WPS表格操作教程详解

WPS表格操作教程详解第一章WPS表格简介WPS表格是WPSOFFICE2007的三个组件之一，它是一个电子表格软件，类似于微软公司的Excel，是应用众多的电子表格类处理软件之一。一个WPS表格文件就像是一个账本，这个账本有64页厚，每页的页面上都是一张表格。这个表格有65536行，256列宽。我们就是在这些表格中录入数据，这些表格的大小不是固定不变的，而是可以调整的，它的行高与列宽都可以调整大小。另外，我们不仅可以在表格中录入数据，而且还可以进行复杂的计算、统计、汇总，甚至生成图表，然后打印输入出。WPS表格启动后，界面如图1-1-1所示：图1-1-1WPS表格启动后的界面对于界面中的菜单栏、工具栏等我们暂不做介绍，我们从窗口中的表格开始说起。窗口中最主要的部分就是表格了，它由很多的行与列组成，这些行与列构成了很多的格，在WPS表格里面称为单元格，如上图中的很多小格，这些小格都是单元格。表格的列分别用A、B、C、D・・・・・・Z，然后是AA，AB，„„AZ，BA，BB„„等来表示，表格的行分别用1、2、3、4・・・・・・来表示，这个表格共有256列，65536行，我们可以想像一下，这么大的一个表格足够我们存放下众多的数据，现实生活中我们哪里见过这么大的表格！每个单元格都有个名称，如A列1行，它的名称是“A1”，同样的道理，C列5行的单元格称为“C5”。单元格的名称可以在名称框中显示出来，单元格的名称框位于表格的左上角，如图2中红线标出来的部分，它显示了当前单元格的名称。单元格中文字的输入即可以直接输入，也可以在编辑栏中输入，图1-1-2中的蓝线标出来的就是单元格的编辑栏。图1-1-2WPS表格的名称框与编辑栏图1-1-2中，下部的紫色区域为页标签，这是64页表格中的3页，其它的可以通过菜单插入--工作表来实现。如图1-3。在图1-1-3中，又插入了2页，共5页。页数的多少可以根据需要来决定，如果显示太多却又用不到，显得特别的乱，因此表格页数是够用为佳。图1-1-3第二章WPS表格文字编辑（一）一、文字录入在WPS表格中的文字录入操作很简单，在WPS表格中有两种方法录入文字。第1种方法：首先点击要录入文字的单元格，然后直接用输入文字即可，如图2-1-1。图2-1-1第2种方法：选中要录入文字的单元格，然后将光标移至编辑栏中，在编辑栏中输入要录入的文字，如图2-1-2。图2-1-2这两种方法都可以实现文字的录入，但第1种方法还直观，第2种方法适合录入较多的内容。另外，录入公式时也常在编辑栏中录入。通过以上，我们可以在表格中录入任意的内容，如图2-1-3。图2-1-3一点注意事项：我们输入下列内容，如身份证号码、1/4、001等，对于这样的内容，wps表格会智能优化，身份证号码由于数据过大，它会以科学计数法的形式显示，1/4会显示为1月4日，001会显示为1。对于这种情况有时很方便，但有时我们想输入什么就显示什么，此时可以先输入单引号“'”，然后接着输入即可，此时wps表格2007将不会再自作聪明。二、复制与粘贴对于复制与粘贴，相信很多人都会，就是选中要复制的内容后，点击菜单编辑---复制，然后将光标移动目标区后，再点击菜单编辑---粘贴，即可以完成复制操作。此处对复制不做过多的介绍，主要介绍一下复制前的选择。1.选择单元格点击要复制的单元格，那么该单元格即处于被选中状态。然后进行复制与粘贴操作即可。2.选择多个单元格如图2-1-3所示，如果要选择A3到D3，即A3：D3，那么将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：D3将被选中，效果如图2-2-1所示。图2-2-1选择A3：D4，将鼠标在A3格中点击一下，然后按下鼠标左键，向D3格中移动，那么A3：D4将被选中，效果如图2-2-2所示。图2-2-2选择A2，B2，B3，C4这4个单元格，这4个单元格不连续，用上述方法是选择不了的。