第3章-信息管理过程及组织

信息管理基础信息管理基础[e-mail]2007年4月四川省精品课程信息管理基础第三章信息管理过程及组织信息管理基础2.1信息运动过程及规律信息运动的过程是由低级到高级，由简单到复杂，逐步递进的阶梯式过程。信息运动的过程可分为自然界、生物界和人类社会三种不同的类型。信息管理基础2.1.1信息运动的过程及其特征1.信息运动的含义物质运动，必然伴随着信息的生成、采集、加工、转录、传递和利用等环节的更替和演变。这种必然联系体现为信息运动过程。信息存储的时间运动表现为存储过程，如化石存储了其所在年代的环境信息等；信息传递的空间运动表现为传递过程，如陨石传递了宇宙空间的环境信息等。信息运动是信息在时间和空间上的函数。信息运动能随着物质材料在时空中流动，一定层次范围的信息也可以在载体基本上不流动的情况下，由一个载体流向另一个载体。信息管理基础信息运动与物质运动、能量运动的有机结合信息运动是物质运动的质；能量运动是物质运动的量。信息运动是主导作用，规定着物质的结构、运动方式，规定着物质系统的划分、结构、功能、状态的方式。物质运动是信息载体的运动。信息运动呈现出物质运动的历史、性质和未来发展的趋势。能量运动决定着物质运动和信息运动的规模和强度。信息管理基础信息运动的三要素物质的运动形态由低级向高级、由简单向复杂不断递进，与之相应的信息过程也会随之递进:物质是载体，能量是动力，信息是内涵。信息源、信息载体和信息流是信息运动的三要素。自然信息运动形态生物信息运动形态社会信息运动形态信息管理基础2.信息运动的过程(1)自然信息运动的过程无机物之间传递和存储着彼此的信息，无机物的内部结构、顺序、联系方式等特征本身也是信息的一种。过程的特殊性表现在：①自然信息存在于无机物因相互作用而发生的变化之中，这些变化既是对立物体的信息反映，又是该物体的信息反映。②自然信息过程是随机的和盲目的。③自然信息运动过程，只有信息的产生和存储，而不能对信息进行加工和利用，存在着过程上的断层。信息管理基础(2)生物信息运动的过程生物能对信息进行加工处理，并且能够加以利用，这种加工利用还处于模糊的感知和辨识的阶段，还不能对信息进行思维抽象及更完善的利用和反馈。生物信息运动过程表现出自然信息运动过程和人类社会信息运动过程之间的过渡性。生物机体内和生物机体间传递的信息，是信号形态的信息，这是世界逐步进化的结果。生物信息运动过程与自然信息运动过程相比，已具有了专门化的形态，具有了统一的载体和统一的编码，如DNA遗传信息编码。信息管理基础(3)社会信息运动的过程人类学会了驾驭信息、利用信息，创造了特有的符号信息系统，克服了生物信息从形式到内容囿于生物体内的局限性，形成了一种独特的、超出人的机体之外而独立存在的“纯粹”信息系统——符号信息。符号信息的产生，把人和其他生物严格区分开来。人依靠符号信息，从时空上把握客观世界，认识自我，具有了自我意识。随着时间的演进、空间的转移，信息运动从简单到复杂、从低级到高级、从单信息过程到复合信息过程，在不断地演进着。这三种信息运动过程，共同构成了信息运动过程的有机整体，达到了高度的统一。信息管理基础3.信息运动过程的特征1)形式多样辐射式运动。信息可以以光的速度作辐射式传播。辐射范围广、流量强、流幅宽、密度大、速度快，适用于传播为社会多数人所需要的最新信息或人们所关心的信息。运动的主要手段有广播电视网、计算机网络、报刊杂志等。有序性运动。信息经人控制使之有序化。如“上情下达”和“下情上达”等。有序性包括两层含义：一是信息自身的有序性，二是信息运动方式的有序性。有序性运动的主要手段是电文传真、文件、报告、书籍、刊物等。信息管理基础接力式运动。信息运动从信源到信宿是需要多次接力传递的。有意识接力式信息运动如层层传达文件、微波通信等。无意识接力式信息运动如传播小道消息等，往往产生不良影响，或造成失密，应加以控制。布朗运动。无规则、无休止的运动。