公文管理规定

本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。1/18XXX公司文件编号：XXXXX2016-07-01发布2016-07-01实施公司总部发布公文管理规定本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。2/18前言1.本办法为规范公司公文管理要求而制定。2.本办法由公司行政管理部提出，公司行政管理部归口。3.为便于理解，将本次修订记录保留如下：本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。3/18目录1文件流程接口介绍...............................................42内控概念......................................................42.1术语和定义.......................................42.2适用范围.........................................52.3控制目标.........................................52.4主要风险.........................................62.5主要控制点........................................63组织机构与职能职责.............................................63.1CEO...............................................63.2总部行政管理部....................................63.3分公司行政管理部..................................73.4分公司人力资源部..................................73.5分公司财务管理部..................................73.6其他职能部门......................................74授权体系........................................................74.1财务授权详见下表：................................84.2职责授权详见下表：................................85管理内容及要求...................................................85.1公文编写规范.....................................85.2公文处理........................................126记录及表单.........................................157相关文件...........................................158文件历史版次更改记录...............................15本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。4/181文件流程接口介绍流程主导部门：行政管理部上游程序：下游程序：文件编写原则流程顾客外部顾客：内部顾客：总部职能部门、各子公司分发：2内控概念2.1术语和定义2.1.1公文：指用以管理企业，处理企业事务时用来传达政策、请示公务、报告情况、联系工作、商洽事务等的文件。包括通知、通报、公告、签呈、报告、函、会议纪要等。2.1.2红头文件：指以公司名义经CEO签发的，冠以“XX公司文件”发文单位标识，并使用规定红色文头版式的公文。2.1.3通知：适用于传达要求下级部门办理或需要有关部门周知或者执行的事项，如放假通知、人事任免通知、会议通知等。2.1.4通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的需要全公司各部门知晓的事项。2.1.5公告：适用于向公司内外宣布重大事件。2.1.6函：适用于平级或不相隶属单位之间商洽工作，向主管部门请示批准等询问和答复问题。2.1.7会议纪要：适用于记载、传达会议事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行。（参见《会议管理制度》）2.1.8签呈：指有关公司内部没有明确规定，需要与相关部门沟通，取得领导批复确认的事件所呈报的申请表单。需填制公司现有固定申请表单的事项不属于签呈。本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。5/182.1.9报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级部门或领导的询问。2.2适用范围适用于XX公司所有公文的管理。2.3控制目标2.3.1业务目标公文管理是指以安全保密和充分发挥效用为目标，在公文形成、传递、转运、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务的职能服务。a.有利于确保公司秘密安全。b.有利于充分发挥公文效力。c.为公文运转提供保障。2.3.2财务目标无2.3.3合规目标a.统一管理，即公文由行政管理部或专人负责，主要体现在收文、发文归口管理；统一公文处理制度规范；统一公文运转程序；统一审核用帐；统一整理归档。b.安全保密，即要求严格执行公司保密工作法律、法规和规章；防止公文丢失、错销、漏销等；配备工作人员和安全保管设施、设备。c.有效利用，即主要通过对公司公文的科学化、制度化、规范化管理，充分发挥公文的特定效力。d.完善制度，即完善收文办理、发文办理、保密、登记、归卷、借阅、引发、复制、汇编、催办、归档、利用等制度。本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。6/182.4主要风险2.4.1经营风险a.各类公文未经授权高层签批同意就进行发文，对公司管理造成重大影响。b.保密文件未进行合理管理，导致公司机密外泄造成重大影响。c.公文保管不当导致损坏或丢失，对公司管理造成重大影响。