此时需选按下CTRL键不松手，然后用鼠标逐个点击这4个单元格，那么这4个单元格将被选中，如图2-2-3所示。图2-2-33.选择整行点击要选择的行号，那么该行整行将被选中。图2-2-44.选择多行如要选择第1到第3行，我们可以点击行号1，然后将鼠标向下拖到，拖到第3行，那么第1至第3行将都被选中，如图2-2-5。图2-2-55.选择整列点击要选择的列标题，如B，那么B列将被选中，如图2-2-6。图2-2-66.全选也就是选择整个表格，点击A列左端，1行上端的全选按钮，如图2-2-7所示，点击此按钮，即可全选。图2-2-77.复制与粘贴选中后，即可对选中的内容进行复制与粘贴了，粘贴时，注意被粘贴区域，被粘贴区域要与选择区域相同，如果不愿意再选择被粘贴区域，可以点击目标区的任一单元格，然后按粘贴按钮即可。对于整行或整列这种情况，一定要点击第1个单元格，否则不能粘贴，具体过程略。图2-2-8是一个进行了复制与粘贴操作的例子。图2-2-8图2-2-8中，黄色区域中的内容是完全相同的，此处进行了复制与粘贴操作。另外，B列与E列也是相同，此处进行了列复制。另外，我们还可以进行整个表的复制。三、表格行高列宽的调整在WPS表格中，行高与列宽是可以调整的，当我们输入的内容过多时，我们常需调整表格的列宽，有时为了美化表格，也常常要调整表格的行高与列宽。1.调整列宽如图2-2-6所示，A1单元格中的“河北省武邑县宏达双语小学”这几个字在A1格中是容纳不下的，它已经挤到C1格中去了，此时我们需要调整一下A列的列宽。方法1：将鼠标移动到列标“A”与“B”中间的竖线处，光标变成左右箭头状，此时按下鼠标左键，左右移动鼠标即可调整A列的宽度。如图2-3-1所示。图2-3-1方法2：选中A列，点击菜单格式---列---列宽，弹出列宽窗口，如图2-3-2所示，在列宽窗口中输入需要数值。如果输入的值不合适，多试几次即可。图2-3-22.调整多列的列宽选中多列，调整方法同上。这样调整后，被选中的各列列宽宽度相同。3.调整行高方法同调整列宽。略。4.最适合列宽如果选择了最适合的列宽，那么各列的宽度以刚好容纳各列内容为佳，操作方法见图2-3-3所示。图2-3-3最后效果如图2-3-4所示。可见A与B列的宽度正好适合A、B两列的内容，即不多余空间也能容纳的下。图2-3-45.列的隐藏如果我们不想要图2-3-4中的C、D两列，我们可以选中此两列，然后点击菜单格式―列―隐藏，那么CD两列将被隐藏，打印时也将不打印。操作后如图2-3-5所示。图2-3-5注意图2-3-5中，B列后面E列，中间的CD两列被隐藏。6.取消隐藏选中B、E两列，实际选中了B、C、D、E四列，然后点击菜单格式―列―取消隐藏，那么C、D两列将取消隐藏。第三章表格的美化对于前面我们所制作的表格，一般情况下，是不令人满意的，我们可以通过一些操作，使用表格更加美观，打印效果更好。一、对齐如图3-1-1所示，单元格中的内容有的靠左，有的靠右，看着有些不太美观，下面我们自己来调整一下这些文字的对齐方式。图3-1-1选中要操作内容区域，即A1：D3，然后点击菜单格式---单元格，打开单元格格式对话框，单元格格式对话框有6页选项卡，选择其中的“对齐”选项卡，界面如图3-1-2所示。图3-1-2在对齐页中，点击水平对齐的下拉按钮，从中选择居中，如图3-1-3所示。图3-1-3然后按确定按钮。完成后，我们所选中的区域中的文字将居中对齐，界面如图3-1-4所示。图3-1-4这是居中对齐，我们还可以仿着此方进行其它方式的对齐。如图3-1-5所示。图3-1-5另外，还有多种对齐方式，这里不再一一介绍。二、表格的合并与拆分图3-2-1如图3-2-1所示，对于第1行，一般情况下我们希望A1到D1变成1个单元格，另一方面，希望它居中显示，用句属语叫做合并单元格。选中A1：D1区域，点击菜单格式---单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页，选中合并单元格前面，然后按确定，如图3-2-2。