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25档案管理制度第一章档案管理制度根据国家档案局关于企业档案管理的有关规定，结合本企业档案工作实际情况，为进一步加强企业档案管理工作，更好的为企业提高经济效益服务,特制定本规定。第一条总则1、企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。本公司在工作中形成的应归档保存的文件材料、图纸、帐簿、凭证、照片、录音带、录像带均属企业档案。2、按照档案集中统一管理的原则，各类档案(包括行政、经营、产品、会计类档案等)必须实行集中统一管理。3、严格执行国家对档案工作的方针、政策、行政法规，执行保密、保卫等规章制度。第二条文件材料的形成与归档1、根据工作实际需要,制定各项工作制度，确定各类档案的归档范围、程序、手续。2、建立健全文书处理制度，做好文件材料的预立卷，按年度在规定时间内，由专职档案员协同各部室、分厂、分公司兼职档案员按其业务范围整理归档。3、科技文件材料(包括图纸、照片、文字材料等)由承办单位或项目、专题承办人员负责积累、整理，交技术部资料室整理归档，产品档案、科研档案、基建档案等由技术部门资料室协同基建兼职档案员收集整理后交综合档案室存档;出厂产品资料及产品质量检测等由质量办公室兼职档案员收集整理交综合档案室存档。4、会计档案由公司财务部整理立卷，按年度在规定时间内交综合档案室存档。265、声像档案应随时归档。6、干部职工档案应随时归档。7、归档要求：凡归档的文件、材料、图纸、报表、帐簿、凭证等，要求字迹工整、图样清晰,禁止用铅笔和不适应长久保存的圆珠笔书写。（1）行政、经营、生产技术类档案归档要求：归档文件齐全完整、分类清楚、科学系统；组卷正确、保持联系,卷内文件排列条理；保管期限划分准确；拟写标题确切；抄写目录；填备考表；去掉书钉，编写张号，装订结实，整齐美观；填写卷皮，整洁清楚；排列案卷，编制目录。（2）产品、科研、基建、设备类档案归档要求:A、档案和资料分开组卷，分类明确。B、案卷内文件材料,必须是一组有联系的集合体。C、卷内文件材料的排列有序，能反映出其自然形成规律。D、案卷编目清晰准确，能揭示出案卷内文件材料的内容和成份。E、案卷内的文件材料和图纸，字迹要端正，图样要清晰，幅面要符合国家规定,审查签字手续要完整，并禁用铅笔和圆珠笔书写。F、归档的图纸，按四号图样规格，按“手风琴”式折叠整齐，图签折在右下角，存档一套装订成册。G、底图用缝纫机匝边后,用牛皮纸袋装封,平放保存。H、卷内无金属钉,整齐、美观、牢固,保管期限划分正确,填写一式两份移交目录。（3）会计档案归档要求:A、按照帐簿、凭证、报表三种形式进行分类整理，并按规定划分了保管期限。B、卷内会计档案保持了原基础，并做了原则整理(如拆除了金属物,裱糊了破碎帐页,没编页码的补编了页码)C、凡属归档的会计材料均装进卷盒,并认真填写卷盒封面,27字迹工整、清晰、美观。D、案卷编写流水号,编制了会计档案目录,并填写一式两份移交目录。8、归档时间（1）党群、行政、经营、生产技术类档案的归档时间本公司各部室、部门在各项管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年一季度前由本部门兼职档案员收集、整理交综合档案室整理归档、生产经营过程中的各种原始记录、凭证、台帐、报表、用户信息反馈等材料由具体承办人收集整理,年终交综合档案室存档。（2）产品、科研、基建、设备档案的归档时间产品、科研文件材料的整理归档工作，由本公司技术开发部承担;产品试制、基建工程或其他技术项目,在任务完成或告一段落以后,必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，划定密级,确定保管期限,由技术部资料室保存1━2年后,填写一式两份移交目录交公司综合档案室归档保管;设备档案由设备科兼职档案员在年度终了后收集、整理,于第二年上半年填写一式两份移交目录交公司综合档案室归档保管;出厂产品资料、产品质量反馈等，由质量管理办公室兼职档案员在产品出厂一年后，按时送交公司综合档案室归档保管。