2.4.2财务风险无2.4.3合规风险a.各类公文发文必须由行政管理部或指定人员负责。b.各类公文设定保密级别，公文的传阅由行政管理部或指定人员负责。c.设立公文保管归档制度，由行政管理部或指定人员负责。2.5主要控制点2.5.1明确各部门对于公文的管理职责。2.5.2制定并规范公司公文编写规范。2.5.3制定公文处理规范。3组织机构与职能职责3.1CEO负责公司红头文件的签发以及授权指定高层在权责范围内审阅、签批其他类型公文。3.2总部行政管理部3.2.1负责最终分公司红头文件的规范性审核。3.2.2负责分公司红头文件的复审、编号、发布。本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。7/183.2.3负责本部门及没有归口管理且需要以XX公司名义发布的红头文件的拟制、报批。3.3分公司行政管理部3.3.1对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。3.3.2负责根据公司文件管理体系要求提出公文管理要求，制订《公文管理规定》。3.3.3负责根据公司的《公文管理规定》进行公文管理，并监督各部门实施。3.3.4负责签呈等需要公司领导签批的公文的接收、传递、催办、整理归档。3.3.5对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。3.4分公司人力资源部3.4.1负责分公司人事任免、员工及部门奖惩、绩效考核、薪酬管理、劳动关系管理及其他职权范围内相关公文的拟制、报批。3.4.2对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。3.5分公司财务管理部3.5.1负责分公司有关财务、会计及其他职权范围内相关公文的拟制、报批。3.5.2对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。3.6其他职能部门3.6.1负责本部门职权范围内相关公文的拟制、报批。3.6.2对收到的公文，负责在本部门职权范围内承办。4授权体系公文工作授权，是指公文管理部门在其职权范围内，根据既定的本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。8/18权限及有关职责执行公文管理的各项活动。4.1财务授权详见下表：无4.2职责授权详见下表：项目发起部门协商/会签部门讨论/审核部门批准部门公文发布各职能部门相关职能部门行政管理部/总经办CEO或授权高管5管理内容及要求5.1公文编写规范5.1.1公文根据内容设置保密级别，由指定人员或部门确定报批、传阅范围：密级泄密影响包括范围指定人员绝密重大发展战略、投标方案等各子公司负责人\CEO机密较大重大机构和人事调整报批文件、经营分析报告、重要会议纪要等总经办\人力资源管理部\行政管理部普通除绝密、机密以外的其他公文拟制部门5.1.2公文按办文时间要求分为特急、紧急和普通三类：a.特急：要求在收文后的一个工作日内办理完毕。b.紧急：要求在收文后的三个工作日内办理完毕。c.普通：要求在收文后的五个工作日内办理完毕。5.1.3公文编写要求：a.符合国家的法律、法规以及公司的有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。b.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，层次分明，用语规范，标点正确，篇幅力求简短。c.公文的文种应根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。9/18关系确定。d.拟制紧急公文和密级公文，应确属紧急事项、确有保密理由。标定紧急程度和密级应准确、严格，不得滥用。e.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，引用公文应当先引标题后引文件编号，标题用书名号《》标识，文件标号用圆括号（）标识。引用外文应注明中文含义。f.公文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（一）或（1）后不再打标点符号。g.文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。h.公文正文中的统计数据应用阿拉伯数字。例如：26.3万元，11个月等。i.公文正文中的公历世纪、年代、年、月、日、时刻，必须使用阿拉伯数字。例如：21世纪，2008年12月15日，下午2：50分。年份不能简写，例如2008年不能写成“08年”。5.1.4公司公文的编写一般采用Office-Word应用软件。5.1.5公文用纸的幅面、版面尺寸a.公文用纸幅面尺寸公文采用A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm。b.公文页边与版心尺寸上边距：2.5cm左边距：2.5cm下边距：2cm右边距：2.5cm行距：固定值25磅字间距：标准间距5.1.6对公司规定了统一版式的公文，编写应按文种使用相应的模板。5.1.7红头文件一般只适用于以下公文：a.下发公司重要的方针政策及重大工作部署性文件；b.发布公司重要会议决议；本文所有内容归XX公司所有，未经允许，不得外传。10/18c.发布对公司部门或个人重大表彰奖惩的通报或决定；d.发布公司及部门机构的设置、合并、撤销决定；e.发布公司人事任免决定；f.公司重大事项通知、通报；g.其他必须以公司名义下发的文件。5.1.8完整的公司公文格式包括文头、行文、文尾三部分：a.文头：由发文单位标识、发文编号、签发人、红色反线等组成。b.行文：由公文标题、正文、附件、发文时间、印章等项组成。c.文尾：由主题词、拟文单位、拟文时间、发文范围等项组成。发文范围对需了解文件内容的上级部门用“抄报”，同级部门和无隶属关系部门用“抄送”，下级部门用“发”。5.1.9红头文件版式说明：（具体版式请见模板）a.发文单位标识：即发文单位的规范化全称。如：“XX公司文件”字样，字体颜色为红色。b.发文编号：由发文部门代字、年份和发文序号组成，用四号仿宋体字。发文编号在发文单位标识下空一行左侧顶格书写。发文部门代字编写的一般原则：属于某职能部门归口管理的职责，就以那个职能部门的简称为代字，年份要用四位阿拉伯数字准确表达，并用六角号“〔〕”括起，如“〔2008〕”表示2008年发文，不得用两位数字简写，如“〔08〕”。部门代字部门代字部门代字行政管理部行市场部市场项