日企采购业务指导书

1/14文件编号XCXCG-W-005-01.b社外密采购业务手顺书厦门富士电气化学有限公司2/14XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课制定版数REV.年月日承认调查担当第1版-2005.10.14姚晓丽改定版数REV.年月日承认调查担当记事第2版a2008.08.18全面变更第3版b2010.10.204M变更相关第4版c第5版d第6版e第7版f第8版g第9版h第10版i3/14XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课一、适用范围:部品材料，捆包副材,设备，治工具等。但通过GLOVIA或PGLOSAS发注的材料,其管理方式与本手顺书有出入的部分请依照《GLOVIA操作手顺书》或PGLOSAS系统的要求实行。二、购买的主要业务新品制作，样品交付图面的发行与管理供应商的评定及交易合约的签定采购过程供应商的管理价格的管理不良品的处理借予供应商的材料、模具及设备的管理对帐请款保管期限变更品的处理采购业务的具体流程参照附件（9）《采购业务流程图》4/14XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课新品制作，样品交付1.新品制作：技术部门将部材的外观、规格、品质等要求及估计使用量提供给采购，由采购委托适当厂商报价，根据报价及其他情况选择合适的厂商进行样品认定，必要时，价格可与技术部门一起协商决定，有图面的材料在报价及样品制作时应提供“参考图”给厂商，正式生产时发行“出图”的图面，具体方法请参照下一章节。如需制作模具的,应要求技术部门填写《模具报价、制作申请书》（附件1）。2.样品认定：样品随同《购入仕样书》（若有）在送至品管或技术部门前应先行登记，无论认定合格与否，都应向技术部门索取样品认定报告，同时通知供应商。样品认定合格后，方可下单（除免检品外）。《购入仕样书》及样品认定报告采购人员应予以妥善保管。3.设计品改版：由技术部门发出变更联络票，采购担当接收后应立即确认该品的注残、厂商的在库状况、更改的内容厂商能否接受等相关情况填入变更联络票，以供技术部门在决定变更时参考。采购在收到正式更改的联络后，确认版数变更的时机，保证订单的部品版数的正确性。改版之后的部品应视为新品，重新样品认定和报价。5/14XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课图面的发行与管理1.外部发行给采购课的文件、图面要分类放入各相应的文件夹，必要时应登录在相应的目录上。2.对于向社外发行的图面、文件具体规定如下：由厦门FDK技术部门正式发行的文件、图面，受领后选取要发行的图面、文件，将其复印后，在其正面上盖上“出图”和“发注用”印章成为正式图面发行给供应商。供应商保留图面，并在《文件发行、受领、回收管理台帐》上签名或盖章后交还采购课保存。供应商根据发行的图面、文件要求，生产符合我司要求的、合格的产品。技术部门将图面差替时，采购应将旧版的图面废弃，将新版图面放入文件夹，并做相应的记录，同时将新版图面发行给厂商，发行手续同上，但复印后的图面需要盖“差替”和“发注用”章。3.技术部门将不生产不使用的图面回收时，采购课应通知供应商废弃。4.从日本方面接收到的文件、图面一定要经由技术盖章发行后方可发行给供应商。5.若因为报价或做样品需要将图面给予厂商时，需将图面复印后盖上“参考用”印章，不需要做受领记录，或者用邮件发给厂商。6/14XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课新供应商的评定1.新供应商采用前应先行评价①填写《供应商基本性评价结果报告》，如有条件，采购人员应到厂商进行实地考察，按照实际情况填写；如不能实地考察，可由供应商填写，传真或邮件传送至采购后，提交至品管部门，由品管部门确定是否要进行体系评审和样品评价。