人际交谈、小道消息是这种信息流动的主要方式。信息越独特，对人们现实生活关系越密切，其布朗运动往往也越剧烈。信息的布朗运动各有利弊。例如，当涉及到某个人时，它可能影响其声誉，或扩大其影响；当涉及到人际关系时，则可能影响或促进团结。我们应尽力控制布朗运动的消极方面，利用它的积极方面。信息管理基础2)信息与载体不可分离也即是信息与物质、能量的不可分离。一定层次范围的信息可以在载体基本上不流动的情况下，从一个载体流向另一个载体，这是信息的一种极其宝贵的性质。对应于系统结构状态和功能状态，有结构信息和功能信息之分。结构信息具有一定的功能，功能信息则是一定功能作用的对象。不是所有载体承载的信息都具有变换其他信息的功能，信息必须成为结构信息才能具备一定的功能。信息管理基础3)信息的模糊度、冗余度与重复信息的无效性模糊度:人们常用“可能”、“大约”、“差不多”、“几乎”等概念来表达思想。这些信息本身含义是模糊的、不确定的，都属于模糊信息。它们是由事件本身的模糊度的性质引起的，而模糊度则由模糊集合来进行定量描述的。模糊数学为模糊信息的处理提供了有效的工具。冗余度:在表达传输信息时，除了必要的最小(最少)的信息以外，还用了多余的信号和编码，即冗余的信息。换言之，就是用了较多的信息量来实现较少的信息传递。在信息运动过程中，冗余度是无法避免的，甚至是必要的。信息的效用，即信息价值。信源发生信息后，对不同的接收者，其效用或价值是不同的。重复信息对接收者来说是无效的。但是，在实际生活中，重复刺激常常是引起注意的重要手段。信息管理基础4)噪声干扰不可避免狭义的噪声是以声波的形态表现出来的。广义的噪声除声波以外，还有电磁干扰、机械噪声、化学噪声、热噪声等。噪声信号和作为信息的信号之间并没有绝对的区别。但对某一确定的信息运动过程来说，噪声和信息信号之间的区分是明确的。克服噪声干扰的方法主要有两类：改善信息运动过程中的物质条件，从信宿方面考虑，设法降低噪声的功率；从信道方面考虑，提高信道克服噪声的功能。利用编码方法，譬如通过纠错码技术来克服噪声。信息管理基础5)运动过程不可逆性信息运动过程就是不可逆的过程。原因有二：无数的科学事实证明信息是按指数规律增长的；信息的损失也是不可避免的。信息管理基础3.1.2信息运动的规律1.信息不守恒在封闭系统中，系统的物质能量的分布有由自发的不均匀走向均匀，由有序走向无序的趋势，即系统的信息有自发减少的趋势。由此可知，在封闭系统内，信息是不守恒的。开放系统可通过与外界交换物质能量，而增加维持有序性，即增加维持信息量，这时系统内的信息就不断增加了。开放系统的信息也是不守恒的。信息管理基础2.信息的选择性①信宿能够决定是否接受信源所产生的信息。如电视机调频。②选择性导致信宿得到的信息和信源所发出的信息量有差异。由于选择性的存在，信宿得到信息量的大小，除了与信源发生信息量的大小有关外，还与信宿对信源所发出的信息的原有了解程度及感受能力有关。信宿了解越少，从信源得到的信息也越少；反之亦然。当然，信源信息对于信宿具有新颖性，信宿对信息的兴趣愈大，获得信息量就愈多。人类选择信息能力的不断提高成为人类社会发展的一个重要方面。人类选择信息能力恰恰是信息价值得到实现的基本保证，也是产生信息竞争的一个重要原因。信息管理基础3.信息的梯度信息的梯度表现为落差（势）、不均衡，信息量、信息密度在地域分布上的不平衡和不均匀。由于各国、各地区发展程度的不同，信息产生量、存储量、实用手段、流动速度、信息分布密度都是不均匀的。信息的梯度转移趋势：从密度大的地区向密度小的地区转移；从较高层次向较低层次呈现出的瀑布式传递；传递落差越大，对信息吸收率越低；而同一层次各群体之间的横向传递，彼此互相渗透、融合的程度就越高。吸收高层次的信息是重要的，但创造层次间相互接近的信息也是重要的。还应当重视技术的横向转移，同时提高信息的密度。信息管理基础4.信息利用弹性规律现实社会中无数事实表明，同样一条信息被不同的信宿所利用，发挥的作用则可能完全不同，甚至有时是大相径庭的，这就是信息利用的弹性规律。