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第1页第三部分Excel报表管理与数据分析Excel什么意思Excel的来历Microsoft推出了它的第一款电子制表软件-Multiplan，但在当时的MSDOS应用领域，却败给了Lotus1-2-3。这个事件促使了Excel的诞生，比尔盖茨召集了微软最高的软件专家奋斗三年，研发出了Excel。作为目前使用最广泛的电子制表软件，Excel经历十多次版本升级之后，功能早已不局限于制表。一、Excel主要功能和实用技巧（一）熟悉Excel功能区以报表管理的过程为导向，可以方便用户快速掌握Excel的操作界面和主要功能。（一）熟悉Excel操作界面第2页1.各个功能选项卡区---开始“开始”功能选项卡区主要属于在制表的基础功能。其中需要注意的是数据分类、表格样式和条件格式。2.各个功能选项卡区---插入“插入”功能选项卡区的按钮，主要是在表格中插入一个新的对象，这个对象可以是一个特殊的符号、艺术字或者特殊公式，又或者是一张汇总表，也可能是明细表，或者是一张插图、图表分析工具等等。3.各个功能选项卡区---页面布局“页面布局”主要设置纸质表格的主题风格和页面打印相关功能，例如纸张方向、打印区域、打印顶端标题行等等。4.各个功能选项卡区---公式“公式”功能选项卡区的功能，主要用于数据的运算。需要注意各类函数库、如何定义名称以及监视窗口。5.各个功能选项卡区---数据“数据”功能选项卡，主要用于进行数据的导入、更新、数据的排序筛选以及各种数据分析。重点掌握如何获取外部数据、高级筛选、分类汇总、以及数据有效性、合并计算、假设分析等数据工具的使用。第3页6.各个功能选项卡区---审阅“审阅”，就是报表的审校和阅读，重点关注批注的使用，单元格区域、工作表、工作簿的保护。7.各个功能选项卡区---视图“视图”，顾名思义，就是看到的图像，这里指的是Excel工作区的显示方式。常用的功能包括工作簿视图、冻结窗格、并排查看、切换窗口和宏。8.各个功能选项卡区---工具工具选项卡区，只有选中相应的对象时才会出现，比如表工具、图片工具、绘图工具、图表工具、数据透视表工具等等。主要是该对象的属性设置和相关工具按钮。各个功能选项卡区（二）实用技巧技巧一快速输入当前日期第4页进行数据记录时，常常需要录入当前日期。技巧二快速输入当前时间进行数据记录时，Ctrl+Shift+；可以录入当前小时、分、秒。技巧三快速输入本年度任意一天技巧四规范录入日期型数据第5页技巧五特殊格式的日期（一）步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→日期技巧六特殊格式的日期（二）步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→自定义→yyyy.m.d技巧七特殊格式的日期（三）第6页步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→日期→星期三技巧八系列日期的快速填充步骤：选中单元格→移动鼠标至右下角呈十字控制柄→拖拽技巧九日期的运算（一）输入日期后，向上拖拽第7页技巧十日期的运算（二）利用公式进行日期计算，后一日期减去前一日期，如果是当前日期，使用日期函数today（）学习思路日期的相关技巧思维导图案例综合演示日期的技巧第8页技巧十一快速输入字符串在数据录入过程中，直接在单元格中输入12位及其以上位数的数字后，系统会自动使用科学计数法；输入到16位以及以上数字时，后面的数字自动会变成0。为了准确输入身份证号、银行卡号等信息，必须输入文本字符串，而不能输入数字。技巧十二设置文字方向步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→对齐→方向技巧十三自动换行步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→对齐→文本控制第9页技巧十四强制换行Alt+Enter技巧十五斜线与单元格分割在制表过程中，如果单元格中添加一条斜线，通过单元格格式中的边框设置即可完成，如果两条或者两条以上斜线，通常使用形状来进行绘制。