商业广场综合物业信息管理系统方案

微音软件XX物业信息管理系统解决方案物业通物业管理平台产品开发组物业通物业管理解决方案方案2第一章引言本方案建议书由上海微音软件有限公司（以下简称：WINSOFT）的架构设计师撰写，主要是阐述WINSOFT对[XX物业]信息管理系统（以下简称本系统）需求的理解和针对此需求所拟定的解决方案。预期面向如下三类读者：一是XX公司对本系统的规划、决策与执行部门，使其通过本方案建议书，了解WINSOFT对本系统的认识理解和功能设计，以及本系统开发实施的方案、过程和相关服务；二是XX公司管理部门经理或业务主管，使其通过本方案建议书，了解构划中的软件系统将提供哪些功能和特性，并判断这些功能与实际的业务需求是否相符，从而帮助WINSOFT的开发人员更准确地把握真实需求；三是WINSOFT的系统分析师，使其通过本方案建议书，能把握系统的边界和关键需求，作为开展需求分析和系统设计的基础。（一）、[XX物业]信息系统开发的目标定位：XX公司为了进一步提升[XX物业]管理模式和服务品质，更好地为办公楼客户及酒店客户提供安全舒适的环境和高效率的服务，提高客户满意度，在大厦内实现高效率的管理和协作、充分节约人力物力和能源、不断开发新的服务项目以拓展市场从而获得更大的经济效益和社会效益，在客观上要求引入先进、适用的软件系统来支持整个业务的开展，使得大厦管理达到高度信息化、自动化、标准化。根据XX公司的管理思路以及对系统阐述的观点和要求，我们从当前信息管理软件系统的应用现状出发，参照普遍的实施目标，确定了本系统的目标定位：1.标准化、规范化的实施：通过本系统帮助规范大厦内部实施ISO管理制度和业务操作流程，把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，使[XX物业]各业务部门和处理环节有章可循，实现高效、稳定的贯通。2.先进的工作流管理：系统充分体现办公自动化，严格按照物业管理制度实现工作流程的电子化管理，提供了精确到字段级的加密技术，使得部门之间的申报—审批——实施——归档等菜单权限清晰，保证了各部门各操作人员工作中权物业通物业管理解决方案方案3责明确，责任到人。系统还可实现非线性工作流程管理。3.信息化提升工作效率：系统自如应付海量数据及信息，可使五牛城内部数据信息实现安全、严密而有限制的信息共享（不同人员，不同权限，控制、查看不同信息），严格杜绝重复作业。4.自动化提升工作效率：系统多功能的综合查询、统计功能，先进的自定义报表功能，帮助物业公司快速生成各类报表，及时获取相关信息，同时系统自动生成相关计划任务，自动归档历史数据的功能，可大大节约五牛城运营成本。5.智能化预警提示：对于各类敏感数据设置预警；可定义预警有效人员；自动提醒，帮助计划严格、高效实现。6.高度开放性、兼容性和可移植性的设计：良好的系统开放能力和可扩展性保证了企业能够充分利用现有软硬件资源，避免浪费。7.彰显独到的开发实力和现代意识：系统先进的设计方法，使各模块可独立存在；整个软件易拆分、易组合，灵活方便，让使用者直接感受到开发商的强大实力和信息化办公的便利，从而使企业的管理水准得到进一步的升华。同时强大的二次开发能力，有效满足XX公司需求的不断变化和企业经营的发展，让五牛城在自身管理调整后一样处变不惊。（二）、[XX物业]信息管理系统三个实施准则及计划：以客户为中心的、互动式服务体系以一致性为前提的信息存储架构循序渐进的分阶段实施策略综合WINSOFT以往的项目实施经验，从“降低实施风险”和“优化实施过程”两个基本角度出发，我们建议；[XX物业]信息管理系统的研发和实施，应该采取“循序渐进的、分阶段的”实施过程，从而确保有效的投资回报率。我们认为本系统可以分二个阶段予以实施：第一阶段：物业通物业管理解决方案方案4实施目标：在[XX物业]内部研发以及应用，建立企业管理基础数据库，并不断就存在的问题进行改善和修正，以完全满足大厦的实际运营状况。提高物业管理和控制的力度。