纸质档案数字化

档案信息化建设甘肃省档案局顾世文2017年3月档案信息化建设一.什么是档案数字化二.什么是档案信息化档案信息化建设档案数字化是通过计算机技术、高速扫描技术、缩微与声像档案的数字转换技术、影像技术、数据库技术、数据压缩技术、数字存储技术等，将传统载体档案的目录与内容（包括文字、图像、声音、实物）等转换成计算机可以识别的数字形式，形成档案信息数据库的过程。档案数字化档案信息化建设在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。档案信息化档案信息化建设一.档案数字化一、档案数字化DA/T18-1999档案著录规则DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范DA/T52-2014档案数字化光盘标识规范DA/T43-2009缩微胶片数字化技术规范《甘肃省纸质档案数字化操作规范（试行）》档案数字化应遵循的相关标准规范一、档案数字化1.纸质档案数字化；2.照片档案数字化；3.缩微胶片数字化（缩微档案的数字化及其与数字档案之间的相互转换）；4.声像档案的数字化以及实体档案的影像化处理；5.图纸档案数字化。档案数字化对象一、档案数字化（档案数字化对象）扫描方式：主要采用黑白（二值）方式扫描。当黑白方式扫描清晰度较差时，采用灰度方式扫描，灰度方式一般采用256灰阶。扫描分辨率：分辨率不低于150dpi。增减的程度以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰可见为准。文件存储格式：TIFF或JPG；(1)纸质档案数字化一、档案数字化（档案数字化对象）扫描方式照片可选择彩色或灰度两种方式扫描，必须保留彩色时才采用彩色方式扫描，黑白照片采用灰度方式扫描。(2)照片档案数字化一、档案数字化（档案数字化对象）照片档案数字化流程图一、档案数字化（档案数字化对象）转换方式：使用缩微胶片转换仪器讲行缩微胶片的数字化工作。缩微胶片的构成方式采用“高对比”，保存方式采用“黑白”方式。(3)缩微胶片数字化一、档案数字化（档案数字化对象）转换分辨率：对于一般缩微胶片，转换分辨率采用200dpi；对于16mm胶片其分辨率不低于200dpi；35mm胶片其分辨率不低于600dpi。文件存储格式：转换的图像为TIFF格式。缩微胶片对象选择：转换应尽量采用母片来进行。一、档案数字化（档案数字化对象）采样频率：音频档案数字化选用44.1kHz作为声音采样标准。DVD中的声音选用48kHz。文件存储格式：WAV或MP3。(GB18894-2002电子文件归档与管理规范)(4)音频档案数字化一、档案数字化（档案数字化对象）音频档案数字化流程图一、档案数字化（档案数字化对象）文件存储格式：影像档案数字化选用MPEG2或者H.264格式①作为影像存储标准。如采用MPEG2格式，建议其标清码流大于12Mbit/s，高清码率大于50Mbit/s。(5)视频档案数字化一、档案数字化（档案数字化对象）视频档案数字化流程图一、档案数字化（档案数字化对象）扫描方式：图纸档案采用黑白或灰度扫描方式，必须保留彩色时采用彩色方式扫描。(6)图纸档案数字化一、档案数字化（档案数字化对象）馆藏目录②档案文件全文馆藏资料全文按档案内容分一、档案数字化（纸质档案数字化）纸质档案数字化流程档案接收、档案编页、档案扫描、图像处理、档案复原、目录建库、数据质检、数据挂接、档案归库、数据备份、成果移交一、档案数字化（纸质档案数字化）纸质档案数字化加工流程图一、档案数字化（纸质档案数字化）1.档案接收档案加工人员从委托方把需要加工档案接收过来。要求：①加工方接收档案时一定与委托方档案库房管理人员做好档案的交接工作,接收档案负责人与委托方移交人员须当面逐册清点核实后,并在«出入库登记簿»中认真填写出库一、档案数字化（纸质档案数字化）1.档案接收情况,包括调卷日期、全宗号、目录号、案卷号(逐卷)等,双方签字认可后方可出库。②接收委托方出库档案后,指派专人负责再次进行清点,区分涉密与非涉密档案,并做详细登记,分别存放于指定的档案柜中。以利于后期编页、扫描、质检人员的使用。