行政作业指导书

受控状态：文件编号：QI-AD-01行政部作业指导书版本/修改号：V1.0批准：生效日期:分发号:1/21目录1目的2范围3部门职责4部门管理规定与说明办公用品管理流程计算机管理流程证照管理流程5人员编制与架构6输入/输出信息表7职位职责及任职资格8部门文档管理一览表2/211目的本文件的目的在于规范公司行政部门各项工作，以确保部门的工作质量。2范围适用于行政后勤各项工作。3部门职责3．1行政事务管理1)负责公司办公设备、办公用品的发放与管理；2)负责公司固定资产的管理；3)负责公司文件及档案的管理；4)负责公司证照的管理及各种证件的办理；5)负责公司员工宿舍的管理；6)负责公司通讯系统的管理；7)负责公司安全的管理。8)负责公司车辆的使用和保养管理；3．2企业文化的建设1)负责企业文化的宣贯；2)公司文化活动、会议的组织工作；3．3部门体系文件管理1)按照公司的ISO9001体系负责本部门管理工作；可根据实际运行情况按照相关程序完善本部门的ISO9001文件；2)负责本部门HSE体系的管理工作。设备公司9000版文件出版、发放，整理归档。3．4其他负责落实总经理及副总临时交办的工作。4工作流程及说明4.1宿舍水电计费流程4.1.1行政助理负责于每月10日前将上月宿舍费统计等附表提交至负责薪酬核算的人事助理。4.2办公用品管理流程4.2.1公司行政部门办公用品的管理部门，负责公司办公用品的采购计划及预算，主要把握正常情况下每月平均消耗量及其市场价格最佳采购日期。3/214.2.2每月月底制定出月度办公用品采购计划，报南山财务实施采购。如有特殊、临时急用办公用品的采购由行政部购买并入库。4.2.3办公用品的领用须填写《办公用品领用登记表》，如是消耗品，依据历史领用记录结合实际需要确定领用管理基数；如是管理品，则列入移交，如有故障或损坏，应以旧换新品。4.3证照管理流程4.3.1行政专员随时查看证照的有效期，并建表列明，提前做出计划规划，提前对证照进行更新、年检5人员编制与架构行政后勤总编制12人行政助理（1）行政前台（1）保安（5）行政经理（1）清洁工（2）司机（2）4/216输入输出信息报表输入输出序号内容相关部门序号内容相关部门1来访接待统计表前台1手机费用明细人事2信件收发登记统计表餐费扣款明细3快递账单统计报表住宿扣款明细4保安值班表行政专员住宿人员名单5巡逻签到表2每月行政费用报销明细财务、总经办6清洁卫生检查表住宿接待费用报销明细7车辆行驶统计表司机办公用品采购明细8车辆加油费用统计表每月外部派车统计表9车辆保养统计表外租收款明细10名片制作统计表行政专员3办公人员短号使用明细财务11生活用品发放统计表4前台、司机、保安考核表人事12每月派车统计报表5行政通知各部门13每月办公用品发放统计表6固定资产管理明细财务、总经办5/217岗位职责与任职资格前台文员岗位职责岗位名称：前台文员所在部门：行政部岗位编号：直接上级：行政专员直接下属部门/岗位：岗位定员：1所辖人员数目：1工资级别范围：职系：晋升方向：版本/版次：V1.0本职概述：负责前台电话及来访人员接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内部员工及外部客户提供支持和服务。职责与工作任务：职责一职责描述：前台电话接听、信件及周边卫生管理工作时间百分比：50%工作任务1、前台电话转接电话铃响三声内必须接起话筒，并首先主动使用普通话自报公司名称：您好，领先康体！请问找哪位？请问贵姓找？有什么可以帮到您？遇到外语来电时前台应回复：Holdonplease!然后将来电转接到海外部指定人员；如来电符合转接需求（如来电不是推销或者无业务往来的）的可安排转接，转接过程中和对方说请稍候！当当事人接听电话后前台需马上将电话挂断呈待机状态，以便接听下次来电，如当事人不在位置时可将来电信息（来电方单位名称，姓名，联系方式及来电内容）及时发送给当事人并作登记。如需离开岗位时应先进行电话交接，让下一位电话接听者帮忙转接所有来电。