具体分为：物业管理实施模块；物业资源、物业招商、客服管理、物业收费、工程设备管理、保安安防、保洁管理等。酒店管理实施模块；预定管理、入住管理、客房管理、结帐收银、营销管理、客史管理、信息查询与统计综合管理实施模块：人力资源管理、行政管理、办公自动化、系统管理等数据接口方面：与财务软件数据接口、与电话计费系统的数据接口、公安管理系统数据接口第二阶段：随着[XX物业]的业务发展，将管理系统拓展应用至广域网络的交互平台上，在酒店管理中建立网上预定系统，物业管理中建立网上投诉、报修系统，建立XX公司领导远程查询系统等。（三）、需要用户方提供的支持为了保证本系统能开发成功，并满足[XX物业]实际业务需求，在开发过程中需要XX公司提供必要的支持，主要包括三个方面：人力支持原始素材开发环境人力支持——主要集中在开发过程的前期和后期，即需求分析和试运行阶段。估计需要30个工作日。原始素材——主要包括：先行系统的执行环境和设计文档、部分原始数据（用于模拟及测试）、[XX物业]相关内部标准及规范等等。开发环境——如果项目开发的过程中，遇到[XX物业]所特有的运行环境或开发平台，需由XX公司提供相应的开发和调试环境。物业通物业管理解决方案方案5（四）、保密说明本文档中所包含的内容是针对[XX物业]的业务需求，微音软件有限公司提供的技术方案。这些信息不应该被复制、使用和扩散到微音软件有限公司之外。微音软件有限公司将对系统分析中了解到的[XX物业]的各类信息保密，如管理模式、业务流程、业务量、经营状况等信息予以保密。XX公司也有责任对微音软件有限公司的系统架构、开发文档、开发方式等信息保密。物业通物业管理解决方案方案6第二章系统设计方案（一）、[XX物业]信息管理系统数据传输示意图中心机房SystemExchangeCenter行政办公室CLIENTN营业管理部CLIENTN客服部CLIENTN工程部CLIENTN财务部CLIENTN人事部CLIENTN保安部停车场CLIENTN总经理副总经理CLIENTNInternetVPN/WEBSERVER集团管理中心MSERVERXX物业信息管理系统网络连接示意图酒店前厅CLIENTN餐饮CLIENTN会所CLIENTN小超市CLIENTN商铺CLIENTNMServerWin2000ServerSQLServer2000客户服务平台B/S结构物业通物业管理解决方案方案7（二）、[XX物业]信息管理系统结构图综合物业管理系酒店管理预定管理入住管理客房管理结帐收银营销管理客史管理信息查询统计财务管理系统行政管理系统人事管理系统客户服务工程设备管理保安消防管理公共资源保洁绿化管理会所[娱乐]管理营业场所管理会员管理日常消费管理预定管理收付管理物品仓库管理信息查询统计会务餐饮管理会务中心管理餐饮仓库管理收入成本控制发票管理便利超市管理办公自动化招租管理系统（三）、大厦管理系统主要功能说明1、物业资源登记、管理物业的一些基本数据情况，便于以后的数据操作：主要功能说明楼层资料登记楼层物业资料，可包括楼宇介绍、验收、竣工等资料。单元资料批量生成楼层内的单元以及办公区域单元，包括类型、朝向、景观、面积等资料。销控表生成整个大厦的销控表，直观显示楼层、单元状态；如已租、预订、空置等状态。（注：用于录入楼宇信息）2、招商管理系统接待登记，对重要客户进行跟踪洽谈，建立合同档案，建立客户评估表，进行退租管理等。主要功能说明涉及功能模块市场招租接待登记、重要客户跟踪（流程）、查询系统、自定义报表客户管理客户合同档案、销控图、客户评估、退租管理查询系统、自定义报表、物业资源单元初始化楼宇资料单元资料修正销控表（注：用于成批生成各单元信息，如单元编号、朝向、建筑面积、等）（注：用于单个或成批修改已存在的单元信息。）