开发部文档管理规范

11开发部文档管理规范2011-8-172目录1目的.........................................................................................................................32适用范围.................................................................................................................33术语/定义...............................................................................................................34角色与职责.............................................................................................................45文档的分类和等级.................................................................................................45.1文档密级......................................................................................................45.2文档分类......................................................................................................56文档的管理.............................................................................................................66.1文档管理的技术手段..................................................................................66.2文档归档......................................................................................................66.3归档要素......................................................................................................66.4文档授权策略..............................................................................................77文档的责任归属.....................................................................................................87.1文档的产生..................................................................................................87.2文档的负责人..............................................................................................88文档的查询.............................................................................................................89文档的保密.............................................................................................................931目的为了了解项目进度、分析问题，为了让工作交流留下凭证，为了记录历史、使文档具有可复用性，为了避免因文档管理系统的缺陷造成对公司业务不良影响，因此必须按照文档管理规范来管理和使用文档，做到有章可循，按章办事。2适用范围本文件适用于开发部所有的文档、项目代码。本文件是规范性文件。3术语/定义术语定义VisualSourceSafe负责开发部文档、代码集中管理的软件。文档的密级文档保密的程度，用数字表示。44角色与职责5文档的分类和等级文档密级为了方便文档的分发和管理，对文档的保密级别进行规定。规定文档的密级从1级到3级。1级文档密级最低，3级文档密级最高。1级文档：1级文档为常规性文档，部门全体成员都有查阅的权限。2级文档：该部分文档只对部分成员开放。例如：不同项目组成员针对不同的项目文档有不同的权限。没有权限的成员若想查阅文档，可以向部门经理申请授权查看，经批准后由部门助理给予分配权限。3级文档：该部分文档属于密级最高的文档，只有部门经理可查看。角色职责开发部全体成员部门成员是文档的实际使用人。根据不同的项目文档，部门成员可以被授予查阅、修改、更新、创建、重命名、删除文档等其中一种或几种权限。部门助理协助部门经理规范文档管理工作，负责管理VisualSourceSafe软件，包括文档归档以及部门成员用户权限的分发。部门经理文档责任的主要执行人，负责制定文档的分发策略、影响文档的密级确定。5源代码会议纪要开发文档客户资料区项目进度报告周报发布区项目组成员基线区开发区维护文档分类项目文档。此类文档为开发部开发项目过程中产生的各类文档。例如：开发部的软件项目数据库说明、软件代码等。这类文件随着项目的产生而产生，并随着项目的结束而归档，成为历史资料。开发部根据不同的项目，在VisualSourceSafe中建设不同的配置库。每一个配置库我们都会按照统一的项目目录格式来创建项目目录，方便文档的查阅、归档和整理。具体的项目目录格式如下：规范性文档。此类文档是公司内部为满足各项业务的需要而制定的各种业务行为规范。例如：开发部的《部门规章制度》、《项目管理规范》等。这类文档的基本要素包括：编写人、审核人、批准人、适用范围及实行日期。其基本特征是内部使用。66文档的管理文档管理的技术手段运用集中管理的手段进行文档管理是保证文档能够最大限度地安全保存、最有效地得到利用的方法。开发部通过运用计算机软件VisualSourceSafe来进行相关项目文档、项目代码的管理。运用VisualSourceSafe软件管理文档的好处有以下这些：保存已经归档的文档。拥有权限的用户可以把已经提交的文档签出到本地进行修改，这样用户对文档的查阅和修改就不会影响到VisualSourceSafe配置库上的文档。拥有权限的用户可将修改后的文档签入VisualSourceSafe进行上传提交，VisualSourceSafe为提交后的文档生成新的版本号。VisualSourceSafe把用户对文档的操作都记录在案，任何操作都是有迹可循的，为以后文档的查看、恢复、追溯到先前版本奠定了基础。文档归档在VisualSourceSafe建设文档配置库。根据不同的项目文档，为部门成员授予不同的权限。文档配置库的文档由文档提交人向文档配置库提交的文档构成。文档提交人是已被授予“提交”权限的部门成员。没有提交的文档不构成正式文档。项目结束以后，由VisualSourceSafe管理员负责对相关的项目文档进行归档。已经归档的文档由VisualSourceSafe进行保管。归档要素文档的归档都必须包含如下内容：文档名称、责任人、编写人、归档日期、密级，其中，文档的版本号有VisualSourceSafe自动生成。编写人是对该文档7实际编写、编辑或整理的人员。根据管理需要，可以对这些要素进行相应调整。这些要素由文档负责人在提交文档前录入。文档授权策略只有已经上传到VisualSourceSafe配置库的文档才能被查询。根据相关规定，针对不同的文档，给予成员授予不同的权限。授权的对象为部门成员个人。授权的要素包括对象及时效。对象：规定可以查询该文档的部门成员。时效：规定文档分发的有效期。有效期满后，根据情况可再次分发（或不再分发）。临时授权。某些文档，本身并无明确说明其查阅对象，或者业务流程性的文档，发布对象一开始没有确定为全体成员的，如果没有得到授权的成员要查阅，可以采用申请授权方式。例如技术方案等，如果分发对象不是部门全体成员，那么没有分发的成员则需要通过申请授权方式才能查阅文档。常规授权。某些文档，事先已确定其查询对象，可以采用常规授权的方式。例如开发部的《部门规章制度》、《部门规划》等；类似的这些文档采用固定的常规授权方式。常规授权遵循非约束不保密原则。部门全体成员是当然授权对象。特定授权。关于项目文档、项目代码，只有负责此项目的项目组成员才是授权对象。没有分发的成员则需要通过申请授权方式才能查阅文档。87文档的责任归属文档的产生自然产生。例如项目文档、项目代码等，随着项目的进行自然就会产生，无需特殊的指派或命令。上级指令。例如公司规章等，由管理层从管理的角度出发指令相关部门制定。这类文档带有指导性或指令性。一般为针对性较强的公司内部规章制度。文档的负责人开发部的文档由部门经理直接负责，部门助理具体实施。8文档的查询部门成员可以登陆到VisualSourceSafe配置库上查阅文档。部门成员在登陆配置库的同时，VisualSourceSafe已经识别到了该名用户的权限，针对个人拥有不同的权限，可以对相关文档进行不同权限的操作。对于权限外的文档，需要向部门经理提出申请。获得批准之后由部门助理为其分配权限。99文档的保密保密前提：所有文档都是公司的机密，非经批准任何人任何情况下都不能传出公司以外。保密方法：要求全体成员自觉维护公司利益，不向竞争对手泄露公司机密。对于可能产生的泄密后果，公司需要与特定的成员签订保密合同。保密措施：利用一切可以利用的技术手段加强对文档的保密。