管理信息系统的结构

1管理信息系统的结构是指系统中各个组成部分之间相互关系的总和。由于人们对管理信息系统的部件存在着不同的理解，因此管理信息系统也有着不同的结构方式，其中最重要的结构包括基本结构、层次结构和职能结构等三种。基本结构从概念上来看，管理信息系统的基本组成部件有四个：即信息源、信息处理器、信息使用者和信息管理者，如图所示。信息源是指原始数据的产生地。信息处理器的功能是对原始数据进行收集、加工、整理和存储，再把它转化为有用的信息并传输给信息使用者。信息使用者是信息的用户，不同层次的信息使用者依据收到的信息进行决策。信息管理者负责管理信息系统的设计和维护工作，在管理信息系统实现以后。他还要负责协调信息系统的各个组成部分，保证信息系统的正常运行和使用。信息系统越复杂，信息管理者的作用就越重要。我们还可以将这些部件进一步细化。例如，根据原始数据的产生地不同，可以把信息源分为内信息源和外信息源。内信息源主要是指企业内部生产经营活动所产生的数据，包括生产、财务、销售和人事等方面；外信息源则是指来自企业外部环境的数据，如国家的政策、经济形势等。信息处理器可以细分为数据采集、数据变换、数据传输和数据存储等装置。在实际的管理信息系统中，各个企业具有不同的组织形式和信息处理规律，因此结构也不尽相同，但是最终都可以归并为如图所示的基本结构模型。层次结构有些管理信息系统的规模比较大，必然会显现出某种层次结构，每个层次具备一种信息处理的功能。层次结构将给管理信息系统带来两个新的问题。首先，要解决应该怎样合理划分层次的问题；其次，还要考虑各个层次之间怎样进行功能分配。在实际应用中，一般根据处理的内容及决策的层次由上到下把企业管理活动分为三个不同的层次：战略计划层、管理控制层和运行控制层。一般来说，下层系统的处理量比较大，上层系统的处理量相对较小，所以就形成了一个金字塔式的结构，如图所示。(一)战略计划层管理信息系统2战略计划层的管理活动所涉及的是企业的总体目标和长远发展规划，因此，为战略计划层管理活动服务的信息系统需要比较广泛的数据来源。其中，除了内部数据外，还需要相当数量的外部数据。此外，由于战略计划层管理信息系统所提供的信息是为企业制订战略计划服务的，因此该信息要有高度的概括性和综合性。（二)管理控制层管理信息系统管理控制层的管理活动属于企业的中层管理，它的主要工作是根据高层管理所确定的总目标，对组织内所拥有的各种资源，制订出资源分配计划及实施进度表，并组织基层单位来实现总目标。这个层次的管理活动包括各个部门工作计划的制订、监控和各项计划完成情况的评价等。因此，可以说管理控制层管理信息系统的职能主要是面向各个部门的负责人，为他们提供所需要的信息，以支持他们能在管理控制活动中正确地制订各项计划和了解计划的完成情况。它所需要的数据来源可以有三个渠道：一是控制企业活动的预算、标准和计划等；二是作业处理所提供的数据；三是其他数据。管理控制层管理信息系统所提供的信息主要包括决策所需要的模型、对各部门的工作计划和预测、对计划执行情况的定期和不定期的偏差报告、对问题的分析评价，以及对各项查询的响应等。(三)运行控制层管理信息系统运行控制层的管理活动是为有效利用现有资源和设备所展开的各项活动，属于企业的基层管理，基层管理活动包括作业控制和业务处理。它按照中层管理所制订的计划与进度表，具体组织人力、物力去完成上级指定的任务。因此，运行控制层管理信息系统的处理过程都是比较稳定的，可以按预先设计好的程序和规则进行相应的信息处理。在这一层次上的管理信息系统职能一般由三种处理方式组成，即事务处理、报告处理和查询处理。这三种处理方式的工作过程十分相似，将处理请求输入处理系统中一系统自动从文件中搜寻相关的信息，进行分析处理一输出处理结果或报告。职能结构管理信息系统的职能结构通常可以用职能系统一管理层次矩阵来表示，如图所示。图中，每一列代表一个子系统，对应着一种管理功能，显而易见，图所示的企业管理信息系统按照职能分成了七个子系统；行代表战略计划、管理控制、运行控制和业务处理等不同的管理层次；行与列相交的地方代表适用于不同管理层次的职能子系统。各个职能子系统的主要职能如下所述。3(一)生产子系统生产子系统的功能主要包括产品设计、工艺改进、生产计划安排、生产设备调度和运行、生产人员雇用和训练以及质量控制和检查等。