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集团公司综合档案室的规范化建设一、组织管理（一）设置与集团公司发展相适应的档案管理机构1、下发文件成立集团公司综合档案室：一般档案室隶属于办公室2、建立档案、情报、资料、信息处理的一体化部门（1）集团公司各种门类、不同载体的档案集中在档案室保管（2）成立档案、情报、资料、信息一体化部门3、档案工作列入集团公司发展规划和议事日程（1）档案工作列入集团公司发展计划ａ、集团公司发展规划中有明确的档案发展目标ｂ、档案工作列入集团公司发展计划中（每年的工作思路、计划、和总结中对档案工作有详细的内容）（2）制定档案工作发展计划：要达到什么目标、水平，有长期和短期的计划。（二）人员1、有明确的分管领导（总经理或副总等）2、档案室有负责人3、专职档案员（1）档案人员有相关的文化和专业素质（2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作4、成立档案领导小组和档案专、兼职人员网络（三）制度建设1、制定档案工作岗位责任制和考核制度2、根据集团公司实际情况建立一系列档案管理制度（1）档案工作制度纳入集团公司管理制度中；（2）集团公司档案管理制度应包括档案管理办法（含收集、整理、保管、鉴定、统计、利用）、文件材料立卷归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。3、制定档案人员“三纳入”、“四参加”制度，这是保证档案完整、准确、系统的控制措施和手段。1、建立健全“三纳入”制度“三纳入”：是指将集团公司文件材料的形成、运转、积累整理和归档，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序，纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划，纳入集团公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。2、建立“四参加”制度档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会，参加工程竣工验收，参加设备开箱。3、做好档案和法律法规的宣传工作二、设施设备建设（一）库房符合档案安全保管要求（1）库房面积要有余地（2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。（二）档案装具充裕、符合国家标准（三）配备必要的保护设备配备了灭火器、空调、除湿机、温湿度测试仪等设备。（四）配备现代化管理设备根据集团公司档案工作现代化管理需要配备相关设备：1、配备计算机；2、根据集团公司实际情况配备扫描仪、光盘刻录机等。三、业务建设（一）收集工作1、按规定做好归档工作（1）归档工作要纳入集团公司各项工作计划，要纳入集团公司领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制。（2）各类档案要按立卷归档制度执行（3）要建立文件材料追究制度。2、根据集团公司需要，拓展归档范围。随着集团公司的发展，要不断拓展建档范围：党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、集团公司信用档案、反倾销档案、集团公司文化档案、工会档案等。3、归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。（1）不能使用铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。（2）载体（装具）质量符合国家有关规定。4、有完备的交接手续（1）要形成移交清册；（2）履行签字手续。5、归档文件齐全、准确归档文件材料应为原件，无错、漏、改现象，要保持文件材料的原始性和有效性。（二）整理工作1、根据集团公司实际情况制定分类方案（1）有分类方案说明（为什么要这样制定）（2）制定集团公司切实可行的分类方案（结合本集团公司实际情况来制定）2、整理科学，符合国家或行业标准，便于集团公司管理和利用（1）遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件有机联系。（2）文件有序排列，并按要求编号；（3）卷内目录、备考表填写规范、清晰。3、编目规范，排架合理（1）案卷封面填写规范、清晰；（2）案卷标题能提示卷内文件内容；（3）案卷排列有序、实用。（三）保管工作档案保管安全：（1）建立规范的全宗卷（包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术应用）；（2）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象；（3）档案库房无火灾、水淹等事故。（四）鉴定工作成立档案鉴定小组，按规定开展鉴定工作：（1）到期档案按程序进行鉴定；（2）按要求填写销毁清册。