（3）会计档案的归档时间本公司形成的会计档案，由公司财务部按照归档案要求整理立卷、装订成册，当年会计档案,在会计年度终了后,可由公司财务部保管1━2年,期满后,由财务部兼职档案员编造一式两份移交目录交公司综合档案室归档保管。（4）干部职工档案、声像档案应随时归档。9、档案的保管期限划分为永久、长期(16--50年)短期(1--15年)对介于两种保管期限之间的档案，其保管期一律按长期期限划分。确定保管期限的基本原则是：（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保管。（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保28存。10、本公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序;列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划;列入本公司各部门的职责范围和有关人员岗位责任制。11、本公司产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工、验收,必须由档案工作人员参加,文件材料不完整、不准确、不系统,不能进行鉴定、验收。12、本公司产品和工程创优、科研成果评定,归档的文件材料是否完整、准确、系统,要作为一项考核内容,档案人员不签署意见不得申报成果。13、本公司档案人员应参加外购设备的开箱,对随机的技术文件材料,在进行核对、登记后,及时归档保存。14、本公司人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料要按照归档范围的规定,及时向综合档案室归档。15、公司综合档案室要对公司文件材料的形成、积累、整理归档工作进行指导、监督、检查。第三条档案管理1、建立健全各项档案管理制度,列入本公司的经济责任制体系,并制定严格的考核和奖惩办法。在年终工作总结时,对归档材料齐全,按时完成任务的单位和个人给予表彰和嘉奖,对归档材料不齐全、完不成任务的单位和个人,给予批评并酌情扣发年终奖金。（1）根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制本公司档案分类编号方案。（2）分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用。（3）科研、产品、设备档案按产品型号、设备型号、科研课题、工程项目等分类;党群、行政、经营、生产技术按时间、组织机构、问题、保管期限分类;会计档案按类别、年度、保管期限分类。2、档案编目与编制检索工具;（1）编制档案总目录、档案分目录、底图目录和保管单位目录。29（2）根据需要编制多种档案检索工具,积极提供利用。3、档案保管（1）接收档案认真验收,并办理交接手续。对案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，文件材料收集完整，内容可靠，分类清楚，组卷合理，标题简明扼要，文件排列系统，保管期限划分准确，装订整齐。对不符合案卷质量标准的应限期修改，合乎标准时，方可接收。（2）存放档案有专用柜、架,排架方法科学，便于查找。（3）定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制，库存档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。（4）保存档案设有专门库房,并且具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。（5）做好档案的鉴定工作,由公司领导和有关部室、档案人员组成鉴定小组，定期对已过保管期限的档案进行直接鉴定,提出存毁意见,销毁前应编制出销毁清册,经公司领导批准报上级主管机关备案,销毁档案时,指定专人监销,防止失密。（6）做好档案的统计工作,积极为本公司的各项工作做好档案的提供利用。（7）健全划分密级档案的借阅手续，防止失、泄密事件发生，对造成失、泄密事件的责任者,要视情节严肃处理。各类档案均有兼职档案员到综合档案室借阅。（8）做好档案材料的二次加工工作,积极开展编研,以提供高层次的档案信息。