具体按照一体化体系程序文件《033供应商控制程序》XMFDK-CX033-1.0实施。2.以上评价合格后①发行一体化体系程序文件《037供应商含有化学物质控制程序》XMFDK-CX037-1.0的文件给供应商,要求对方按照文件要求执行。同时做好文件发行记录。②传达《对供应商/承包商的要求事项》给供应商，具体按照一体化体系程序文件《013对相关方施加影响控制程序》XMFDK-CX013-1.0。③签定《供应商交易合约书》（附件4），厂商应将签定后的合约书与合约书内要求提交的资料一并提交至采购课保管。3．以上要求适用于部品材料和捆包副材，设备治具类供应商可不执行以上规定，但其选定必须由采购课长承认,如需提供样品，须等样品试用合格后方可采用。对于治工具和消耗品若有临时采购,可免予承认。7/14XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课供应商的管理1.与供应商开始交易阶段，采购人员应就双方交易的流程、门禁规定、货物接收方式等其他注意事项对供应商进行指导，并通知我司相关部门。2.采购将材料规格的要求（图面等）发行给供应商，若供应商有不明之处，由采购请求技术部门予以说明或指导。3.因材料制作需要，借予供应商的材料、设备、模具等需进行管理，详见《模具的管理》4.收集整理供应商资料，根据材料类别建立文件夹。5.供应商有重要的事件访问或会议时，应做访问或会议记录并存档。会议记录使用公司固定的格式。6.将供应商按材料类别建立《供应商一览表》（附件6），每一年更新一次，并由课长承认。7.每3年对供应商的基本情况调查一次，并存档。详见一体化体系程序文件《037供应商含有化学物质控制程序》XMFDK-CX037-1.0的要求。同时将评价结果及相应措施通知供应商,鼓励其积极改善。8/14XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课采购过程1．部材的采购流程①采购课担当人员收到购入申请书后,确认申请书是否有部长以上人员承认印,并确认申请书上提出的材料必要量、纳期是否合理，若有问题,及时与生管联络。②按照申请的具体要求发注订单，第一制造部门使用P-GLOSAS,第二制造部门使用GLOVIA系统。③根据生产管理要求的交期向厂商发出纳期确认书,并督促厂商在协议书规定回复期限内回答,传真或电子邮件方式均可。④厂商的回答入手后,及时与生管联络,有问题的部分与生管协商，不合时应及时向上司汇报,以寻求解决的方法。⑤部材入库:以增值税方式购入的部材，由厂商直接送至仓库;以转厂核销方式购入的部材,应先通知物流课做相应的报关手续,再由厂商或物流安排送入仓库;国外采购的部材,收到厂商传真的发票和装箱清单后,复印给物流相关人员作报关准备用,若交货条件为送货至香港邮船,货物到达香港邮船后由采购担当根据生产情况安排从香港至厦门的运输方式.货物到达厦门并办完报关手续后,由物流课将货物送至仓库.货物抵达仓库后.由资材课接收，确认数量并做受入处理；由受入检查课确认外观品质等。如有包装破损情形,应确认破损原因及责任归属,并及时联络相关部门进行处理。采购担当应随时确认检查进行情况，以保证生产需求。采购课根据订单和纳入情况，月末做成请款明细,向财务课请款。2．若供应商要求提供予估量,担当者可根据生产计划提供,但只作为供应商备料参9/14考之用。XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课3．由于供应商的交货延迟，产生的额外的运输费用由供应商承担，造成的停工待料费用应向供应商请求。4．捆包副材的采购流程(捆包材料种类代码为B,副材材料种类代码为C)①新品在样品试用合格后方可发注,图面改版或规格变更之后的部品应视为新品，重新样品认定和报价。要做模具或需要发行图面的,手续同部品一样。②采购课担当人员收到购入申请书后,确认申请书是否有经理以上人员承认印,并确认申请书上提出的材料必要量、纳期是否合理，若有问题,及时与生管联络。