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文登收费站QC选题成果简介表优秀质量小组成果报告单小组名称威海分公司文登站QC小组成立时间2009年9月课题类型创新型注册编号活动时间2010年1月-6月教育时间50学时活动频次每周两次课题名称《提高员工考勤、绩效考核报表效率》一、小组概况及成员简介序号姓名性别年龄学历职务小组分工1邵方男52本科组长全面负责2刘应学男46大专副组长技术培训进度负责3杨琨男30大本小组成员技术培训进度负责4丛培丽女36大专小组成员方案实施5吴灵丽女40大专小组成员方案实施6刘怡女29大专小组成员方案实施7周常芳女28大本小组成员方案实施二、选题理由1、月底考勤、绩效考核报表统计过于复杂化，工作量大，用时较长。2、手工统计汇总数据繁琐，误差率高，准确率低。三、一、日记表输入速度慢四、原始数据无共享六、数据汇总时间长三、手工汇总误差率高二、手工记录误差率高造成考勤、绩效考核报表效率低的原因五、原始记录间无关联四、设定目标：1、利用EXCEL电子表格建立《日考勤》、《工作量》、《百分考核》3个子工作薄，消除手工记录。2、利用各种函数公式将子表与母表进行数据关联，自动生成《月度考勤》、《月度绩效考核》2个母工作薄。3、数据统计汇总时间、重复计算次数均为0。4、数据统计汇总率、报表关联率达100%，误差率为0。日考勤工作薄百分考核工作薄工作量工作薄考勤、绩效考核报表(目标关联图）月考勤工作薄（自动生成）月绩效考核工作薄（自动生成）表格关联，数据共享五、确定主要原因针对6条末端因素，小组制订要因确定计划进行逐条确认。序号末端因素确认内容确认方法目标值责任人完成时间1日记表输入速度慢输入速度慢，班次确认时间长，符号标识查找繁琐测试两种记录方法，确定输入速度。手工及电子版本输入速度达到30字/分钟以上刘应学2010年1月8日2手工记录误差率高手工记录误差对报表的影响调查09年手工记录原始误差率误差率≤5%杨琨2010年1月10日3手工汇总误差率、重复核对率高手工汇总数据不准确，重复核对多对报表的影响调查09年手工汇总数据所产生的错误率误差率＝0重复核对率＝0丛培丽2010年1月7日4数据无共享同一数据不能共享，需要重复记录，重复取数调查09年同一数据重复记录次数重复记录次数≤1%吴灵丽2010年1月9日5EXCEL电子表格无关联EXCEL电子表格数据无自动关联，无汇总计算统计EXCEL电子表格数据关联率月度报表自动计算率≥95%刘怡2010年1月11日6数据汇总时间长数据汇总时间长对报表的影响调查09年月度报表统计汇总时间数据汇总统计时间≤1小时周常芳2010年1月12日确定一：日考勤记录原始手工、电子版本输入速度慢，班次确定时间长，考勤符号查找繁琐对报表效率的影响。1、要提高考勤、绩效报表的效率，输入速度必须要达到30字/每分钟以上。副组长刘应学通过调阅09年度考勤记录，安排4人同时进行考勤符号电子版本输入速度测试。由上图所见，经过4个人对全部考勤符号的输入测试，全部考勤符号的平均输入时间为4.78秒，12字/每分钟；2个常用符号的平均输入时间为5.5秒，11字/每分钟，远远低于输入国家计算机考试标准（30字/每分钟的及格线）。2、原始记录为手工填写，手工填写原始记录时在确定员工班次有时间上的耽搁，随机抽取上半年某天的考勤（日考勤人数为24人），安排4人对考勤手工记录进行测试。由上图所见，经过4个人手工填写考勤原始记录的输入测试，平均输入时间为115秒，平均至每人用时为4.79秒每符号，12.5字/每分钟，也远远低于输入国家计算机考试标准（30字/每分钟的及格线）。结论一：由于符号查找繁琐，确定员工班次时间长导致录入速度慢，影响填写时间，达不到要求的30字/每分钟，所以日考勤记录原始手工、电子版本输入速度慢，考勤符号查找繁琐确定员工班次时间长是“主要原因”。确定二：手工记录误差对提高考勤、绩效报表效率的影响。要提高考勤、绩效报表的效率，手工记录误差率≤5%，小组成员杨琨通过调阅09年1－12月份的考勤、绩效原始手工记录计算误差率。计算方法：误差率＝原始记录改动次数/原始记录数据数量图三：考勤、绩效考核原始记录误差率如上图所示：通过调阅09年1－12月份的考勤、绩效原始手工记录计算误差率，得出的实际平均误差率为16.4%，远远高于标准的5%，严重影响数据汇总时间及准确性。结论二：由于09年考勤、绩效原始记录实际误差率平均为16.4%，高于标准的5%，影响考勤、绩效报表效率，所以手工记录误差高是“主要原因”。确定三：手工汇总数据不准确，重复核对多对报表的影响。要提高考勤、绩效报表的效率，手工汇总数据误差率、重复计算率必须为零，小组成员丛培丽通过调阅09年1－12月份的考勤、绩效原始汇总情况计算误差率及重复计算率。