电子印章使用和管理办法

上海xxxxxxxxxx有限公司类别文件编号电子印章使用和管理办法发行日期修订日期版次A制订审查核准页次1/21.目的:为进一步加强企业办公信息化管理，规范电子印章在电子公文及案件材料中的使用，保证公文传输的安全、合法、有效，提高网上办公办案的效率，依据《中华人民共和国电子签名法》及市区司法局的相关规定，制定本规定。2.范围:2.1用于内部往来的加盖电子印章的电子公文与加盖实物印章的纸质公文具有同等法律效力。2.2用于上海官方网上申报财务或社保参退保等相关办事业务。,2.3不得使用在工作介绍信、包裹单、资信证明等等无重大经济利益的信函或资料中2.4使用在涉及公司的对外文件皆不具有任何法律效力,如合同、协议、委托书等等。3.管理:3.1各部门若需新增电子印章须签呈送批，经审核批准后，由财务部具体办理电子印章的制作等手续。3.2电子印章由财务部负责统一制作、变更或销毁工作，并负责电子印章的备案工作。3.3电子印章与实物印章必须同等管理。电子印章必须储存在专用移动U盘内。3.4财务部指定工作责任心强、保密意识强、工作严谨的固定人员妥善管理。3.5印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管(经总经理同意)，并做好交接工作，登记管印的起止日期，实行管印人员登记备案制。3.6电子印章管理人须对电子印章负全责。若因管理不慎造成后果，将追究电子印章管理部门的主要领导、分管领导或保管人的责任。4.使用:4.1电子印章的签署流程与实物印章的加盖流程一致。需要审批的法律文书及公文、函，必须严格按照审批流程通过总经理批准后方可加盖电子印章。(需以经核准文件向财务部领取)4.2因特殊情况，签字人不能签批的，可由签批人授权公司其他领导代签；签字批准用印的负责人，要对用印的后果负责。带有核准的公文原件必须由文件管理人员负责保存备查、妥善保管。4.3不得随意将电子印章交于他人或放置在不安全之处。电子印章严禁拷贝到其他地方。电子印章使用完毕后,即应将储存U盘从计算器上移走,妥善保管.4.4电子印章必须在固定的计算机上使用，并且必须在第一次使用电子印章时修改印章密匙密码，不得使用初始密码进行签章。4.5电子印章的管理与实物印章相同，均须严格按照本公司印章管理相关制度妥善保管，不得带离指定的办公场所(严禁带出厂区)。(电子印章必须当天归还财务部,若有需要隔天再领,印章不可在外隔夜)5.状况:5.1各部门若需变更或注销电子印章，须由使用单位提出书面申请报呈总经理同意后，由财务部先核实欲变更或注销的原电子印章,之后再进行变更或注销的程序。5.2于操作失误或其它原因导致电子印章损坏的，须由使用单位提出书面申请报呈总经理同意后，由财务部负责重新办理制发电子印章手续。5.3凡在电子印章使用过程中发生失误,例如遗失、未经批准他人使用、不按程序操作导致印章被拷贝等等，类别文件编号电子印章使用和管理办法发行日期修订日期版次A制订审查核准页次2/2一律依厂纪厂规处理。5.5财务部每月15号将电子印章的使用登记纪录呈报总经理审核。6.施行日期:6.1此办法自核准后隔日正式执行。