费用报销流程的规定

1费用报销流程的规定一、目的为了规范公司的财务报销流程，根据国家有关财务政策、法规，结合公司《费用报销管理办法》和《财务管理办法》的相关规定，本着加强资金管理，提高资金的使用效率，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。二、职责、规定各项费用按统一程序、统一标准、统一审批进行管理。费用的报销审核分为真实性审核和准确性审核，单位负责人（副总）为本单位费用支出审核的第一责任人，对其费用报销的真实性负责，财务部门为费用报销标准审核的第一责任人，对其费用报销的准确性负责。（1）经公司领导、财务部门审批或审核发现费用报销有弄虚作假的，除不报销该项费用外，按虚报金额的100%处罚部门负责人，按虚报金额的100%处罚费用报销人。弄虚作假是指实际发生费用少于审批额度却以审批额度报销的、费用不是本部门发生却以本部门名义报销的、报销票据为虚假或失效票据的、未发生费用开支却填报费用报销单据的等。（2）经集团财务部内部审计发现开支标准审核不严，对超过规定标准部分，40%处罚财务部审核负责人、60%处罚财务部审核会计；审计发现在费用报销中有弄虚作假的，对多报、重报的金额按虚报金额的100%处罚单位负责人，按虚报金额的100%处罚费用报销人。三、报销依据报销票据应是合法有效的原始凭证。票据粘贴必须用公司统一印制的报销单，分门别类，一事一填，注明事由，填制事项应准确、真实、完整，所有费用要求在发生后一周内报销。若单据粘贴不合规，或审核程序不完整，或超过报销限时一周以上，且不能提供正当理由，财务部门拒绝报销。（一）不符合规定的发票是指：1、开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制；2、填写项目不齐全；3、内容不完整；4、字迹不清楚；25、没有加盖财务印章或发票专用章；6、伪造、作废以及其他不符合税务机关规定的发票。（二）发票基本要素完整性规定：发票上开票日期、客户名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额，开票人等项目均要按规定要求完整填写；项目不完整一般要开票单位补填；增值税专用发票还应具备纳税人、税务登记号、适用税率、应纳增值税额等内容。经办人索取发票时应认真审核以下内容1名称：XXXXXXX（不得简写）2日期：年、月、日必须清晰。3项目：内容要单列写清楚（不能笼统的写某类商品：如办公用品、机械配件等），单价、数量要据实写明。多种物品时应分别写明单价、数量或另附清单。4金额：大、小金额要准确相符，不能作任何涂改或盖章处理。5发票必须有开具发票单位的印鉴（公章、财务章）及开票人的签章。6发票不许有涂改痕迹，否则视为无效发票。关于附件清单在绝大多数情况下报销凭一张发票是不够的，清单、发票附表等资料作为发票付款依据，用以进一步说明付款的必要性、合理性、合法性。对于取得的定额发票必须附清单。如工作特殊需要购买物品无法取得合法发票时，须对方出具有销货方印章的销售清单及收款证明（销货方姓名、电话号码），并且要由经办人、验收人、分管领导签字同意后视同合法有效凭证办理报销。否则视为无效票据，财务不予报销。四、报销流程1、经办人负责按照公司规定填写相关单据，要求字迹清楚，填写完整、准确，原始单据粘贴或夹订整齐；2、部门负责人负责对该付款事由的业务内容、真实性进行审核；3、副总经理负责对该付款事由的真实性进行审批4、财务部负责对该付款单据的合法性、合规性、一致性等进行审核；5、总经理对所有付款进行审批。6、出纳对该项付款最终审核后付款。报销流程操作方法：需事前请示或履行审批手续的，按规定请示和审批；经办人3填写报销单，交所在部门负责人审核；财务部会计审核报销标准和金额；业务分管的公司副经理审核或审批；财务负责人审核；公司总经理审批；出纳员核实后付款。五、付款业务（一）、借款管理规定1、出差借款：出差人员凭审批后的《员工出差审批表》按批准额度办理借款，出差返回后5个工作日内办理报销还款手续。2、其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。3、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。4、借款销账规定：（1）借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。5、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。（二）日常费用报销制度1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。