技巧十六分列步骤：选中单元格→数据→分列第10页技巧十七特殊字符步骤：插入→特殊符号技巧十八输入欧元符号步骤：选中单元格→点鼠标右键→单元格格式→会计专用第11页技巧十九艺术字步骤：插入→艺术字技巧二十左中右自由取字符LEFT/MID/RIGHT函数学习思路文本的相关技巧思维导图案例综合演示文本的技巧第12页技巧二十一利用超链接建立报表关联步骤：选中单元格→点鼠标右键→超链接技巧二十二数据的隐身法技巧二十三数据的导入步骤：数据→获取外部数据第13页技巧二十四删除重复数据步骤：数据→删除重复数据技巧二十五查看公式，理清数据的来龙去脉技巧二十六快速录入分数步骤：先输入0和空格→然后输入分数第14页技巧二十七添加千分位符步骤：选中单元格→单元格格式→数值技巧二十八将数据转化为万步骤：选中单元格→单元格格式→自定义→0!.0,万技巧二十九奇妙的F4在Excel中，通过按F4键，可以重复上一步操作；也可以将公式的引用方式进行切换。第15页技巧三十奇妙的F5利用F5键的定位功能，可以对满足条件的单元格区域进行批量处理。案例综合演示数据的技巧二、Excel制表与美化（一）熟悉Excel数据元素以及其编辑方式第16页案例演示：四大元素的编辑（二）单元格样式与套用表格格式单元格样式相当于将设置好单元格格式的表格作为模板，把模板中的单元格字体、对齐方式、背景色等格式，应用到目标单元格或单元格区域。套用表格格式是指利用Excel2007提供的各种表格格式，快速设置表格的标题、表格的边框以第17页及背景色等属性，从而实现表格的美观，并且能够保证同一类表格有统一的表现形式。案例演示：单元格样式与套用表格格式（三）条件格式条件格式是指利用数据条、色阶、图标集等方式，显示报表中数据的分布状况，突出异常值。第18页案例演示：利用条件格式显示数据分布状况（四）记录单只有在存在报表的列标题之后，才能打开记录单。这时候，记录单会按列标题来作为字段名称，用户按照字段来录入相应的数据。注意：空白报表不能使用记录单，记录单需要自定义快速访问工具栏。第19页（五）选择性粘贴选择性粘贴可以将选定并复制的内容，按照不同的方式有选择性地进行粘贴、运算或者转置。（六）数据有效性在财务表格中常常会出现各种财务项目，应用的数据类型和数据范围不同。在Excel2007中，通过对数据单元格的数据有效性进行设置，用户如果输入不符合输入条件的数据，系统会进行提示和报错。通过限制输入条件，能够有限地减少数据录入的失误。步骤：选中单元格区域→数据→数据有效性如何设置数据有效性数据有效性条件指的是允许录入数据的类型以及范围；输入信息指的是数据录入时，鼠标滑过设定数据有效性单元格所显示的提示信息；出错警告指的是当用户没有按照有效性条件输入数据时，弹出的错误信息。第20页案例演示数据有效性圈释无效数据对于尚未输入数据的单元格区域，设置数据限制录入条件可以减少数据录入的失误。对于现有的数据，也就是已经录入完成的数据，我们同样可以利用数据有效性，将其中不符合有效性条件的数据找出来，并标注红色的圈；当数据修改正确后，红色的圈会自动消失。案例演示圈释无效数据（七）数据的保护1.保护工作簿保护工作簿是对工作簿的结构和窗口进行限制，防止其他用户进行工作表的编辑和窗口的缩放等操作。第21页步骤：审阅→保护工作簿2.保护工作表保护工作表可以防止其他人员对工作表进行更改。在工作表被保护起来之后，工作表的单元格、行列都将不能被编辑。只有输入正确的密码，才能解除工作表的保护状态。3.保护单元格单元格的保护主要是通过设定单元格是否锁定和隐藏公式，来设定用户对单元格中的数据的阅读和修改。需要注意的是，单元格的保护必须和工作表的保护结合起来使用才能有效。第22页4.允许用户编辑区域允许用户编辑区域是对选定的单元格进行加密，只有用户输入正确的密码之后，才能进行数据编辑。