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改善项目：社团经费申请项目设计步骤1234567六西格玛项目设计一.项目名称的确定项目选定的原因1）社团财务部门方面•社团财务部门人员流动率高，变更速度快，人员不足，对于财务管理流程认识度较低，社团经费申请的细则不了解导致效率低下，社团对财务管理存在一定不满。2）社联财务监控部门方面•针对社团经费申请的财务流程规定较为繁杂，审批人员数量多，历时时间长，同时财务部工作复杂繁多，财务部门工作人员仅有11人，难以应付全校五十四个社团的工作压力。3）项目负责人方面•担任管理学校所有社团财务情况的财务部副部长，就读人力资源管理专业，并非科班出身，但是经过两年的工作实践经验，对于社团的财务管理工作具有较为深入的了解和认知。二、项目背景介绍3.1项目描述•我院校社联财务监控部作为管理学校所有社团的唯一校级财务管理部门，需要对社团的保管金、自留金和发展金进行日常管理，其中社团活动经费申请为财务部门主要负责的工作之一。•社团收取的会员费将按一定比例被分为三部分，社团自身保管自留金，发展金作为社联活动管理经费，保管金由财务监控部门暂为保管。因此社团每次举办活动都需要向财务监控部申请保管金作为活动经费。•由于社团经费申请过程冗长繁杂，人员工作量大，社团财务人员难以适应活动经费申请体制，因此本项目旨在精简申请经费的流程，明确具体有关细则，将流程制度化、科学化和合理化，最终达到提高申请效率，降低社团与社联财务部人员的工作量，减少工作负担，增强社团财务人员熟练度和财务监控部威信度的效果。三、项目描述与定义（D)3.2项目风险•（1）社团财务部门方面社团数量多，存在的问题各不相同而导致项目目标无法显现。同时社团工作人员流动率大，测量难度较大，信息传达不对称，改善新制度下达存在一定滞后性。•（2）指导老师和财务监控部方面指导老师对于新制度新流程的认可程度可能不高，导致项目的改善计划无法实施。而项目的改善工作可能会导致财务监控部门工作量的增加，影响部门正常的工作运转。•（3）项目负责人方面由于项目负责人并非财务管理或者是会计专业出身，对于财务管理知识有限，处理项目经验少，可能存在经费申请流程制度改善的不合理的地方。同时项目负责人除了日常学习、考证外，还参加学术调研比赛，工作较为繁忙，是否能兼顾并保证项目进程是一个问题。三、项目描述与定义（D)三、项目描述与定义（D)1.上交表格2.提交表格3.信息反馈4.信息反馈三、项目描述与定义（D)3.4项目目标3.5团队成员三、项目描述与定义（D)指导老师：某老师（项目支持者）B社团财务部(项目OWER）C社团财务部(项目OWER）D社团财务部(项目OWER）校社联财务监控部(项目主要支持者）项目负责人：A社团财务部(项目OWER）……备注：余下社团省略表示3.6项目流程具体时间安排开始日期:12.10.01完成日期:12.10.05开始日期:12.12.13完成日期:12.12.31开始日期:12.11.26完成日期:12.12.12开始日期:12.11.01完成日期:12.11.25开始日期:12.10.06完成日期:12.10.31三、项目描述与定义（D)4.1目前我院的社团情况•截止至项目调查开始，我院共有五十四个社团，分为四大类，详细分类如下表：.四、项目的测量（M)社团类别社团名称学术类社团电脑协会、英语俱乐部、心理健康与个人发展协会、金融学会、货币研究协会、韩语学社、人力资源管理学会、保险学社、数学协会、痕迹原创文学工作社、会计学会、法学会文娱文化类社团音乐协会、燎原文学社、舞蹈协会、书画协会、西椎动漫社、影视演艺协会、笛箫协会、魔术协会、桌游协会、粤talk社、金风灯谜协会、梨园文化协会、微博协会体育类社团篮球协会、乒乓球协会、足球协会、羽毛球协会、跆拳道协会、武术协会、毽球协会、楚天棋友会、自行车协会、游泳协会、轮滑协会、瑜伽俱乐部、桌球协会、排球协会综合类社团演讲与口才协会、管理学社、摄影协会、银行实践社、大学生职业生涯规划研究协会、大学生创业者协会、市场营销协会、绿时环保协会、传媒协会、旅游协会、商学会、翼起潜能开发协会、Enactus（原SIFE)团队、精英分享协会（CIC）、财务经理人协会、公关协会4.2目前财务监控部情况•财务监控部人员如下：财务监控部部长：1名财务监控部副部长：2名财务监控部干事：8名•主要负责的工作如下：1.