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第1页共44页规范名称：行政部管理制度及工作流程文件编号：版本号：1.0编制部门：行政部编制日期：2013.5编制审核批准第2页共44页文件修改记录序号页码内容修改原因修改人审核批准日期第3页共44页目录目录......................................................................................3一、总则.................................................................................4二、适用范围.............................................................................4三、部门职责.............................................................................4四、行政部组织架构.......................................................................5五、岗位职责.............................................................................5六、行政制度.............................................................................71办公用品管理制度....................................................................72公司会议管理制度....................................................................93行政档案管理制度...................................................................124图书借阅管理制度...................................................................145卫生管理制度.......................................................................156企业员工形象管理...................................................................167奖惩制度...........................................................................178节能安全管理制度...................................................................209保密制度...........................................................................23七、人事制度............................................................................2710入职制度..........................................................................2711考勤管理制度......................................................................2912周报管理制度......................................................................3313绩效管理制度......................................................................3614薪酬管理制度......................................................................3815事项呈批管理制度..................................................................4316员工宿舍管理制度...................................................错误!未定义书签。八、工作流程及表单.......................................................错误!未定义书签。第4页共44页行政管理制度及工作流程一、总则为加强公司行政人事管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定本规定。二、适用范围本制度适用于公司全体员工，部分流程适用于行政部人员。三、部门职责1．负责公司内部各项行政、人事管理制度的起草和推行公司制度的执行。2.掌握试行管理制度的执行情况，及时反馈意见，对出现问题进行研究论证并修改完善。3.对全体员工进行管理制度的宣传及解释。4.负责制定年度工作计划、进行年度工作总结。5.完成人力资源管理下的招聘、培训、薪酬、绩效、人员规划、员工关系及社会保险等事务性的工作。并对工作内容及流程进行优化，使公司运营更加流畅。6.对公司固定资产、办公用品进行量化管理，降低办公耗材及固定资产成本的消耗，节约公司成本。7.公司租房合同管理、钥匙管理、水电管理等事务性的工作。