2、费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字（必须注明业务内容→副总经理审核→财务部门复核→总经理审批→出纳报销。3、交通费在标准内据实报销。乘坐火车、汽车、轮船过夜，如未购允许乘坐档次的票，可按实际乘坐票票价的50%发给交通补助。公司高管出差可乘飞机，其余人员如因特殊情况报经总经理批准，可乘坐飞机，报销时须将事前由公司领导批准乘坐飞机的出差审批表附在机票后,机票由办公室统一订购。市内交通以公共交通(公交车或地铁)为主,如遇紧急情况或特殊情况,经电4话向部分主管申请后,可搭乘出租车费。单位派车的，不报市内交通费和出租车费。乘坐标准如下：业务招待费业务招待费包括：招待来访客人的茶叶、水果、饮料等费用；宴请客人（包括工作餐）的用餐、食品、酒水等费用；赠送客人、客户的纪念品、礼品等费用。公司用于接待来访客人的茶叶、水果、饮料等统一由办公室负责购买、保管、发放及费用控制。以公司名义制作的纪念品，礼品，统一由办公室负责订做和管理，各部门需领用时，按办公室有关规定办理领用手续。公司年末举行对外联谊活动所需费用，或公司举办大型活动的费用由办公室和财务部集中管理、联合控制。各部门确因工作需要，必须宴请的，按下列原则和办法办理。（1）业务招待费开支应坚持合理、勤俭节约的原则；（2）限制陪餐人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数；（3）严格执行公司制定的宴请标准；（4）必须事先填写招待费审批单，并经批准；如遇特殊原因未事先办理审批手续的，须口头申请，并于次日补办手续。（5）凡违反上述原则，未事先申请或突破申请标准的宴请，财务部有权拒绝报销并向公司总经理反映。招待费报销必须有明确的事由、一事一报，由经办人凭《招待费事前审批单》、用餐发票、结算单，填制费用报销单，依照报销程序报销。实际开支超过《招待费事前审批单》审批的金额，需事前报经业务总经理、分管副总同意追加金额，否则财务部门不予报销。招待费标准为：客户重要来宾重要客户一般客户特殊客户标准（含酒水）每位每餐每位每餐每位每餐总经理审定金额200元以内100元以内60元以内5附表一：业务招待费事前审批单（样式）接待单位：申请时间：年月日接待事由：就餐客人数人、陪员人数人用餐限额元（含烟、酒水)以内用烟标准：用酒标准：总经理：分管副总经理：部门经理：经办人：5、办公物资采购公司物资供应部负责办公设备、设施、大批办公用品的采购；办公室负责招待性烟酒及零星办公用品的采购、发放、保管等工作。（1）、办公桌椅、电脑、传真机、打印机、家俱、电器采购流程①由物品使用单位提出物品申购报告，部门负责人签字后送办公室负责人审核汇总，总经理审批后交由物资供应部采购。②单件商品价格500元以上和一批次采购金额在2000元以上，需由物资采购员提交物资采购询价清单(自制)，清单包含三家以上（含三家）供货商的名称、地址、联系人、联系方式、商品规格、供货价格、交货方式和结算方式等内容，在比质、比价、比服务的基础上，由物资供应部负责人决定供货商。单件价格20000元以上、一批次采购金额在50000元以上，需采用招标采购方式（特殊情况下请示公司总经理同意）。③公司办公室文员依据物品申购报告、采购发票，入库实物，填写入库单，登记办公物资台帐。入库单须注明品名、型号、数量、单价、金额，电脑等设备应注明配置标准。④办公室文员依据发票、费用报销单、物品申购报告、物资采购询价清单、入库单，交公司办公室负责人审核、主管副总审批、财务经理审批、财务部复审后报销。出纳付款时，按《现金管理条例》规定采用转帐支付方式，支付现金需征得财务部负责人同意。6⑤办公室文员每月底应对库存物资进行盘点，填制办公物资盘点表，送财务部一份。财务部应派员监盘，确保盘点的真实、准确。（2）、办公用品采购流程①根据公司各部门对耗材、用纸、用笔、用墨、胶水、记录本等办公用品用量，计划采购周期、采购量，保持适当库存。②采购时参照办公桌椅、电脑、传真机、打印机、家俱、电器采购流程。③办公室文员每月底应对库存物资进行盘点，填制办公物资盘点表，送财务部一份。财务部应派员监盘，确保盘点的真实、准确。办公室文员应每月编制物品领用明细表，财务部复核后分摊费用，内部通报。报销时间的具体规定为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：财务报销：公司财务部每周三为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。本制度解释权归公司财务部。本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。