（注：反映大厦各楼层各单元状态图表，同时可直接反映出各单元客户的详细资料）市场招租接待登记招租商户跟踪（注：用于有租铺意向商户的登记统计等）（注：用流程形式对客户从业务洽谈到最终签定合同的过程跟踪，统计已定合同客户的归类统计分析等）物业通物业管理解决方案方案23、客户服务部主要功能说明涉及功能模块客户管理对与客户相关的信息、资料进行统一集中管理，如租户合同、客户评估、公共关系查询系统、自定义报表、任务列表、，工作流子系统、预警投诉报修投诉处理（流程）、维修服务（流程）查询系统、自定义报表、工作流子系统、任务列表、预警钥匙管理钥匙档案、钥匙借用、钥匙领用、归还登记、钥匙查询查询系统、自定义报表、任务列表、二次装修装修业务处理（流程），出入证管理查询系统、自定义报表、工作流子系统、任务列表、预警空调管理超时空调、空调转换申请及变更，统计及结算查询系统、自定义报表、工作流子系统电话管理直线电话、分机电话档案，申请及变更（流程）查询系统、自定义报表、工作流子系统、任务列表、预警收交楼验收交楼验收（流程）、收楼验收（流程）查询系统、自定义报表、工作流子系统、预警客户管理公共关系租户跟踪、评估租户档案管理租赁状态（注：用于录入租户合同信息、租户跟踪）评估（注：用于存放并查询租户历史信息）（注：销控地图，用于实事掌握目前楼宇租赁状况，并能及时调阅租户档案资料）（注：存放与大厦业务有关联的各类政府部门、国家单位、兄弟单位的关系数据，实时掌握大厦周边公关信息）投诉报修设备报修客户投诉（注：流程化设计，使投诉报修的实施变得简便易行并且快捷接受报修、处理意见、执行情况登记汇总，便于统计）商户管理合同管理商户评估退租管理（注：流程管理，从各部门对商户的评估，为今后是否续租、扩租以及是否提前收回铺位等提供数据）（注：用于退场商户的流程管理，对于最终确定返回押金以及是否支付其他款项提供依据。）（注：已定合同商户合同的归类统计分析等）销控表（注：反映大厦各楼层各单元状态图表，同时可直接反映出各单元客户的详细资料）物业通物业管理解决方案方案34、物业财务管理：主要功能说明涉及功能模块费用初始化设置收费客户档案，收费项目设定，计费公式设置，单元费用设定以及欠款初始化。查询系统、自定义报表、收费材料准备建立收费概要，抄表录入，金额录入，超时空调录入，费用计算查询系统、自定义报表、收费管理现场收费，零星收费，清还欠款，费用结帐查询系统、自定义报表收费统计交费统计，费用统计，拖欠统计，收据查询查询系统、自定义报表数据接口与财务软件数据接口，自动按户生成应收款凭证。领用,借用,归还钥匙档案、查询（注：钥匙信息，钥匙信息，借用领用情况，统计汇总，便于查询）空调管理出入证管理装修业务处理（注：带审批的流程化管理模式，有计划，能跟踪，便于统计查询）电话管理（注：带审批的流程化管理，特殊情况特殊处理。）钥匙管理二次装修收交楼管理超时申请转换申请统计结算电话档案申请、变更交楼验收（注：带审批的流程化管理模式，有计划，能跟踪，便于统计查询）收楼验收（注：带审批的流程化管理模式，有计划，能跟踪，便于统计查询）物业通物业管理解决方案方案4收款管理计算公式设置单元费用设置欠款初始化正常收费收费概要设置抄表录入金额录入超时空调收据查询现场收费收费统计交费统计费用统计零星收款（注：用于勾联收费用户及其确定其相应收费项目。）（注：用于设置需要收取的各项费用名称及其类别。）（注：用于设置各费用项目的计算方法及收费标准。）（注：用于设定每次收费的时限及其收费项目）（注：用于录入各类按表收费的当月表数）（注：系统根据以上设定，自动计算各单元本次应缴费用）（注：用于每月初（此时间可自定义）打印租户的缴费通知书，包括本月应缴费与历史欠缴费用。（注：可按楼、按楼层、按单元、按租户名称等查询欠款信息。）（注：现场收取租户交来款项（包括清还欠款与零星收费），并打印收据或发票。）（注：按零星收款项目按天、按月、按年、按按楼层、按单元或自定义条件查询并可打印收缴情况信息。）欠款统计（注：用于对前台收款员历次所打印收据与发票进行管理）收费资料准备初始化设置收费客户档案费项设置（注：用于设置收费客户相关资料。）费用计算（注：用于按户录入各类按次收费金额）（注：用于按户按次录