（五）统计工作统计内容要全面，统计数据准确：1、有档案管理、利用情况统计台账；2、建立收进、移出登记簿；3、按要求及时填报有关统计报表。四、档案信息资源开发利用工作（一）信息化管理1、开展集团公司档案信息化管理：（1）档案管理现代化与集团公司业务信息系统相衔接。（2）档案管理软件能满足各类电子数据存储、检索和管理的需要，如：设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等2、建立档案条目数据库、重要档案建立全文数据库（1）建立文件级条目，并能检索利用（2）重要档案全文检索3、集团公司档案信息进行网络共享（1）在局域网上完成电子文件的收集、整理、归档、借阅利用工作；（2）在局域网定期发布档案工作相关信息（二）检索工具检索工具能满足利用者需求：1、有案卷目录；2、科技档案的分类目录；3、文书档案有全引目录。（三）提供利用1、能及时、全面、准确地提供档案信息服务（1）档案人员熟悉档案及相关业务；（2）调卷迅速、准确、服务态度好。2、采用多种形式主动服务（1）不断了解利用者需求，主动提供档案信息服务；（2）采用多种服务形式，如分发目录、电话调卷、开架阅览等；（3）编制组织机构沿革、大事记、全宗介绍等。（4）编制产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍等。（5）编制集团公司年鉴。3、利用档案为集团公司文化服务建立了陈列室或荣誉室等利用档案展示集团公司文化的场所。4、建立利用效果记录（1）建立集团公司档案借阅登记；（2）建立利用效果反馈记录。综合档案室设备设施一栏标1、库房（1）档案库房、阅览室、办公室实行三分开，但位置不能相距太远；（2）档案库房面积要求满足集团公司档案管理需要，并有一定预留空间（20年-30年）；（3）档案库房要实现“三铁”：铁门、铁窗、铁柜（架）；（4）档案库房要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。2、设备（1）档案盒使用无酸纸封底面档案盒；（2）档案柜（架）数量充裕而且质量好①档案柜（架）以能放A4规格的为好；②档案柜（架）数量要求能满足20-30年左右发展的需要，越充裕越好。（3）根据实际需要配备必要的管护设备：序号设备名称推荐使用使用范围说明1直列式档案密集架根据实际选用库房防火、防尘2空调根据实际选用库房、办公、阅览防潮、防高温、防有害气体3抽湿机、排气扇根据实际选用库房防潮4双层窗帘内层：普通窗帘布根据实际选用库房、办公、阅览防光、防高温外层：防紫外线窗帘布5铁门、铁窗根据实际选用库房、办公、阅览防火、防盗、防有害生物（鼠等）6七氟丙烷气体灭火两种可同时选用库房防火、库房内不能使用水剂灭火器干粉灭火器办公、阅览、其他防火、库房内不能使用水剂灭火器，公共场所用消防栓水喷淋灭火器7双金属片式温湿度计根据实际选用库房最好不要使用毛发温湿度计，因为不太准确，且使用年限短8防霉防虫药根据实际选用库房防止鼠、虫。保护档案9计算机及适用的档案管理软件根据实际选用办公便于电子查询10移动硬盘（80G以上）根据实际选用办公用于备份档案数据（目录、电子文件）11复印、打印一体机办公可用现有的，不需单独配置12照相机办公可用现有的，不需单独配置13打码机根据实际选用办公打页码用14黑色印油、红色印油及印台根据实际选用办公15归档章根据实际选用办公16裁纸刀根据实际选用办公用于裁切纸边等17电动手钻根据实际选用办公用于装订过厚的档案、汇编等的打孔18多功能插座根据实际选用办公19大铁夹根据实际选用办公用于装订时固定纸张20装订线（白色棉线）根据实际选用办公用于装订案卷21档案目录柜办公、阅览用于存放档案目录、文件汇编、编研材料、全宗卷等22办公台及椅子根据实际选用办公、阅览档案员档案办公及借阅时用23档案整理工作台及椅子根据实际选用办公、阅览档案员整理档案用24储物柜根据实际选用办公、阅览用于存放档案装具、档案用品、装订机档案室建设注意事项一、档案室建设原则：安全、实用、方便二、档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。三、档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。四、档案库房承重：楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2;采用密集架式，不应小于12KN/m2.五、档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案柜（架）。档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。主通道净宽不小于1m。六、档案室的防护设施档案室应具备防火、防潮、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。档案室温度一般控制在14-24℃，相对湿度为50-60%。七、档案阅览室要标识档案管、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。