按照申请的具体要求发注订单，追踪交货期，入库时，捆包材由制造部门接收,副资材由资材课或制造部门接收，确认数量，采购课将送货单与订单核对,若无问题,根据订单向财务课请款。5．消耗品、治工具等采购流程(治工具代码为G)消耗品治具类根据物品购入申请书(必要时附上图面),报价订购，各申请人负责接收，临时采购的物品不必做采购订单，若购买的物品杂乱也可特许不做订单。治工具采购流程参照共通管理规定（社内治工具及机器设备零配件现地制作管理规范）。6．材料购入申请书及采购订单的编号GLOVIA做的申请书及订单由系统自动生成，手工制作的按照下列方法填写：①SM部门的部品材料购入申请书编号:□□□□□□□□□□□部门种类年月流水号采购订单编号：前面与申请书一致，后面追加厂商编号，若不止一张，就加注一如：PSA0102001A-1订单中必须具备以下要素：发行日，订单号码，供应商名，联系人，电话，品名，规格，单价，数量，纳期，金额，及其他需注明的要素。10/14②治具及消耗材XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课购入申请书编号:□□□□□□□□部门种类月流水号采购订单编号与申请书一致。7．订单更改和取消的方法详见一体化体文件（CX028采购管理规范）8．材料在保税、非保税方式发生变更时，应填写《保税/非保税变更联络票》（附件2），以便物流报关和制造区分管理。纳期管理1.采购担当应掌握好每个供应商的LEADTIME,提前下单给供应商,确保每个订单的材料能在合理的交货期内纳入。若生产计划突然提前、增加、减少，采购担当应及时通知相关供应商作出相应的变更，并将供应商的情况及时汇报给生产管理部门。2.材料纳入管理方法采购按照供应商要求的LEADTIME提前订货，并要求供应商按照订单交货期制作好材料。生管每周提供生产需求量,采购按照生产需求量要求供应商每周交货。若有部分供应商不能配合上述方式，则按照订单的交货期交货。不能满足生产需求时，应及时联络制造及相关部门，寻求解决的方法。11/14XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课价格的管理1.采购担当应对物品的报价，应有充分的认识，了解其价格构成及市场动向，取得最恰当的价格，原则上须取得2~3家以上的报价，进行比较。2.每半年进行一次降价，报价由课长承认后登入系统。但对于生产量急增或市场行情变动较大，或其他特殊要求时，可随时要求供应商降价。3.报价单中必须详细注明：品名，规格，价格条件，货币单位，最小量，交货方式，交货期，付款条件等项目，报价必须由课长（或以上或其代理人）承认后方可发注。4.对于申请部门已取得的报价必须进行确认，保证其合理性。5.必要时，可请求购买统括支援，以集团的采购量集中要求供应商降价。不合格品的处理当采购的物品发现不良时，应积极配合品管，与供应商交涉,分析原因，寻求对策。同时与供应商协商不良的处理方式，尽量在当月内处理完毕。1.部品的处理详见一体化体系文件（CX022不合格品的管理规范，CX007特别采用处理规范）2.副材或其他物品应视具体情形，以不影响生产出货为前提，配合相关部门，考虑退货或交换等措施。3.若特采,可根据材料不良原因或不良程度实行扣款,比率为原价的3~10%。12/144.4．若由于供应商产品不良所造成的损失或发生的费用应向供应商请求。XIAMENFDKCORPORATIONXIC-W-005-01.b管理部门采购课借予供应商的材料、模具及设备的管理1.模具的制作：根据模具申请书要求报价，并签定模具协议书，登入模具保有台帐（附件10）。2.模具的支付：模具完成，材料样品合格后，作成模具费用支付台帐。3.借用手续：应生产需要，需借予供应商材料、模具、设备时，应填写《借用证明书》（附件7）。4.盘点：借予供应商的材料应一个月盘点一次，模具及设备原则上一年进行一次盘点。若不能实施实地盘点，由各采购担当将台帐传真至供应商，供应商确认完毕签回。5.废弃处理：因生产终止时，采购担当应作成处理通知书，通知供应商将材料、模具及设备交还，若以毁坏的方式处理