前台离开岗位时电话属于无人接听状态，电话响三声后自动转到国内业务销售指定专人接听；2、公司信件发放与接收负责公司快递、信件、包裹的收发工作，公司各部门将外发的快递送到前台时，前台应专设登记本，由发件人首先登记清楚哪个部门哪位同事寄的、寄往哪里，收件人是谁等详细资料，前台签收。并在五分钟内将物料归位，及时通知相关物流公司，物流公司收件后应将单号及时知会相关人员，快件不得放在前台桌面，收到快递后十五分钟内知会同事并作好登记工作﹤快递发放登记表﹥。所有快递文件或样品须按要求进行登记在册，避免遗失，且所有件统一放在指定区域。6/213、前台及周边卫生保持前台清洁卫生，上班前对前台周边的环境进行清洁及整理，地面须做到无纸屑、果皮及杂物，前台桌面及前台摆放的绿植叶面必须无灰尘，并摆放整齐，工作当中随时检查整理，要求前台的花草每周三浇水一次；对电梯右手边的会客桌椅与前台左手边的沙发区进行维护，如会客后桌椅未按四角对等放置的、桌椅放置歪斜的，桌上有烟灰的、水瓶的、纸屑等杂物的，客户离开后做到即时清理干净，桌椅摆放整齐；对一楼前台区域的杂物进行清理与管理，区域内禁止乱摆放物品（，如确实有需要摆放的，只可临时放置在前台后面，但要明确取走的时间，对未经行政部同意就乱摆放物品的，必须劝阻。职责二职责描述：来访人员接待工作工作时间百分比：50%工作任务1、对来访客人做好接待、登记、引导，并安排洽谈地点。业务部门将客户来访单递交到前台，前台应在客户到来前30分钟先将来访公司名称或来访人员的姓名显示在欢迎牌上，在客户来到大厅时应起立微笑并问好：欢迎光临！离开时应起立微笑打招呼，其他人员来访时应及时通知被访人员，如有预约可先将来访人员带到电梯旁或右侧沙发上等候，让其稍坐休息并及时通知被访人员，由被访人员带往三楼。当客人来到前台时应微笑询问：您好！请问找哪位或有什么可以帮到您？得到对方的回复后需及时作出适当的处理；2、如有上门推销，无理取闹等无关人员应拒之门外；如自行处理不了时可立即通知保安或上级协助处理。3、遵守公司相关的各项规章制度；4、负责上级交办的其他临时性事项相关权限：对来电、来访者具有监督、决策权对直接下属考核评估权；汇报关系：以上职责，向行政专员汇报，必要时向部门经理汇报工作协作关系：内部协作部门：全公司各部门；外部协作单位：其它必要单位。7/21工作环境：一般办公环境使用工具设备：一般办公自动化设备工作时间特征：正常工作时间，偶尔加班婚姻状况：□已婚√未婚□婚姻不限性别：□男√女□男女不限籍贯：□城镇户口优先√非城镇户口优先□深户□户口不限年龄：32岁以下最低学历要求：中专及以上学历所需教育专业背景：文秘、中文等专业中专及以上学历。所需工作经验：1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验。所需培训的科目：接受过前台接待、档案管理、商务礼仪等方面的培训。所需知识与技能：熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范；了解公司用品管理、档案管理等方面的知识；具有良好的语言、文字表达能力；熟悉使用办公软件及办公自动化设备；最好了解政府相关政策和法律法规。个人素质要求：身高160CM以上，外貌端正、声音甜美；性格开朗、待人诚恳；具有良好的服务意识，沟通协调能力、口语表达能力强；工作主动、细致、有责任心；编制审核批准编制日期审核日期批准日期8/21驾驶员岗位职责岗位名称：驾驶员所在部门：行政部岗位编号：直接上级：行政专员直接下属部门/岗位：岗位定员：1所辖人员数目：1工资级别范围：职系：晋升方向：版本/版次：V1.0本职概述：负责公司接送任务，车辆保养以及办公外联工作。