第二章档案室保密制度档案工作是项机要工作,本室所存之档案都是公司的宝贵财产,因此,档案管理人员必须执行公司的保密制度,严格保守机密,严防失、泄密的发生。30第四条保密观念档案工作人员必须提高警惕,树立高度的责任感,既要便利使用,又要保证文件安全。第五条保密措施1、室内所陈列的档案橱、柜均加设锁具,随开随锁,外出时室内门窗要关好锁闭。2、工作人员要严守机密纪律,对所知档案中的数字、资料、会议记录等绝对不得乱讲乱说,以免发生失、泄密现象。第六条档案借阅1、不准擅自向外借阅档案资料,借阅档案资料必须按规定借阅手续办理。2、对室内所有档案、设备要经常进行检查,发现问题及时向公司领导汇报,要采取积极措施,迅速解决。3、不准擅自把机密文件、档案带出档案室和转借他人。4、在工作中形成的带有字迹的废纸,不得随意乱丢,要集中存放并销毁。5、对批准销毁的档案,一定要按销毁档案的规定办理,不得随意私自销毁。第三章关于文书处理工作的规定为进一步做好我公司的文书处理工作,确保文件能够及时上承下达,发挥文书工作承上启下的枢纽作用,提高工作效率,促进我公司各项工作的开展,根据文书工作的有关规定,结合我公司的实际情况,就收文、发文作如下规定。第七条收文处理程序1、凡属上级来文,发至本公司收启的,一律由公司办公室文书人员,根据收文登记项目编号登记,送交公司总经理批阅后交承办人办理。2、承办人根据批办的意见和文件精神,及时进行办理,并将处理结果在文件上进行签注后交回办公室,以利于文件的整理与日后查考、需领导人31传阅的文件,传阅后签字送交办公室。3、未经收发登记的文件材料,如外出人员从主管部门带回来的文件以及会议上发给的文件,应及时送交办公室进行登记,以便文件的管理和日后文件的归档,如不及时送交者,因此误时、误事或丢失,影响了工作,由其自已负责。4、对一些业务性强,时间要求紧的文件,要及时进行催办,保证文件的及时上报。5、凡本公司召开的重大会议,需由文书人员参加,以利于会议文件的发放、保管、收回。6、各部门阅办完毕的文件,凡具有保存价值的应当及时(一星期内)交给文书处理人员集中保管和统一立卷,个人不得私存,一些重要的有指导性的文件需参照执行的,可由办公室进行复印,各部门登记后留存,原件需交办公室,不得丢失私存。第八条发文处理程序1、凡属于总公司有关重大的制度、条例和向上级领导汇报的工作情况,一般由办公室负责人亲自撰稿;凡属于公司内日常业务和事务性的文件,由公司办公室秘书或业务部门的有关人员撰稿。2、各部门凡以总公司名义起草的文件和需打印的文件等,一律交总公司办公室秘书审阅,并按正式文件的格式填写清楚进行核稿、核稿后,交公司总经理审批,根据文件的急缓程度统一安排打印,打印后的文件校对由公司办公室秘书负责把关,力求不出差错或少出差错。3、文件起草需用钢笔书写,严禁用圆珠笔或铅笔,字迹清楚,不得涂改,以保证档案的质量。如文件不符合签发手续,且字迹不清楚,并用铅笔、圆珠笔书写的,一律不准打印。4、打印好的文件由办公室秘书盖印、注发,文书处理人员进行发文登记,公司内文件有统一编号,收到人须签字。需送发上级单位及其他单位的,另行登记,装封寄送。5、打印后的文件留存2-3份,连同底稿一并分类归卷,以便日后查找。326、各部门凡以总公司名义起草报主管部门的报告、请示及反映公司内重大生产面貌的文件、有关的协议书等,需送总公司办公室一份存档。第四章行政管理类档案管理制度为加强行政管理类档案的管理,更好的为我公司的各项工作服务,特制定本制度。第九条行政管理类档案的形成和归档1、行政管理类档案是指本单位行政管理各职能部门在处理日常工作中形成的各种文件材料,以及上级有关部门下发的规定、决定、条例、通知等文件材料。2、公司形成的行政类档案,由公司综合档案室统一组卷、整理、保管,各部门兼职档案员做好档案的收集、归档工作、公司综合档案室有责任检查和指导有关业务部门兼职档案员的收集、积累、预立卷和归档工作。3、本公司各部门在各项管理中形成的文件材料,在第二年上半年一季度前由本部门兼职档案员收集、整理,交公司综合档案室组卷归档。第十条行政管理类档案的管理1、行政管理类档案由承办单位兼职档案员收集、整理,按归档时间交公司综合档案室集中统一分类组卷、保管,个人不得私存和转让。2、行政管理类档案收集交档案室后,应当及时进行分类组卷,编制检索工具和参考资料等工作,积极提供利用。借阅和复制