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Access概述1第一章学习目标打开Access数据库用户界面的方法打开Access样本数据库文件的方法使用Access帮助系统的方法2Access概述第一章Access概述Access数据库的相关概念1.2Access的用户界面1.3总结提高1.4知识拓展1.5思考与实践3Access概述1.1Access数据库的相关概念1.1.1什么是Access1.1.2什么是数据与信息1.1.3什么是数据库技术1.1.4什么是数据库1.1.5什么是数据库管理系统1.1.6什么是数据库系统4Access数据库相关概念1.1Access数据库的相关概念什么是Access本书中所指的Access是微软公司生产的数据库管理系统软件，它的主要功能是对用户有特殊用途的数据进行收集、整理与保存，以便为用户提供有用的、希望得到的信息。5Access数据库相关概念1.1.2什么是数据与信息1．数的概念怎样才能记住自己的地里结了多少瓜？自己的马群有多少？采集果实的数量是多少？捕获猎物的数量是多少等，其结果使他们逐渐产生了数的概念。数是从这种最基本的人类需要中产生出来的。数的产生是人类思维开始的标志，数是人类特有的知识。6Access数据库相关概念2．数据的定义数据是一组表示客观世界某种实体(如人、物、事件或活动等)的数量、行动和状态的非随机的、可鉴别的物理符号。71.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念数据定义包含三个内容。一是数量，是对事物特征的反映或描述，表示事物的大小、状态、属性等。二是符号，可以是绳结、石子、数字、文字、字母和其他特殊字符，也可以是图形、图像、声音、口语、音乐的多媒体数据。三是媒介物，它是数据的载体，媒介物可以是实体介质（绳子、温度计、风向仪等）、书写介质（纸、金属、布等）、磁介质、电介质、光介质、半导体存储器、声介质、气态介质等。81.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念3．数据的计算工具人们开始对数据进行运算，通过数据运算的结果表示事物的变化。随着人类文明的进步，社会活动的更加活跃，数据运算越来越频繁，越来越复杂，人类又有了利用工具实现数据运算的机械化、自动化的欲望。91.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念数据的计算工具公元前400年左右中国人发明了算盘。17世纪初苏格兰的数学家约翰·内皮尔斯发明了“内皮尔斯骨”的记数装置。1617年，人类又发明了计算尺。1642年发明了第一台自动计算机器（又称机械计算机）。10Access数据库相关概念1.1.2什么是数据与信息数据的计算工具1673年发明了能够进行加、减、乘、除运算的计算器。1862年发明了具有商业化前途的“四则计算器”。该计算器不仅可以执行加、减、乘、除运算，还能以一定的精度计算平方根。19世纪初期，研制出可编程的织布机。同期还发明了使用蒸汽驱动的“差分机”、“分析机”。11Access数据库相关概念1.1.2什么是数据与信息数据的计算工具1884年，采用穿孔卡片和弱电流技术进行数据处理，制造了一台用来进行美国人口普查的制表机。1939年，发明了用电流继电器组装的可以自动完成工程运算过程的机器。121.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念数据的计算工具1946年，诞生了ENIAC（电子数字积分计算机），其被公认为第一台电子计算机。131.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念4．信息的定义信息是经过加工的数据；信息是有一定含义的数据；信息是对决策者有价值的数据；信息是预先不知道的数据。141.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念5．信息与数据的区别信息和数据是相对的概念，在有些不很严格的场合或不易区分的情况下，人们经常把它们当作同义词，笼统地使用。例如，数据处理和信息处理，数据管理和信息管理。但在学习数据库技术时要注意它们的区别与含义。151.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念5．信息与数据的区别数据具有客观性，信息具有主观性。例如，北京的天气预报，它对北京人来说是信息，对其他地方不关心北京天气的人来说就是数据。数据是原料，信息是产品。信息和数据的关系犹如产品与原料，关系图在下页展示。在将数据加工为信息时，现在使用的工具一般都是计算机161.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念信息是数据描述的实质，数据是信息的物理形式。信息与数据不可分离的，例如根据你拿到的乘车火车票上的数据，可以得到你是否能够乘坐某次列车的信息。信息具有生命周期，数据可以永久存着。信息的存在有一定时间限制，有“新鲜”的要求，“新鲜”是指使用者不知道的数据，数据可以永久存在。1.1.2什么是数据与信息17Access数据库相关概念数据与信息的关系18数据：未加工的资料信息：加工后的结果1.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念1．数据处理数据处理是指对各种形式的数据进行收集、存储、加工和传播的一系列活动的总和。其目的是从大量的、原始的数据中抽取、推导出对人们有价值的信息，从而作为行动和决策的依据。例如，对天文观测的数据进行处理，可以预报天气信息；对经济运行中产生的数据进行处理，可以帮助政府制定科学的经济政策。191.1.3什么是数据库技术Access数据库相关概念1.1.3什么是数据库技术过去数据处理的工作是由人工完成的，而今数据处理的工作大部分是由计算机来完成。计算机就是为了满足数据处理的需求而产生的。借助计算机可以科学地保存和管理复杂的、大量的数据，使人们能方便地利用信息。20Access数据库相关概念1.1.3什么是数据库技术2．数据管理要想对数据进行处理，首先要作的是对数据进行分类、组织、存储、索引和维护等工作，这些工作是数据处理的基本环节，这些工作统称为“数据管理”。21Access数据库相关概念3．