其在战略计划的工作主要是对改进工艺过程的各种方案进行评价，选定最优的加工和自动化生产方法。管理控制对生产过程的总进度、单位成本、单位工时消耗以及各类物资的消耗情况进行分析比较。运行控制把实际生产进度与计划相比较，及时发现生产的瓶颈环节，并且予以解决。生产子系统的典型业务处理是对生产订货(即订购生产成品时节，并且予以解决。生产子系统的典型业务处理是对生产订货(即订购生产成品时所需要的部件)单、装配订货单、成品票、废品票和工时票等原始数据的处理。(二)市场销售子系统市场销售子系统的职能包括企业进行销售和推销的全部管理活动。其在战略计划的工作是根据人口、购买力和技术发展等因素，使用顾客分析、竞争者分析、顾客评价、收入预测、人口预测和技术预测等方法获取信息，从而对开发新市场和新市场销售的战略进行分析和研究。在管理控制方面，根据顾客、竞争者、竞争产品和销售能力要求等信息，对总的销售成果、销售市场和竞争对手等方面的情况进行分析和评价，确保销售计划的完成。在运行控制方面，要雇用和训练销售人员，进行日常销售和推销活动的调度和安排，还要按区域、产品、顾客对销售数量情况进行定期分析。业务处理则主要是指对销售订单的处理。(三）财会子系统从原理上来说，财务和会计有着本质的区别，二者的目标不同。财务的目标是保证企业在资金使用方面的财务要求，并尽可能地减少其花费；会计的目标则是把财务方面的业务进行分类、总结，然后填入标准的财务报告，并制订预算，对成本数据进行核算分析与分类等。在战略计划方面，人们关心的是财务保证的长远计划、资金筹措计划、减少税收影响的长期计划以及成本会计和预算系统的计划，并且还要制定财会政策。在管理控制的工作主要是对预算和成本数据的计划执行情况进行分析和比较，处理会计数据的成本和差错率等。运行控制和业务处理的工作主要是分类、汇总每天的单据，提出差错和异常情况的报告，以及延迟处理的报告和要是分类、汇总每天的单据，提出差错和异常情况的报告，以及延迟处理的报告和未处理业务的报告等。(四)信息处理子系统4信息处理子系统主要负责与其他子系统的沟通，保证企业对各种信息的需求。它的战略计划关心的是组织功能的集散度、信息系统的总体规划、硬件一软件系统的总体结构等内容。在管理控制方面，它主要将计划和实际执行情况进行分析比较，如设备成本、开发人员水平、新项目的进度和计划的对比等。运行控制的内容包括日常工作任务的调度，分析差错率、设备利用率和设备故障以及控制新项目的开发进度和调试时间。业务处理的任务是处理请求、收集并整理数据、对数据和程序的修改变动提出申请、对硬件和软件的故障提出报告以及规划建议等。(五)人事子系统人事子系统的主要工作包括对人员的雇用、培训、考核记录、工资和解雇等方面的管理。战略计划方面主要包括对招聘、工资、培训、福利以及留用人员的战略和方案的评价分析。管理控制关心的是人员的录用和解雇、招募费用、培训费用以及工资率的变动等情况。运行控制主要涉及对录用人员数量、应支付的工资和培训费用等情况的分析处理。典型的业务处理包括雇用标准说明、工作岗位责任说明、培训和考核记录、人员情况档案处理、工资变化情况处理以及工作时间和离职说明等。(六)后勤子系统后勤子系统包括采购、收货、库存控制和分发。典型的业务包括采购的征收、采购订货、制造订货、收货报告、库存票、运输票和装货票、脱库项目、超库项目、库营业额报告、卖主性能总结、运输单位性能分析等。管理控制包括每一后勤工作的实际与计划的比较，如库存水平、采购成本、出库项目和库存营业额等。战略分析包括新的分配战略分析，对卖主的新政策、新技术信息、分配方案等的分析。(七)高层管理子系统每个组织均有一个最高领导层，如公司总经理和各职能域的副总经理组成的委员会。高层管理子系统主要为最高领导层服务。其业务包括查询信息和支持决策、编写文件和信件便笺、向公司其他部门发送指令。运行控制的内容包括会议进度、控制文件、联系文件。管理控制方面，则负责各功能子系统执行计划的总结和计划的比较等。战略计划关心公司的发展方向和必要的资源计划。高层战略计划要求广泛、综合的外部信息和内部信息，这里可能包括数据检索和分析，以及决策支持系统。它所需要的外部信息可能包括竞争者的信息、区域经济指数、顾客喜好、提供的服务质量。5