信息利用依赖于人的智力因素，包括观察力、想像力、思维力、注意力和记忆力；同时，也依赖于人的知识结构和知识水平。一个人的社会经历也具有一定的作用。高质量的信息往往只有在杰出的政治家、军事家、科学家和企业家手里，才能充分发挥作用。信息管理基础5.信息时空膨胀规律随着社会的发展，信息运动的速度越来越快、时间越来越短，而信息量的增长也同样越来越快了。社会的发展使信息运动在时间上越来越浓缩，在空间上越来越膨胀，这就是信息运动的时空膨胀规律。为了解决信息量急剧增加的矛盾，人们想尽办法提高空间存储信息的容量和密度。与此同时，信息传递的速度也越来越快。信息运动的时空膨胀规律，使人类获取、利用信息越来越容易。这对提高人民生活质量，加速经济和社会发展，都具有十分重要的意义。信息管理基础6.信息整体效应规律单元信息被组配成有机的整体就能形成一种合力，从而使信息的整体效应大于单元信息效应之和，这就是信息整体效应规律。结构决定功能，结构优化能产生优化的结构效应。若干子系统组成的大系统，各子系统的独立性占主导地位时，信息彼此是孤立零散的，关联度差，相互制约，无序性就会增加，系统结构不合理，这时就会出现1+12的情况；反之，若子系统之间关联程度较高，彼此能相互适应、配合和协同，这时就会产生1+12的效应。将单元信息组配成有机整体关键在于能否将空间上接近、时间上连续、内容上相关、形式上相同的单元信息有效地收集、组配在一起。信息管理基础3.2信息需求与信息服务信息需要信息服务信息管理基础3.2.1信息需要需要，是人体自身或社会生活中所必要的事物在人脑中的反映。能引起需要的两个因素：不足之感和求足之感。动机，主体产生了某种需要时，就会形成一种内在的驱动力，即动机。动机支配目标导向行动和目标行动（满足需要的活动）。需要在不断满足的过程中削弱。信息管理基础马斯洛的“需要层次论”在人类社会早期，人们的需要大多为追求生理和安全的需要而活动。随着生产力的发展，除了物质需要之外，人们还产生了多种多样的精神需要。心理学家马斯洛在1943年首次提出了“需要层次论”，将人的基本需要划分为生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要和自我实现需要这五个层次。信息管理基础1954年马斯洛又扩充为生理需要、安全需要、社交需要、尊重需要、求知需要、求美需要和自我实现需要七个层次。信息管理基础人类的信息行为永远不会停止信息需要主要是人们面对复杂性问题而努力满足自我发展的高级需要而产生、变化和发展着的。需要层次是逐级上升的。社会性因素逐渐增多，而生物性因素逐渐降低。高级需要往往不易得到满足，求知和自我实现的需要几乎永无止境。与高级基本需要一样，人们的信息需要永远不会得到完全的满足，人类的信息行为也永远不会停止。信息管理基础1.信息需要的特征广泛性凡事皆需要信息，凡人皆有信息需要。社会性信息需要的产生和发展是由人与自然、人与人的关系及其相互联结所形成的社会环境和社会活动决定的。信息需要主要是一种社会性需要。发展性社会科技、经济、文化事业的进步，促使信息需要总体扩大和需要层次提升，带来了信息需要的大量化和高级化。多样性既有信息活动主体自身因素的作用，也有社会环境因素的制约。信息管理基础2.信息需要的结构分析1)信息需要的层次结构信息需要认识到的需要（信息需求）表达出的需要（现实需求）向服务机构提出的需要（信息提问）向其他信息源提出的需要未表达出的需要未认识到的需要信息管理基础2)信息需要的内容结构(1)对信息的需要①内容要求获得有助于问题解决的特定信息。②类型如消息、数据或事实资料、知识；口头信息、文字信息、图形图像信息；各类文献。③质量准确、可靠、完整、全面④数量数量适度、能够有效消化吸收的信息。信息管理基础(2)对信息服务的需求①服务方式:检索、咨询、报导、借阅、复制、翻译等。②服务设施：检索设备