。为风格统一、查看方便起见，也要求尽量采用分部方式结构化命名，以2到3个部分为宜，各部分之间通常以下划线连接，建议部分分别是：①文档内容说明②文档类别③日期下面分别通过图示与表格的方式具体说明外部文档的命名规范：第5页共6页图表3外部文档命名规范文档命名规范（三）：外部文档命名示例第一部分第二部分第三部分备注示例1.文档内容说明文档类别日期外部采集信息名优工业企业名录_2011年度表格3外部文档命名规范第四条文档状态标识①！（叹号）——标注“重要的文档或者文件夹”②#（井号）——标注“等待处理的文档或者文件夹”③@（@号）——标注“正在处理的文档或者文件夹”格式：在上述文档名前加上“符号”用以标识，如“@名优工业企业名录_2011年度”第五条文档版本说明版本说明包括版本号（如v1.0/v2.0/v2.1）、格式版本（如PDF版、PPT版）等，以版本号形式为主。下面重点说明版本号的使用。XXXXXXXXXXXX第第二二部部分分：：该该文文档档的的文文档档类类别别第第一一部部分分：：文文档档内内容容说说明明外外部部文文档档命命名名规规范范下下划划线线XXXXXXXXXX第第三三部部分分：：该该文文档档的的日日期期第6页共6页版本号通常用于计划、总结、方案、报告等需要多次沟通讨论、需要多次修订更新的文档，主要用来体现修订更新的过程。版本号要求按照v1.0、v2.0、v2.1的格式，以小写字母v开头，以小数点前后的数字分别表示大小版本的变化（v1.0到v2.0的变化是大版本的变化，表示修订较大，v2.0到v2.1的变化是小版本的变化，表示修订较小）。注：有些时候，也可以用日期的更新来代替版本的更新，实际相当于把日期作为版本号。第六条文件夹管理文件夹命名按重要程度或是个人兴趣好以阿拉伯数据进行排序，如：01工作计划；02项目文档；03学习培训等；文件夹级数不得超过三级；提交至总经办的文件夹里面的必须是规范的成果性文档，其它非成果性文档，或是过程性文档，或是格式不规范的文档等；文件夹内容必须保持每天更新，并提交；文件夹管理可供个人参考，提交至SVN的文件夹资料必须以此为依据；此规范自发布之日起执行，解释权归公司所有！2016年5月28日