一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描对加工档案进行拆卷、扫描。要求：①扫描人员在领取档案时,必须填写«领卷登记表»。②对要加工的案卷进行拆除,拆除装订物时应注意保护档案不受损害。③扫描模式选择：扫描模式一般有黑白二值,灰度和彩色模式三种。页面字迹清晰,纸张无底色,一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描不带彩色图章的档案,可采用黑白二值进行扫描;字迹清晰度差,纸张有底色,带有插图的档案,可采用灰度模式扫描;对于红头文件、印章和带有彩色图片的档案,适于用彩色模式或灰度模式进行扫描。具体的扫描模式可根据委托方的需求来进行扫描。一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描④扫描分辨率：原则上以扫描后形成的图像,清晰度、失真度不影响利用为准。采用的分辨标准为：黑白值：不低于200dpi;灰度值：不低于200dpi;彩色值：不低于150dpi。此数值只作为参考,实际工作中分辨率可根据档案的具体情况进行调整,如文字偏小、清晰度差时可适当提高分辨率。一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描⑤存储格式：委托方没有特殊要求的,原始图像一般以JPG格式为主,图像处理后可加工成PDF格式③进行挂接。⑥扫描完成的档案要按照加工前档案的页码顺序排好,仔细检查不得遗漏纸张。一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描⑦对涉密的档案进行扫描,须具有涉密资格的专人进行扫描,扫描过的档案由专人装订。每日工作完成后,未处理完的档案应交回保管人员保管,个人不得留存。一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描（图像文件的命名）以卷为单位原始图像（JPG）命名：全宗号-目录号-案卷号-文件号-张页号.jpg001-001-0001-0001-0001.jpg(第一页)001-001-0001-0001-0002.jpg(第二页)一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描（图像文件的命名）以卷为单位提供利用图像（PDF）命名：全宗号-目录号-案卷号-文件号.pdf（档号.pdf）001-001-0001-0001.pdf(第一件)001-001-0001-0002.pdf(第二件)一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描（图像文件的命名）以件为单位原始图像（JPG）命名：全宗号-年度-保管期限-问题或机构代码-件号-张页号.jpg001-2015-Y-BGS-0001-0001.jpg(第一页)001-2015-Y-BGS-0001-0002.jpg(第二页)一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描（图像文件的命名）以件为单位提供利用图像（PDF）命名：全宗号-年度-保管期限代码-问题或机构代码-件号.pdf（档号.pdf）001-2015-Y-BGS-0001.pdf001-2013-D30-RSC-0002.pdf一、档案数字化（纸质档案数字化）3.档案扫描（图像文件的命名）以卷为单位原始图像（JPG）命名：全宗号-目录号-案卷号-文件号-张页号.jpg001-001-0001-0001-0001.jpg(第一页)001-001-0001-0001-0002.jpg(第二页)一、档案数字化（纸质档案数字化）4.图像处理对扫描图像数据进行处理及校对,确保图像完整无误,并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。要求：①对于图像倾斜的、颠倒的,要纠偏及旋转;一、档案数字化（纸质档案数字化）4.