职责与工作任务：职责一职责描述：接送任务工作时间百分比：60%工作任务1、认真完成公司的派车任务要求，行政专员统一安排，派车遵循客户优先原则，如当天有二拔客户需要接送的，则安排人多的客户乘坐别克，人少的客户乘坐沃尔沃，接待客户主要分三类：A：与公司有来往业务的客户（海外及国内），B：与公司相关的渠道供应商，C：公司内部同事；接到接待来访A类客户的任务后，首先确认来访人员为海外还是国内、来访人数、时间、接送地点、入住酒店、来访人员的姓氏、特征等，并做好车辆卫生，如需要到机场接机时，先在停车场停好车后，如海外来访人员时驾驶员需要到机场二楼出站口举欢迎牌接机，如国内客户则需要到机场三楼出站口举欢迎牌接机，如需要到汽车站或火车站接客时，应在出站口附近停车，并在出站口举欢迎牌迎接客人，接到来访客人后，先有礼貌的自我介绍，并主动帮忙提行李上、下车，客人上车前应主动打开车门，同时用手挡住车门上框，避免碰伤客人，小车座位后排左侧为主宾位，后排右边为主人位，驾驶员旁边的位置为助手或陪同人员位置。如客人有自己的乘坐习惯，应按其习惯安排座位；在行车过程中禁用不文明用语，在工作中不该听的不听，不该看的不看，不该说的不说，不散播消息，保守机密，守口如瓶。如无业务人员跟随接送时，在离厂约10分钟的车程时应通知公司人员安排迎接，为树立公司良好形象，让来访客人第一感觉有内涵、有素养，让客人觉得和蔼、舒适。来访客人下车时应提醒客人带齐物品，并检查车内有无遗留物品，如发现物品留在车上，要迅速设法归还失主，并敬语道别。接待B类客户时首先确认人数、接送时间及地点，入住酒店，来访人员的姓氏，如需要到机场接机时，可将车停放在停车场等待，与客人电话沟通后可到停车场等候；接待C类客户时应坚持一车多用原则，同一方向不同目的地用车者同行，先近后远或先急后缓送达；出发前将出车时间及出车路线通知客户，到目的地后将车停在停车场等候。9/212、坚持行车安全检查，每次行车前对车辆的刹车，前后轮胎、坐椅、仪表盘、车内外卫生进行检查，可自己处理的自行处理，处理不了的报行政专员。3、每次出车回来后，如实填写行车记录，包括出车的时间，回厂的时间，行车车况异常情况、行车公里数与保养维修建议；车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，做好卫生清洁、锁好门窗、钥匙交到保安室；若放假超过三天（含三天）需将钥匙交到行政专员处。4、安全驾驶，正确驾驶，听从交通管理人员的指挥，严格遵守交通法律法规，禁止超速行驶。驾驶员工作日禁止喝酒、熬夜、通宵、等人身会造成不良状况的行为。认真填写车辆档案，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报到行政专员与行政经理处，有以上未上报的，在绩效上视情节扣5-20分一次。职责二职责描述：车辆保养及维护工作时间百分比：40%工作任务1、出车前、车两回厂后必须对车内外进行卫生清洁，车内有果皮、灰尘、纸屑、污垢必须马上清理，对车内有异味的及时打开车门进行通风，车外有灰尘的，用鸡毛掸子清理，每周三对车辆进行一次专业清洗。2、司机必须爱护车辆，并且利用平时在公司的空闲时间对车辆进行维护、保养；3、车辆达到规定的里程数需要做保养时应开到指定的维修点进行保养，需要维修时需提前知会行政专员，由行政专员在议价后知会司机维修与否。4、遵守公司相关的各项规章制度。5、负责办理上级交办的各项临时性事务，如行政或财务的简单的递交帐单等临时性事务。相关权限：车两维修/保养建议权，车辆行使权。汇报关系：以上职责，向行政专员汇报，必要时向部门经理汇报工作协作关系：内部协作部门：全公司各部门；外部协作单位：其它必要单位。工作环境：一般办公环境10/21使用工具设备：公司车辆工作时间特征：无固定工作时间婚姻状况：□已婚□未婚√婚姻不限性别：√男□女□男女不限籍贯：□城镇户口优先√非城镇户口优先□深户□户口不限年龄：40岁以下最低学历要求：中专及以上学历所需教育专业背景：专业不限所需工作经验：3年以上驾驶相关工作经验。所需培训的科目：接受交通安全培训。所需知识与技能：熟悉接待标准规范；了解公司车辆管理、保养等方面的知识；具有良好反应能力；了解交通相关政策和法律法规。个人素质要求：身高170CM以上，外貌端正；性格开朗、待人诚恳；工作主动、细致、有责任心；具有良好的服务意识，沟通协调能力、口语表达能力强；编制审核批准编制日期审核日期批准日期11/21清洁