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第1页共3页外部审核、检查应对工作指引（内部参考用，严禁打印张贴！）1.目的为了做好公司外部审核、检查的接待工作，明确相关人员在外部审核、检查时的行为规范，特制定本工作指引.本工作指引适用于管理体系外审、客户审核、政府部门检查、评级等相关工作。2.定义审核员：客户、审核机构、政府部门派来的体系审核、检查、评级人员;接待人员：本公司负责接待审核员的人员；陪同人员：审核、检查、评级过程中本公司的陪同人员；现场人员：审核、检查、评级过程中，审核员在现场问到的人员。3.职责3.1接待人员工作职责:（1）事先将审核员的工作目的、范围、时间等传达给相关部门;（2）根据审核员工作内容，制定本公司各部门的工作计划；（3）负责安排审核员的往来接送、饮食、住宿、其它活动的日程安排等。3.2陪同人员工作职责:（1）正确理解审核员的问题，并恰当地解答、回复；（2）提供审核员所需的文件资料；（3）带领审核员到达所需的审核现场；（4）审核员进入现场前对其进行必要的安全教育，并确保其已配置足够的防护用品。3.3现场人员工作职责:（1）正确理解审核员的问题，并恰当地回复；（2）提供审核员所需的文件资料。4.人员选择4.1接待人员的资格要求:（1）职务级别满足审核员的要求；（2）人际交往能力较强；（3）沟通表达能力较好；（4）对审核员有一定认识或已有业务往来的。4.2陪同人员的资格要求:（1）职务级别满足审核员的要求；第2页共3页（2）对公司或本部门的业务流程熟悉；（3）沟通表达能力较好；（4）反应快，应变能力强。4.3现场人员的资格要求:现场人员通常不能事先确定，尽可能安排操作熟练的老员工或班组长去应对。5.活动程序5.1准备5.1.1接待人员收到审核员的工作计划后，制定本公司的工作计划，并将其传达给相关部门；必要时可组织各部门开会讨论；5.1.2各部门收到接待人员的信息后，及时准备审核所需的文件、资料；5.1.3各部门在审核前需对本部门进行自查，重点是审核员关注的问题、内容、项目等；5.1.4针对自查出的问题，各部门尽可能在审核员到达前完成整改；对于不能完成的整改项目，应事先做好应对措施；5.1.5各部门指定陪同人员；5.2接待5.2.1接待人员要确定好审核员到达时间、人员名单等，视情况摆设“欢迎XX光临指导”之类标语或标牌；5.2.1接待人员要确定好接待地点，并准备好相关设施（会议室、电脑、投影仪、数码相机、接待用安全帽、饮料等）；5.2.2陪同人员要携带好相关文件、资料，提前进场；5.2.4双方人员到齐后，由接待人员介绍公司状况及各陪同人员姓名、职务。5.3审核陪同人员及时提供审核员所需的文件资料并解答审核员提出的问题，特别注意事项：（1）提供给审核员的文件事先要检查过，有问题的资料（如：内容不完整的，问题点未改善的，纠正措施不具体的等）不要提交给审核员；（2）审核员若无特别要求，不要提供整个资料夹的文件；（3）与本次审核内容无关的文件、记录尽可能不要给审核员看到；（4）不要带审核员到与审核内容或其产品无关的车间、部门、场所；（5）公司FTP共享资料夹不能打开给审核员看到；（6）个人邮箱里的邮件不能打开给审核员看到；（7）所用的U盘只能存放与本次审核有关的电子档文件；（8）认真听取审核员的意见，耐心地有礼貌地回答审核员的问题，避免争吵；（9）不知道如何回复时向上级或其它陪同人员请教；第3页共3页（10）如果发现有回答错误或资料提供错误时，应在审核结束前向审核员提出更正；（11）现场审核时，必须保证每个审核员身边都有人陪同，不可以让审核员单独与现场员工交谈或单独在现场查找问题；（12）现场审核时，若陪同人员先于审核员发现问题时，应私下知会在现场的相关部门负责人；（13）现场审核时，现场人员回答不清楚或错误时，陪同人员要及时提示、纠正；（14）审核员要求帯走产品技术性文件（如：图纸、工艺卡片、作业指导书等）时应委婉地拒绝，并请示上级领导；（15）审核过程中不要提及与审核方同行或其竞争对手有关的信息。5.4总结总结会议时，各部门陪同人员应认真听取审核员的总结发言，尊重审核员的意见，针对问题点要做好记录。5.5问题点回复5.5.1审核方有要求时，按审核方要求的格式回复问题点的整改措施，并提供相关证据；5.5.2审核方无要求时，按本公司的格式回复问题点的整改措施，并提供相关证据；5.5.3注意事项：（1）容易实施的整改措施要尽可能按审核员的意见和方法去实施；（2）整改措施实施难度大的，完成期限可以定迟一些，或者只整改少部分容易完成的内容；（2）整改措施成本太高或条件不具备，暂无法实施的，应注明无法实施的原因；视情况可设定一个较远的预计实施日期。