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1第八章2群体沟通群体沟通的优缺点组织和参加会议1.组织会议2.参加会议3要素团队群体目标致力于共同的目标没有共同的目标规范以团队任务为导向与人们从事的任务没有关系技能相互补充的随机的责任个体+相互负责个人负责制领导分享领导权明确的领导人协作积极中性（有时消极）文化互相帮助、民主各按其位、严格执行绩效1+121+1=24第一节群体沟通的优缺点讨论1某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；5第一节群体沟通的优缺点策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17％的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17％。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。启示？6群体沟通风格一个群体正在开会，群体成员之一肖莉又迟到了，打断了大家严肃的讨论。各种沟通模式的反应是：支持/平等型：“哎，肖莉，我们正在讨论，为张军的项目出点子。请哪个人把进展情况告诉肖莉，我们需要听取每个人的看法。”指挥/权威型：“肖莉，你先坐会儿，我们要把这个想法探讨完，然后张军会告诉你他的想法。”被动/进攻型：“我们很幸运，肖莉大驾光临了。”敌意/分裂型：“肖莉，你知道你在干什么吗？真让人恶心！我不想再把时间浪费在这种会议上了，因为有些人是如此……”7讨论2你在什么场合下要采取群体决策的方式，如果不采取群体决策的方式，而由自己做个人决策是否可行？根据你自己的工作体会，请谈谈群体沟通的优缺点。8群体沟通的优点和缺点NickyStanton:优点：——产生更多的承诺——产生更好的决策缺点：——时间和效率——群体压力：从众心理——专家和领导压力——推卸责任：说而不做9群体沟通的常见形式NominalGroupTechniqueDelphiTechniqueElectronicMeetingBrainstorming10案例：小道消息1某天，甲接到朋友乙的电话，乙说她工作的公司传言她正和一位副总裁在谈恋爱，对方还买了一块两万元的手表送她。而实际情况是七月份她和这位副总裁到上海出差时，两人和司机一起去商场买了一块两万元的手机作为商务礼品送给生意伙伴。这件事在公司沸沸扬扬，现在连扫地的阿姨都知道了，让她很困惑，也让副总裁很尴尬。11案例：小道消息2一家大型美国公司的CEO津津乐道这样一个故事：他的司机某天一如既往高高兴兴地载他由家里去办公室。一路上，该CEO沉思裁员可能无法避免。到了办公室，他召集高阶主管开会，关起门来向他们表达他的忧虑。他直言，如果绩效未见改善，公司有可能要裁员。一开完会，他就搭电梯直达地下室的停车场，结果才坐进车内，只见司机眼含泪水，转头问他：“我还能在公司干多久？”12第二节组织和参加会议组织会议1.明确会议目的2.确定会议的最佳议程13对会议沟通的评价会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。会议就是一群不配合的人聚在一起，不情愿地去做指定的、白费劲的、不必要的事情。会议是一群抓紧分钟而浪费小时的人所组成的。会议是一群决定下次会议何时举行的人的聚会。会议是一群单个什么也不会做、聚在一起决定什么也不做的人组成的。14会议的种类划分标准划分类别组织类型内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议时间规定定期和不定期出席对象联席会(若干单位召集)、内部会、代表会、群众会功能性质决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、动员性、纪念性议题性质专业性、专题性、综合性规模大小特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)方式手段常规会、广播会、电话会、电视会国家范围国内会议和国际会议15会议准备中的5W1HWhy:会议的目的What:会议讨论的议题Who:会议的参加者When:会议的日程安排Where:会议的地点及所需设备How:会议的规章制度，例如：入场准时；将手机调到震动；交通和住宿的安排等。16高效会议的八大特征只有在必要时才召开事先已经精心筹划过拟订并分发了会议日程表严格遵守会议时间安排一切会议活动都按部就班邀请了与会议相关的所有人员出席会议对会议议题及时作出了评论和归纳记录所有的决定、建议和负责人17PurposesandObjectives1.Doyouneedameeting?Istheresomebetter/cheaperwayofachievingyourobjectives?Financialanalysis.2.Whatisthepurposeofthemeeting?Givinginstructions?Bargainingoverissues?Givingadvice/counseling?Makingdecisions?Solvingproblemsusingother’sknowledgeandskills?3.Whatareyouroverallobjectives?Whatdoyouwanttoachieve?Whatkindofconflictitmayresults?Whatarethebest/worstresults?18开会常见的13个理由听取与会者的报告形成集体意见或决定分析或解决问题让人们接受某观点、项目或决定达到培训目的调解争议向集体传递基本信息传递信息和管理者的观点，缓解紧张或不安的局面确保所有人对信息的理解一致获得快速反应恢复中止的项目演示产品或系统激发新创意或新观点19案例：杜邦公司的会议制度杜邦公司在20世纪的巨大成功，除了组织结构变革的重要原因外，还有会议制度改革上的积极成果。