图3-2-2那么选中区域的单元格将合并成1个单元格。效果如图3-2-3所示。图3-2-3合并后的单元格的名称为左上角的单元格的名称。如A1：D1这些单元格合并后，名称为A1。单元格合并后，再选中A1单元格，然后居中对齐就OK了。最终效果如图3-2-4所示。图3-2-4对于其它的合并操作，与此大同小异，如图3-2-5进行了多种合并，具体方法不再赘述。图3-2-5既然有单元格的合并，那就得有单元格的拆分了。选中要拆分的单元格，然后点击菜单格式---单元格，从弹出的单元格格式对话框中，选择对齐页，去掉合并单元格前面的“√”，然后按确定即可完成。三、设置文字的字体字号颜色字体字号颜色是文字操作中的最基础的操作，相信很多人都会，此处仅简单的介绍一点点。选中要设置字体的单元格，然后点击菜单格式―单元格―字体，弹出字体设置对话框，如图3-3-1所示，在此对话框中，我们可以设置字体字号颜色等。图3-3-1图3-3-2图3-3-2中设置了字体字号颜色下划线等，另外，我们还可以设置其它的很多内容，这里不再一一赘述。四、设置表格的边框通过前面的知识，我们已可以制作下面的表格，如图3-4-1所示。但此表格在打印时，只有文字，没有表格线的，图3-4-1用句属语来说，就是没有边框，如图3-4-2所示。图3-4-2如果打印时想打印边框，那我们还得设置一下表格的边框。选中A2：D6，然后点击菜单格式―单元格，从弹出的对话框中选择边框，界面如图3-4-3所示。图3-4-3在此处，我们可以设置表格的边框。点击外边框按钮，那么选中区域将增加外边框，如图3-4-4所示，可见A2：D6周围增加了外边框。图3-4-4同样的道理，我们点击图3-4-3中的内部按钮，那么选中区域将增加内部表格线，如图3-4-4所示。此时的表格已基本符合一般的需要了。打印时，也带有了表格线。对于边框的取消，我们可以重复点击这几个按钮，多试几下就知道了。图3-4-5另外，在设置表格边框时，还有一些常用的设置，此处，我们略作介绍。1.设置具体的每条边框在边框设置窗口中，有如图3-4-6所示的一部分区域，我们仔细可以看一下图中的文字说明部分。图3-4-6点击按钮1，可以设置顶部边框的有无。点击按钮2，可以表格内部横线的有无。点击按钮6，可以设置表格内部竖线的有无。点击按钮4，可以设置斜线的有无。其它的略。如图3-4-7，表格内部没有横线。图3-4-7图3-4-8，表格中添加了斜线。（表格中的斜线，我很少用。）图3-4-8对于其它的几个按钮的示例，我们不再介绍，读者可自己练习一下。2.设置线条样式表格线的样式一般情况是细实线，如果自己不喜欢，我们可以换一种样式，wps表格为我们提供了多种表格样式，如图3-4-9所示。图3-4-9我们先选中要采用的线条样式，然后再设置表格的边框就行了。如3-4-10所示。图中表格外框采用了粗线，内部横线采用了双横线。图3-4-103.设置线条颜色线条的颜色默认是黑线的，我们还可以更改为其它颜色。点击图3-4-9中下部的颜色下拉按钮，我们可以选中自己喜欢颜色。选中颜色后，我们再设置表格的边框线条，那么新设置的边框将使用新设置的颜色。如图3-4-11所示。图3-4-114.一点小技巧其实，我们设置表格边框时，很多时候没有必要选中全部内容。我们可以只选中一部区域，然后设置该部分的区域的格式。如图3-4-12，这一个图中的第6行与第7行之间的横线为双线，这一个设置时就只选中了A6：D7这个区域，然后设置成双横线就可以了。图3-4-12五、设置表格底纹底纹，实际上就是表格的背景颜色，设置好底纹后，可以使用表格更加美观，同时，也能对某些需特殊标识的内容作一标识。注：如果打印时，你的打印机是并非彩色的，那么打印出来可就难看了。下面仅以一个小实例来说明一下如何设置底纹。如上图3-4-12所示，选中A7：D7区域，然后点击菜单格式―单元格,选择图案页，如图3-5-1所示。图3-5-1选择单元格底纹的一种颜色，然后点击确定按钮。那么效果如图3-5-2所示。图3