外勤、出差费用报销管理规定

外勤、出差费用报销管理规定一、目的：为规范员工出差及加强差旅费管理，使员工对出差申请、差旅费标准及支付有更清楚的认识，特制定本管理规定。二、范围：公司全体员工，报销时间为：星期一、三、五。三、外勤：（一）定义：1、员工因工作需要，经直属上级（主管及以上领导）批准外出办理公务，当日可以返回公司的，是为外勤。2、因工作需要，派往分公司支援、常驻的，不属于外勤。（二）交通：1、如公司提供车辆，则不再报销交通费；若公司未能提供车辆，外勤人员自行前往目的地，可凭有效票据，实报实销。2、交通工具只限公交车、长途大巴车、摩托车，特殊情况如需乘坐出租车，需事先向部门经理及以上职级领导说明，经批准后方可乘坐报销。3、说明：摩托车如无法取得票据，经部门经理审核、（副）总经理审批后可给予报销。（三）误餐补贴：1、误餐定义：因工作原因或外出办公导致错过在公司的用餐时间的，视为误餐；其补贴标准时间段如下：（1）中餐误餐：中午11：30----13：30因公连续在外者；（2）晚餐误餐：下午19：00----21：00因公连续在外者；（3）注：必须满足规定时间段内连续工作这一条件方可视为误餐；2、补贴标准如下：职级深圳、珠海特区省内其它地区所有职员20元/餐15元/餐经理及以上职员25元/餐20元/餐工程类或其他长驻在外的根据当年管理规定或所签协议而定3、误餐补贴依据：（1）误餐补贴无须票据，外出办公者只需凭外勤外出签批单，及由外勤人员在返回时到保安处作登记，并由保安见证签名，否则，将不予外勤补助。行政专员统计审核后，在当月工资中一并支付。（2）必须如实填报，严禁弄虚作假，也不准借卡给别人在饭堂买东西又报销误餐费，否则取消该餐误餐费报销资格，严重作假者按两倍以上重罚处理。（3）误餐必须有正规签批的《外勤申请单》或《用车申请单》作为依据，否则无效。（4）本表由保安每周上交登记表给人事专员进行核查统计，在每月的工资中发放。4、备注：由于业务需要，公司安排员工到相关单位参加各种会议、培训及从事其它工作，协作单位或者主办方已经提供餐饮的，公司不再给予餐费补贴。四、出差费用报销管理1、交通费用报销：（1）国内报销：①员工出差时，可乘坐的交通工具包括：汽车、火车硬卧、轮船三等舱。②短途，原则上只能乘坐公共交通工具（地铁、公交车）、摩托车（出差地点或途经地点），特殊情况乘坐出租车，需经部门领导审核，行政人事部审批才能生效。③部门（副）经理级以上（含）员工因工作需要可以乘坐的士，但费用原则上不得超过80元/天。④交通费实行凭有效票据实报实销。摩托车如无法取得票据，经部门经理审核、（副）总经理审批后可给予报销。⑤销售部员工仅在从事销售业务工作中，其交通按照以下标准执行：部门员工出差时，限乘汽车、火车硬卧、轮船三等舱。特殊情况在报销时必须详细书面说明，经直属上级审核后予以核销；交通费用必须详细分别说明起、止地点及费用金额，且凭有效票据报销。（2）国外报销标准：视国家及距离远近与日程安排，由（副）总经理决定。2、住宿标准：（1）国内标准：①根据经济水平、物价指数等因素，将国内的城市划分为三类：第一类：北京、上海、深圳、特别行政区；第二类：省会城市、其它特区城市、地级市；第三类：县级市、县城。②国内住宿费标准如下表：（单位：元/天）职级城市类别（副）总经理总监、（副）经理/（副）总工高级主管/中级工程师主管/初级工程师主管及初级工程师以下第一类实报实销200150150150第二类实报实销150150150150第三类实报实销150100100100（2）国外标准：国外住宿费标准如下表：（单位：美元/天）职级城市类别（副）总经理总监、（副）经理/（副）总工高级主管/中级工程师及以下备注东南亚实报实销6060可根据公司最新规定日本,欧美实报实销8080可根据公司最新规定（3）说明：①住宿费需凭票在上述金额范围内实报实销。②两人（同性）出差，住双人房则以其中职级较高者作为住宿费报销标准，另一人不得再报销住宿费。如与（副）总经理一起出差，住宿参照上述标准，具体由（副）总经理根据需要选择。③客户或者有关协作单位能够提供住宿的，不再另外报销住宿费。3、出差餐费补贴：（1）出差餐费补贴标准如下表：（单位：元/天/两餐）职级城市类别（副）总经理总监、（副）经理/（副）总工高级主管/中级工程师及以下主管/初级工程师主管及初级工程师以下第一类18050505050第二类15050404040第三类12050404040东南亚803535//欧美、日本1005050//本表中国内消费以人民币结算，国外消费以美元结算。（2）说明：①出差餐费补贴包括补偿性补贴、餐饮补助等，公司不再给予其它另外补助；若出差时相关业务单位或本公司已提供餐饮的，则不再计发餐费补费；②某些岗位，若经常性外出业务实际属于该岗位的一种正常工作方式的，则不存在补偿性补贴（即实际上工资待遇中已包含此项付出），只按公司工资标准计发；③出差餐费补贴无需票据，直接在报销单中按规定列支报销。④如超出本规定以后的特殊情况，经审查后可按公司相应制度处理。五、出差报告：出差人员回公司后必须在七日内须填写出差总结报告（报告上必须写明本次出差總成效及每天行程状况与结果等内容），并上报告给自己部门领导人及行政部作核查。六、其它：1．传真、电话、邮费需凭宾馆或电信局的发票、收据作为报销凭证。2．因公携带的行李费，应取得正式的发票或收据作为报销凭证。3．交际费用：1000元以下（含）由部门经理审批；1000元以上5000元以内由部门负责人审核，行政人事部审批，财务批准；如超5000元以上开销必须（副）总经理批准，并需提供正式的发票、收据作为报销凭证。4．凡因业务来往，外勤、出差以及其它形式不能在公司正常出勤，业务往来或协作单位能够提供交通、餐饮、住宿等便利的，其相应费用公司不再给予报销。本规定自2013年5月1日起正式試行。本规定的解释权在公司行政人事中心，并有根据公司需要保持变动之权力。编制：行政人事中心日期：2013年4月22日出差/外勤工作报告姓名职务部门出差日期201年月日回厂日期201年月日出差目的地类型出差□；外勤□填写日期201年月日出差/外勤目的1、出差/外勤行程行程日期行程出发点行程到达点到达日期月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日出差/外勤结果总结1、备注以上表格位置如不夠，可以自行拉大；出差/外勤目的和结果状况要一一对应。报告人：日期：201年月日；审核：日期：201年月日外勤误餐登记表序号姓名出厂日期出厂时间回厂时间个人签名保安见证签名月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：月日：：备注：1、必须如实按上要求填写，否则无效；严禁弄虚作假，否则两倍以上重罚处理。2、误餐必须有正规签批的《外勤申请单》或《用车申请单》作为依据，否则无效。3、本表由保安每周上交登记表给人事专员进行核查统计，在每月的工资中发放。