图像处理②对于图像中有影响图像质量的躁点,黑点、黑线、黑框进行去污,彩色模式扫描的图像应进行裁边,去除多余的白边。档案数字化图像的去污,应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。一、档案数字化（纸质档案数字化）4.图像处理③发现扫描图像漏扫、扫重、扫描图像的页号与原文不符的,要对漏扫的进行补扫,扫重的把多余的图像删除,扫描图像的页号不符的修改成与原文一致的。④图像处理中发现图像模糊,图像不全现象,要及时补扫。一、档案数字化（纸质档案数字化）5.档案复原扫描完成后,拆卷的档案要及时恢复原貌。要求：检查档案的排列顺序不变,不错页、不漏页,保证装订完成档案的整齐性和完整性。一、档案数字化（纸质档案数字化）6.目录建库为数字化的档案检索而建立必要的目录数据库。要求：根据档案管理软件的要求,对档案形成的目录逐件进行录入,要详细的录入每一份文件的各种必录项,按照录入规则、要求录入。文字准确、无漏条、漏字情况。一、档案数字化（纸质档案数字化）7.数据挂接、质检按照档案管理软件的要求对目录和原文进行挂接和质检。挂接的方法有两种：一是手工挂接,打开一条需要挂接的目录,在目录中有挂接原文的选项,点开后从浏览选项中找到需要挂接的原文,点击确定后即可完成手动挂接;一、档案数字化（纸质档案数字化）7.数据挂接、质检批量挂接是指档案管理软件中内嵌的批量挂接程序或配套的外部挂接程序,根据一定的规则一次性批量完成目录与原文的挂接。特别提醒：手工挂接可以边挂,边质检,批量挂接前最好先质检,再挂接,否则,出现大量的挂接错误,将会是一件很头疼的事。一、档案数字化（纸质档案数字化）7.数据挂接、质检要求：①扫描图像质检：检查图像的完整性,偏斜度,清晰度等,发现文件漏扫的应及时补扫。对文件命名错误,扫描格式错误的要及时进行调整,并提醒扫描人员避免此类错误的发生。对不符合质量要求的图像文件要重新扫描。一、档案数字化（纸质档案数字化）7.数据挂接、质检质检人员在质检过程中对发现的问题和处理意见填写质检单。项目完成后,所有质检单要按案卷顺序统一装订成册,填写项目名称、日期。由项目负责人上交中心保管。一、档案数字化（纸质档案数字化）7.数据挂接、质检②目录质检：检查目录文字的是否准确,录入项是否正确。③挂接质检：检查目录所对应的原文是否挂接正确,有无缺页、拉错、缺条等情况,发现问题及时更正。一、档案数字化（纸质档案数字化）8.档案归库将质检完成的档案归还给委托方。要求：根据«出入库登记单»清点、核对(涉密档案要专人清点到页),填写详细的入库登记,由双方管理人员签字确认后归还入库。一、档案数字化（纸质档案数字化）9.数据备份加工完成的数字化成果要及时进行备份。要求：备份一般分为硬盘(或移动硬盘)备份和光盘备份,要同时使用这两种介质备份。光盘备份时要选用质量好DVD光盘或是档案专业级光盘,一般备份２套。一、档案数字化（纸质档案数字化）9.数据备份硬盘备份要选择全新没有使用过的硬盘。备份数据要检查是否完整,能否使用。对刻录好的光盘要制作光盘清单。刻录失败的光盘要统一交由委托方处理。涉密数据的备份要进行加密,严格控制接触范围,要有专人保管,单独存放。一、档案数字化（纸质档案数字化）10.成果移交加工方制作验收报告及数字化加工成果移交委托方。要求：加工方制作数字化验收报告及数字化成果清单登记表一式两份,移交委托方验收。验收合格后,委托方在验收报告中签字盖章,加工方的设备根据委托方的要求进行相应处理后撤出工作场地。④档案信息化建设二.档案信息化二.档案信息化电子文件接收与检测平台（政务网）数字档案馆系统（档案馆内网）电子档案共享平台（政务网）浙江省馆档案信息化系统建设二.档案信息化设计背景：是各级档案局馆通过政务网对档案室进行集约式管理提供的一个有力工具，该系统通过“数据物理集中、权限逻辑分离”的基本思想，使每个档案室就像拥有一套自己的档案管理系统，实现档案的收集、整理、鉴定、利用等活动。甘肃省电子档案接收利用系统二.档案信息化甘肃省电子档案接收利用系统总结构图二.档案信息化套别：A-封存保管B-查阅利用C-异地备份电子档案移交与接收办法（档发〔2012〕7号）档案信息化建设