校社联发展金的管理5.财务报表的制作2社团保管金的管核6.财务管理物资的审核3.社团账本的核查7.社联与社团活动经费申请审批4.财务制度的编写.四、项目的测量（M)4.3微观社团活动经费详细申请流程图4.4调查期间社团活动经费申请花费时间统计表经过25天的调查测量得出，社团申请活动经费的共有16个，申请所需时间从财务监控部人员接收到申请书到审核批准通过为界定标准，具体如下（按申请顺序排列）：平均值Mean=7.69最大值Max=10最小值Min=5四、项目的测量（M)社团名称经费申请时间（天）英语俱乐部8货币研究协会9金风灯谜协会6毽球协会10管理学社8绿时环保协会7数学协会9韩语学社9社团名称经费申请时间（天）法学会6粤talk社7排球协会7武术协会10保险学社6公关协会5商学会8人力资源管理学会84.5社团财务人员对申请工作满意度调查结果匿名调查测量54个社团的财务人员对财务监控部申请活动经费的服务满意程度，统计具体如下：四、项目的测量（M)4.6社团财务人员对经费申请工作意见调查结果通过匿名问卷的调查方式对54个社团进行调查，用柏拉图统计出了社团财务人员对经费申请意见，主要不满的原因为审批时间长、流程繁杂、要求不明确，具体如图所示：四、项目的测量（M)0510152025申请审批过长流程太繁杂具体要求不明确人员态度不好表格等资料更新慢百分比社团人员对经费申请不满意见pareto图100%80%60%40%20%0人数人数21131145百分比38.8924.0720.377.419.26累积38.8962.9683.3390.741004.7财务监控部门人员工作情况•由于社团经费申请的工作由部门的干事负责，因此观察干事的工作情况：1）行为举止每次完成社团经费申请后，干事人员较为疲惫，情绪较为暴躁，容易发脾气。2）言语表达较为抱怨申请流程过为复杂，需要找审批人员的多，且审批人员行踪较难确定，与自己的学习课程冲突，可能需要逃课完成工作，影响学习效率。3）工作情况能较好的完成经费申请工作，但对于社团经费申请结果没有及时登记，并且有时初次审核表格有误，导致需重新填写申请表，对于错误能够及时改正。.四、项目的测量（M)五、项目的分析（A)4.财务监控部干事时间与工作冲突2.处理数量多，工作过程重复1.申请制度繁复，审批人员过多5.财务人员不熟悉规定，操作失误多3.处理时间规定不明确5.1社团活动经费申请流程存在问题的分析注：通过因果关系强弱打分，找到重点解决的5个问题，下面将逐条展开分析和改善。5.2针对存在问题的详细分析1）申请制度繁复，审批人员过多通过社团经费流程图可得知，申请需经过财务监控部部长、社联主席和指导老师的签名方可下拨保管金，申请时间长。2）处理数量多，工作过程重复社团数量多，每个社团一般每学期举办活动的次数至少有1次，最多达到5次。根据上学期的统计，活动申请数量为63项。一个学期大概有4个月左右，每个月需处理也就是说需要处理将近16项，工作量相当大。3）处理时间规定不明确社团上交申请表的时间距离活动开展日期太短，导致经费无法申请完成。按规定经费申请时间不得超过活动举办日期，否则无效，因此经费无法下拨，活动无法举办，大大降低了效率。.五、项目的分析（A)5.2针对存在问题的详细分析4）财务监控部干事时间与工作冲突由于审批人员如书记和指导老师的工作时间和干事的学习上课时间冲突，遇到紧急的申请时财务监控部干事需逃课完成经费申请，影响干事的学习和增加了干事对部门工作的厌烦感。