步骤：审阅→允许用户编辑区域案例综合演示数据的保护Excel报表管理与数据分析主要功能与实用技巧制表与美化图表分析工具数据汇总与分析公式和函数三、Excel图表分析工具图表是Excel重要的数据分析工具，可以直观地表现枯燥的数据信息，并反映各种财务数据的走向、趋势以及数据之间的差异，便于用户进行分析和处理。图表分析工具是建立在Excel数据报表数据源基础上，根据具体财务分析目的，通过图形、数据轴、数据标签等元素，对数据情况进行呈现的工具。步骤：插入→图表第23页（一）图表元素图表元素就是构成图表的各个组成元素，通常包括了图表的标题、坐标轴、图例、数据标签、数据表、坐标轴标题、网格线以及趋势线等等。图表元素图表元素由图表标题、图例、坐标轴、数据标签等构成。（二）图表类型第24页图表类型包括柱形图、条形图、折线图等11个大的类别，每个类别中又分为多个小的类别。（三）图表特性和适用范围选择何种类型的图表，我们必须要从自身进行数据分析的目的出发，在结合各个类型图表的功能和特点，选择最能够表现数据分析目的的图表。图表特性和适用范围（四）图表的绘制使用图表形象化财务数据，是在选择需要进行分析的数据单元格区域后，利用Excel的图表功第25页能，选择“插入”功能选项卡下的图表工具，根据图表的特性和数据分析的目的，用适当的图表类型，并设计其图表样式和呈现效果，从而将数据特性用图形表现出来。图表的绘制案例演示：利用图表工具绘制柱形图第26页案例演示：利用图表工具绘制饼图（五）图表的设计和美化在创建好一个图表后，我们还可以通过使用图表工具，对图表显现形式进行编辑。例如修改图表的布局，为图表添加数据标签，以及为图表添加趋势线、网格线等等。案例演示：2Y轴的综合图表（六）图表与Word、PPT的数据联动在日常工作中，我们绘制完成的数据图表之后，很多时候，并不是将图表放置在Excel工作簿中，而是放置到Word文档或者PPT幻灯片报告中。这时候，一定要注意保持Excel报表与Word文档或者PPT幻灯片报告数据联动。一旦Excel报表数据发生变化，数据自动更新到Word文档或者PPT幻灯片报告中。第27页通过复制和粘贴，并建立链接四、数据汇总与分析数据的处理和分析管理是一个严谨的工作。如果我们花费了大量的时间和人力物力，最终却获取的是一个错误的分析结果，不仅仅是资源的巨大浪费，而且会导致错误的决策和管理。灵活使用数据分析工具，不仅仅能够快速了解数据的分布、汇总状况，更能够掌握重要数据的来龙去脉。（一）数据的排序Excel2007为用户提供了将数据按照一定规律排序的功能。用户可以使用升序或者降序的方式，将数据进行排序。注意：当表格中存在合并单元格，并且合并单元格的大小不相同时，不能对表格中的数据进行排序。步骤：数据→排序案例演示：数据的排序（快速排序和自定义排序）（二）数据的筛选在数量记录繁多的报表中，我们常常需要将一些重要的数据由针对性地筛选出来，单独进行查阅和分析。Excel2007的数据筛选功能可以帮助大家，根据一定的条件，将这些满足条件的数据有选择地进行显示，同时隐藏其他不满足条件的数据。步骤：数据→筛选第28页不同类型的筛选方式对于不同类型的数据，筛选的方式也有所不同。例如对于文本，Excel提供了文本筛选，可以按照包含文字进行筛序；对于日期，Excel提供了日期筛选，可以按照周、月份、季度、年等不同条件进行筛选。高级筛选对于多个条件的高级筛选，多个条件是否同时满足，涉及到“逻辑与”和“逻辑或”的相互关系。“逻辑与”是多个条件同时满足，而“逻辑或”只需要满足多个条件之一就可以了。案例演示：数据的筛选（快速筛选和高级筛选）（三）数据的分类汇总面对大量数据记录时，如何将数据进行分门别类地进行汇总分析，条理清晰地把握经济活动的运行状态？Excel2007提供了将表格数据进行分类汇总的功能，用户可以对特定项目，灵活选择汇总方式以及需要汇总的数据字段。步骤：数据→分类汇总案例演示：数据的分类汇总（四）数据透视数据透视表是Excel中的一种交互式工作表，可以根据用户的需要，依照不同的关系数据来提第29页取、组织和分析数据。步骤：插入→数据透视表数据透视表的特性数据透视表建立在明细数据记录基础之上。集合了排序、筛选和分类汇总的功能，并生成汇总表格，集中体现了Excel强