杜邦公司的最高经营决策机构董事会由27名董事组成，每月第三个星期一开会。董事会闭会期间，由董事长、副董事长、总经理和六位副总经理组成执行委员会，负责日常决策和所有经营决策的实施。每周星期三，执行委员会召开例会，主要议程是听取和审阅各部门经理的业务报告，并就进一步采取的措施和对策进行讨论，作出决议。执行委员会的决定，通常采取表决方式形成，复杂的问题经充分酝酿后协商决定。202、确定会议议程“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”□会议时间(开始时间、结束时间)和地点□会议目的□会议议题的顺序212、确定会议议程（续）由重要到不重要——会议开始时即讨论重要议题，以免延误时间影响到后面重要议题由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后，让与会人员建立默契和信任感，再接触尖锐议题，使气氛不尴尬由容易到困难——让大家渐融入会议进行的节奏，不要开始就接触到未熟悉的议题造成挫折感22Youshouldthink:Whatshouldbethecontent?Whatformsofprocessshouldyouuse?Howbesttousetime?Howcanyousettheagendamosteffectively?23日期：2004年12月4日，星期五时间：下午2：30——3：45地点：B大厦第二会议室会议目的：总结3季度销售情况，并确定下季度计划议程1.上次会议记录中提出的问题；2．××经理做3季度销售情况总结报告；3．讨论、分析这一季度存在的问题；4．××经理宣读下季度销售计划及重点；5.全体讨论；6.下次会议日期、时间、地点。附件1．3季度销售情况总结；2．4季度销售计划会议议程实例博大音像制品公司2004年3季度销售总结会议243、邀请与会者参考会议规模会议目的参考与会人数决策制定和关键问题解决5问题识别或头脑风暴10研讨会和培训班15信息研讨会30正式报告会不限253、邀请与会者（续）参加会议的人应该做到：对于所讨论的问题掌握了足够的信息与专业知识都能够坦诚地发表自己的见解有权利做出决定能够准时参加会议264、发出会议通知会议名称:明确点出主旨，使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:应详尽说明，方便成员们做相关的资料搜集时间地点议程准备资料与会人员主办人员275、布置会场会议的环境与会议的目的一致精心设计会场中的家具考虑摆放椅子时应使之符合自己的目的考虑是否需要视觉教具保证屋内的温度令人感觉舒适如果是非常正式的会议，要考虑到座位的安排285.布置会场（续）A为上座，其次B、C、D。图1图2D座B座C座A座门A座C座B座D座门296.做会议记录准确清楚突出重点——会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动——各方主要观点——权威人士或代表人物的言论——开始时定调性言论和结束前的总结性言论——会议已经决议或议而未决的事项——对会议产生较大影响的其他言论或活动30MeetingMinutesArrangementofthemeeting1.Name&Sequenceofthemeeting2.Time&Placeofthemeeting3.Present&Absent4.Chairman5.Note-Takers31MeetingMinutes（Continue)Contentofthemeeting1.SpeechReportofChairman2.ContentsofDiscussion3.Resolutionofthemeeting(CarriedUnanimouslyorCarriedbymajority)SignaturesDate327、有效控制会议进程CASE:会议主席角色情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?33CASE（Continue)情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；……这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?34（1）会议主席的职责会议控制–决定讨论主题；–明确讨论范围；–确保人们围绕主题依次发言；–尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；–确保其他成员了解会议进展情况。会议引导–识别主题/问题；–交换和开发建议；–评价不同方案；–选择行动计划（5W1H）35会议主席的职责促进讨论讨论，提问处理不同意见–对争论双方或各方的观点加以澄清；–分析造成分歧的因素；–研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；–将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；–若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。作出决定得