8.来访人员的接待、司机出车安排及年检等工作。9.公司信息的上传下达及所有表单的管理工作。10.加强本部门管理，进行内部培训，提高本部门员工素质。11.正确处理员工合同、社会保险及明确薪资，有效规避劳动纠纷。12.完成公司工作程序规定的其他工作，完成领导布置的其他任务。第5页共44页四、行政部组织架构五、岗位职责1、行政部经理编制人数：1人直接汇报对象：副总经理岗位职责：在总经理的领导下，全面负责部门的管理工作，掌握业务范围，拟定工作计划，负责执行或督导工作；负责行政工作，建立文件适用管理办法，负责草拟、审查和修改公司重要文件，对文件中设立的重要事项进行跟踪检查和督导，发现问题及时解决和汇报；负责公司人力资源的规划和规章制度的建立工作；负责组织有关部门和人员进行公司管理策划，及时制定有关管理制度和方案，推进公司的管理；负责行政档案和人事档案的管理工作；使之能更好地为行政人事工作发挥作用；按时参加公司组织的会议，重大事项及时向总经理汇报；负责人力资源的招聘、培训、社保、绩效、劳务纠纷、员工档案、入离职手续、控制人工成本等工作，确保各部门精简、高效、正常运作，在保证合理编制的情况下，控制工资总额；了解社会劳动人力资源，与各职业介绍单位建立业务关系，确保能按用工标准备用合适人才，为各部门招聘合适人才，推荐给需求部门；制定员工薪资，劳动保护和福利保险管理制度并督导执行，负责工资、劳保福利、加班费等审核和报批工作，审核或批准各类休假；负责员工的培训、考核和奖惩工作，协助有关任免和调配工作；负责企业文化策划和组织实施；第6页共44页定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高人事行政管理水平，保证各项任务能按时并高效完成。2、人事专员编制人数：1人直接汇报对象：行政部主管岗位职责：负责公司人员的招聘，包括发布招聘信息、筛选面试简历、安排人员面试、跟踪面试人员情况负责办理入职、调动、离职等手续办理，新入职员工合同的拟定、合同续签相关手续的办理；负责建立企业人才储备库，做好简历管理与信息保密工作；跟踪和搜集同行业人才动态，吸引优秀人才加盟公司；拟定公司内部培训需求计划，会同直属上级共同确认需求；进行新员工入职培训计划，跟踪培训结果,对问题进行处理和反馈；负责员工社保相关事宜的办理；负责收集参保人员资料，办理人员增减、审核社保月报；负责各项保险待遇的申领及报销工作以及医保存折及医保卡的申领；负责员工档案的管理,并做好保密工作；负责每月员工绩效考核表的收集与绩效考核数据的汇总，并上报财务部；负责每月员工考勤指纹的录入及考勤数据统计汇总，并上报财务部；负责员工信息总表的更新、员工通讯录的更新等；每月各类人事报表的提交；组织策划员工的各类活动，促进公司员工之间的沟通交流；进行定期的市场薪酬调查,以便了解同行业和同岗位的薪酬水平,给公司作参考；结合绩效考核，协助设定合理的薪资福利调整计划；完成上级安排的其他工作。3、行政专员编制人数：1人直接汇报对象：行政部经理岗位职责：在行政总监的领导下,负责公司的行政后勤工作,安全保卫和消防管理工作,创造舒适、优美、整洁的工作生活环境；负责公司的环境卫生管理、绿化管理、基建工程管理和房屋修缮、装修管理等综合事务工；第7页共44页负责公司资产管理、办公用品和劳保用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费；负责公司水、电的管理,确保公司水、电能得以衔接；负责公司各项规章制度的推行，执行与追综，维护公司各项规章制度的权威；负责公司车辆的管理和司机的管理工作，包括车辆调度、使用、维护保养，确保车辆及人身的安全；负责公司办公楼的日常管理工作和综合服务工作,确保后勤保障到位,工作顺畅和环境优雅；负责对公司突发事件的处理工作，协助公司处理各项突发事件；负责做好各种自然灾害的预防和处理工作，确保安全；负责公司各部门的办公秩序和纪律状况，确保工作正常有序无违纪现象；配合工务课进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作；完成上级交办行政主管的各项工作。4、办事处行政助理编制人数：3人直接汇报对象：行政部经理岗位职责：负责接听电话，转接电话，收发传真，记录留言，接待来访者；负责办事处快递、信件、包裹的收发工作；负责办事处办公用品和固定资产的管理；负责每月办事处员工考勤管理，考勤资料存档；负责办事处人员周报的统计和月度绩效考核数据汇总；负责办事处会议的安排及会议记录的整理、存档；负责办事处办公区内务和安全管理；负责办事处各项保密措施的实施；完成上级交办的其他工作。六、行政制度1办公用品管理制度1.1原则及目的为加强本公司办公用品的有效使用和妥善保管，本着勤俭节约和有利于工作的原则，在规范流程的基础上，达到明确责任，提高效率，倡导健康优质、绿色环保的现代办公方式，特制定本制度。第8页共44页1.2分类定义1.2.1固定资产类办公用品，如：电脑、传真机、复印机、打印机、信息安全设备等。1.2.2非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。1.2.3消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。1.3具体流程1.3.1办公用品的购买1)固定资产类及非消耗性办公用品的购买现由商务部统一购买后出库给行政部，行政部需要对入库的办公用品进行数量的盘点及验收，确保入库用品的完整性，并填写《办公用品入库登记表》及《固定资产异动表》，并由行政经理签字。信息安全类设备的入库由质量部进行验收；2)消耗性办公用品由行政部负责并直接询价购买。为降低办公费用，行政部将实行三方寻价原则，以求保证为公司采购性价比高的办公用品。行政部将会每月末由行政专员做好消耗性办公用品的盘点，并填写《办公用品采购申请表》及《办公用品库存异动表》，报行政经理批示后可购买；3)如各部门有额外特殊需求的