数据库技术由于数据处理与数据管理的需要产生了数据库技术，它是研究如何使用计算机科学地收集、存储、加工、传播、分类、组织、存储、索引和维护数据，方便与快捷地为使用者提供所需信息的技术。221.1.3什么是数据库技术Access数据库相关概念数据库的通俗定义通俗地说，数据库（Database，DB）是计算机中存放数据的地方（就像图书馆大搂）。首先在计算机中为存放多个数据文件准备一个空间，将其命名为“数据库”，然后按照一定要求组织存放的数据，确定存放数据的文件结构，和文件在数据库中的空间及位置，最后利用数据管理系统，向数据文件中存放需要保存的数据。231.1.4什么是数据库Access数据库相关概念数据库的严格定义数据库是为实现一定的目的按一定的组织方式存储在计算机中的相关数据的集合。241.1.4什么是数据库Access数据库相关概念数据库管理系统，简称为DBMS，它是为数据库的建立、使用和维护而配置的软件。25数据库管理系统数据库的建立数据库的使用数据库的维护1.1.5什么是数据库管理系统Access数据库相关概念数据库定义也称为“数据库描述”，定义数据库的结构以及有关约束条件2．数据库管理系统的任务数据库操纵数据库管理系统面向使用数据库的用户，根据用户对数据库提出的各种要求，完成数据库数据的检索、插入、删除和更新等各种数据处理任务。数据库建立和维护装入数据库初始数据、不同数据库间数据的转换、数据库转储、恢复等。数据库运行管理在用户使用数据库时数据库管理系统可以对用户要访问的数据库可以进行安全检查、数据完整性约束条件的检查等。通信数据库管理系统还负责与其他软件系统进行通信261.1.5什么是数据库管理系统Access数据库相关概念1.1.6什么是数据库系统数据库系统是指在计算机系统中引入数据库后的系统。一般由数据库、数据库管理系统及其开发工具、应用系统、数据库管理员和用户等构成。Access是一种典型的数据库管理系统。它是微软公司Office办公套件中一个极为重要的组成部分，是目前世界上最流行的桌面数据库管理系统。27Access数据库相关概念1.2认识Access的用户界面要使用Access管理数据，先要在本地计算机中安装Access软件，还要了解它的用户工作方式，本节的任务就是了解Access的用户界面。28认识Access的用户界面1.2.1查看用户界面1.问题的提出要使用Access数据库软件，需要进入Access的用户界面，如何才能进入到Access的用户界面呢？在用户界面能做什么工作呢？29认识Access的用户界面如何进入Access用户界面呢?2.任务及步骤【操作实例1】安装Access程序。如果确认当前使用的计算机中已经安装了包含Access的MicrosoftOffice程序，可省略安装步骤。否则，需要先安装Access软件。301.2.1查看用户界面认识Access的用户界面【操作实例2】启动Access。操作步骤：在Windows操作系统桌面上单击【开始】→【所有程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeAccess2010】命令，即可启动Access，打开Access用户界面的Backstage视图。311.2.1查看用户界面认识Access的用户界面可以使用快捷方式启动Access【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（1）查看标题栏：标题栏显示程序名称、保存、撤销与恢复快捷命令按钮、改变和关闭窗口控制按钮。（2）查看快速访问工具栏(QAT)：放置在标题栏的左端，默认命令集包括“保存”、“撤消”和“恢复”，也可以自定义快速访问工具栏。321.2.1查看用户界面认识Access的用户界面【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（3）进入Backstage视图：单击“文件”选项卡，打开Backstage视图，可以选择模板创建新数据库、打开现有数据库、通过SharePointServer将数据库发布到Web，以及执行其他文件和数据库维护任务。Backstage视图还包含适用于整个数据库文件的其他命令。331.2.1查看用户界面认识Access的用户界面【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（4）查看功能区：功能区是提供Access2010中主要命令的界面。使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件打开，它使同类任务或入口点集中在一个地方。341.2.1查看用户界面认识Access的用户界面【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（5）查看“导航窗格”351.2.1查看用户界面认识Access的用户界面【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（6）查看状态栏:用户界面的最下方是状态栏，从中可以看到正在进行的操作信息，了解操作的状态。361.2.1查看用户界面认识Access的用户界面3．归纳分析启动Access的方法方法1：通过Windows菜单启动。方法2：通过Windows的快捷方式启动。371.2.1查看用户界面认识Access的用户界面3．归纳分析Access用户界面的组成通过查看Access的用户界面，可以知道Access用户界面分为5个部分：“标题栏”、“功能区”、“工作区”、“状态栏”和“导航窗格”。Access的用户界面与微软公司其他软件产品具有相同的特点。381.2.1查看用户界面认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象1.问题的提出在Access用户界面可以对数据库对象进行各种操作，数据库中包含哪些数据库对象呢？39认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象2.任务及步骤【操作实例4】在Access用户界面中打开“罗斯文”示例数据库。40认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象操作步骤：（1）在Access的Backstage视图下选择“新建”菜单，单击“可用模板”框下单击【样本模板】按钮。41