5）财务人员不熟悉规定，操作失误多社团财务人员不熟悉财务制度，出现了把申请表与预支表、反馈表弄混淆导致填写无效，需要再与财务监控部干事约定上交时间，增加了双方工作量。.五、项目的分析（A)六、项目的改进（I)6.1针对存在问题的改进方法问题1：申请制度繁复，审批人员过多6.1.1改进方法：考虑到审批经费的严谨性和监管力度，将根据申请经费数额的多少来判定审批流程，经部门讨论过后确定如下：1、经费申请数额小于等于200元，只需财务监控部部长审批2、经费申请数额小于等于500元，需财务监控部部长、校社联主席审批3、经费申请大于500元。需要财务监控部部长、校社联主席、指导老师审批.六、项目的改进（I)6.1针对存在问题的改进方法问题2：处理数量多，工作过程重复6.1.2改进方法：由于社团活动较多，如果干事处理申请时只有一份申请书，工作过于重复，工作量大，因此与审批人共同设定每周周三为经费申请处理日，便于一次完成多项申请，提高工作效率。问题3：处理时间规定不明确6.1.3改进方法：许多社团经常赶在活动开始前一天提交经费申请，财务部干事无法联系上所有审批人，导致申请经费失败。因此将明确规定社团需在活动举办前一周提交经费申请表，否则不接受社团的经费申请。同时规定社团需在活动结束后三天内提交发票。.六、项目的改进（I)6.1针对存在问题的改进方法问题4：财务监控部干事时间与工作冲突6.1.4改进方法：设定每周周三为经费申请处理日和规定了经费申请书时间，便于干事根据实际情况调整时间，避免影响自身学习进度。建议干事多阅读书本、听音乐缓解工作的压力。问题5：财务人员不熟悉规定，操作失误多6.1.5改进方法：更新制作新版财务指导手册派发给社团，并制作经费申请流程小册子分发给各社团财务部。每学期定期举办财务管理知识培训，由财务监控部人员讲解具体细则，解答社团财务人员对财务管理方面的疑惑。.6.2微观社团活动经费改善后的申请流程图七、项目的控制（C)7.1实施改善后的经费申请流程的情况实施改善后方案，经过18天的控制测量，社团申请活动经费的共有10个，申请所需时间从财务监控部人员接收到申请书到审核批准通过为界定标准，具体如下（按申请顺序排列，下列日期已经减去7天提前时间）：改善前：平均值Mean=7.69最大值Max=10最小值Min=5改善后：平均值Mean=2.7最大值Max=5最小值Min=1社团名称申请时间（天）桌游协会3微博协会2书画协会1金融学会1会计学会3社团名称申请时间（天）演讲与口才协会3摄影协会2财务经理人协会4舞蹈协会5会计学会3七、项目的控制（C)7.2改善后社团财务人员对申请工作满意度调查结果改善后，匿名调查测量54个社团的财务人员对财务监控部申请活动经费的服务满意程度，统计具体如下：•：102315510510152025非常满意满意一般不满意非常不满意社团财务人员满意度图人数从控制结果可得出，申请经费的天数降低，社团财务人员满意度有所上升，项目目标基本达成。改善前情况：非常满意满意一般不满意非常不满意人数61419132七、项目的控制（C)7.3改善后财务人员对新流程制度的感受七、项目的控制（C)7.4项目控制总结：改善初期，社团和财务监控部的工作人员与新制度还在磨合阶段，对相关新规定较为不熟悉，但随后迅速熟悉了工作。从控制结果可得出，社团活动申请经费的时间由改进前的平均天数7.69天到改进后平均值的2.7天，时间缩短了4.99天。社团财务人员满意度有所上升，满意与非常满意的社团提升至33个，达到了30.49%。财务监控部的干事对于新制度的感受大多为积极面，认同项目改善效果。从控制的效果可得出，项目设定的减少社团经费申请的流程时间；提高社团对财务监控部的满意度；消除财务部人员工作的疲惫和消极情绪的目标基本实现。THANKYOU