计算方法：误差率＝手工汇总改动次数/手工汇总数据数量重复核对率＝重复核对次数/总计算次数图四：手工汇总误差率、重复核对率结论三：由上图所示，由于每月手工汇总时，需要统计大量的符号、数字等数据，造成的误差率大于要求的标准误差率，而重复计算率更是远远高于要求的标准次数，原因是无法核对数据的准确性，只能重复手工核算，造成了高重复率，所以手工汇总数据不准确，重复计算多是“主要原因”确定四：数据无共享对提高报表效率的影响。同一数据不能共享，需要重复记录，重复取数，小组成员吴灵丽对09年考勤、绩效考核记录进行调阅核查。核查计算方法：重复记录率＝重复记录次数/记录总次数结论四：由上图所示，手工记录时，由于数据不能共享会出现大量的重复记录次数。小组成员吴灵丽对09年度手工记录的主要记录内容进行重复记录汇总。一、姓名重复记录：重复记录1616次，总记录数1760次，重复记录率91.8%。二、图标重复记录：重复记录226次，总记录数868次，重复记录率26%。三、数据重复记录：重复记录次数1886，总记录数1890，重复记录率99.7%。重复记录次数共计3728次，总记录数4518次，平均重复记录率高达82.5%，从统计数据来看，数据不能共享造成的大量重复记录次数对报表的影响相当大，所以说数据无共享是“主要原因”。确定五：EXCEL电子表格无关联对提高报表效率的影响。EXCEL电子表格的文字、数据无自动关联，无汇总计算，增加了工作量，小组成员刘怡对09年度电子表格的文字、数据关联率进行了统计。日考勤工作薄百分考核工作薄工作量工作薄图六：各表格之间数据关联示意图月度考勤工作薄月度绩效考核工作薄图七：各工作表自动计算率结论五：由图六所示，各电子表格间无任何关联。图七所示，单个电子表格内数据关联率只有5%，离我们的目标率95%相关甚远，大部分数据的统计还需要手工汇总，浪费了大量时间，无法确保数据准确性，所以说，EXCEL电子表格无关联是“主要原因”。确定六：数据汇总时间长对提高报表效率的影响。由于工作量大，造成了数据汇总时间长，小组成员周常芳调查6个收费站每季度考勤、绩效考核报表汇总统计工作的平均用时。平均用时计算方法：统计工作平均用时＝6个收费站平均用时之和/6图八：考勤、绩效考核报表（季度）平均用时结论六：由上图所示，分公司6个收费站（季度）统计汇总报表的平均用时超过了两个工作日，严重影响了收费站其他工作，所以说数据汇总时间长是“主要原因”。六、制定对策序号要因对策目标措施责任人完成时间1日记表输入速度慢制作电子版日考勤表、工作量表、百分考核表。输入速度达到30字/分钟以上改变记录方法，改变记录人员，利用票据工作性质，能够明确上岗人员，明确个人工作量，准确录入。刘应学2010年4月19日2手工记录误差率高在三个子表中进行数据有效性序列输入法。误差率≤5%将各种固定数据进行数据有效性序列输入，去除错字、别字等现象，达到零误差。杨琨2010年5月8日3手工汇总误差率、重复核对率高制作电子版月考勤表，绩效考核表。误差率＝0重复率＝0制作两个母表，通过EXCEL公式，实现数据汇总自动化，无需重复核对。丛培丽2010年5月10日4数据无共享5个电子表格中重复出现的数据做数据连接。重复录入次数≤1%5个表格中重复出现的数据，通过公式进行自动连接，重复使用，不重复录入。吴灵丽2010年5月15日5EXCEL电子表格无关联将5个电子表格用各类公式进行数据关联月度报表自动计算率≥95%通过公式实现各表格间的数据关联，通过数据共享自动生成母表数据。刘怡2010年5月19日6数据汇总时间长自动化生成数据与系统后台数据相符数据汇总统计时间≤1小时通过改变汇总方法，减短汇总时间。周常芳2010年5月23日七、对策实施对策一：制作电子版《日考勤表》、《工作量表》、《百分考核表》，实现原始数据录入电子化。1、《日考勤表》如上图所示，在原考勤表的基础上制作了新型的EXCEL日考勤表，添加了后勤、票据、小夜、中班、大夜等适合收费站数据统计的项目，并用各种（文字）代替符号记录。2、《工作量表》如上图所示，制作了工作量表，将每天每个班次的票据员、班长、收费员的相关信息进行录入，其中包括：人员姓名、收费量、发卡量。3、《百分考核表》由上图所示，制作了百分考核表，将每月的百分考核的相关信息进行录入，其中包括：日期，姓名，加减分依据及内容，加减分。实施结果确认一图一：新型电子报表测试用时综上所述：1、通过改变录入人员，利用票据员工作性质，可以明确记录上岗人员、个人工作量等数据。2、利用文字代替原始符号，可以提高录入速度。通过以上两种方法，很好的解决了符号查找繁琐，确定员工班次时间长的问题，达到了平均输入速度52.67字/分钟，超过了目标值，达到了要求。