印章和合同管理中的法律风险

印章和合同管理中的法律风险广东卓建律师事务所邱旭瑜律师邱旭瑜律师简介中国管理律师专业及中国管理律师网创始人广东卓建律师事务所副主任深圳市律师协会青年律师工作委员会副主任广东省律师协会律师事务所管理指导委员会委员珠三角企业法律顾问网首席顾问广东卓建律师事务所企业法律顾问部主任出版的著作及发表的文章律师文献目录第一部分认识印章第二部分公司印章第四部分印章管理的法律法规第三部分印章的法律意义第五部分印章的使用和管理第六部分以案说事前言经济学家认为，任何一个国家或地区在其工业化开始之前，某些重大的障碍必须清除，而另一些有利的因素则必须创造出来。他们认为，任何单一的“障碍”或“先决条件”，都有办法避开或找出替代办法，但存在许多障碍或缺乏各种所必需的前提条件，将会给经济发展造成重重困难，甚至在某些情况下将无法发展。第一部分认识印章一、印章的由来中国的雕刻文字，最古老的有殷的甲骨文，周的钟鼎文，秦的刻石等，凡在金铜玉石等素材上印雕刻的文字通称“金石”。玺印即包括在“金石”里。玺印的起源或说商代，或说殷代，至今尚无定论。根据遗物和历史记载，至少在春秋战国时已出现，战国时代已普遍使用。起初只是作为商业上交流货物时的凭证。秦始皇统一中国后，印章范围扩大为证明当权者权益的法物，为当权者掌握，作为统治人民的工具。战国时期，主张合纵的名相苏秦佩戴过六国相印。近几年来，出土的文物又把印章的历史向前推进了数百年。也就是说，印章在周朝时就有了。二、中国历史上最特殊的印章：传国玉玺受命于天，既寿永昌三、印章的基本功能1、象征功能，用于象征权力和等级。2、证明功能，用来证明身份和行为。第二部分公司印章公司印章是指企业刻制的以文字、图记表明主体同一性的公章、专用章，它是企业从事民事活动、行政活动的符号和标记。包括：公司印章主要包括公司公章、法人章、财务章，以及合同章、发票章以及业务专用章和部门专用章等。一、公司印章的种类1、公司印章，代表公司的统一用章；2、法人印章，法定代表人个人印章；3、部门印章，部门或分支机构印章；4、专用印章，财务、发票、合同、业务章等；5、功能印章，收发、校对章、骑缝章、附件章等。二、印章的使用范围1、凡属以企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律需要加盖公司法人公章。2、凡属企业内部行文、通知等，使用公司内部印章。3、凡属部门与公司、部门与部门业务范围内的工作文件等，加盖部门印章。4、凡属经营类的合同、协议等文本，一般使用企业合同专用章或企业法人公章。5、凡属财务会计业务的，用财务专用章。第三部分印章的法律意义1、确认法律关系的作用。2、证明法律关系主体的作用。3、识别行为主体的作用。4、表明代理权限的作用。一、公司及专用印章的法律效力1、印章之所以具有证明力，是因为印章的使用可以代替签名，而与印章的质料、大小、形制无关。2、印章之所以被广泛使用，主要是因为使用印章有时具有省事省力之效。3、在民商事活动中，印章的象征功能已经很不重要。4、由于印章极易被伪造，并且印章的名义所有者与实际控制者极易分离，所以，印章的证明力在本质上低于签名的证明力。二、部门印章部门印章是指刻有企业内部职能部门字样的印章。企业成立后，其公章、合同专用章及财务专用章必须先经过工商、公安部门批准备案才能刻制，但是部门印章的刻制程序较为简单，根据国务院的有关规定，只要经事业单位的领导批准，就能到公安部门指定处刻制。使用部门印章原因，一是企业公章的使用较为严格且申请手续复杂，不便于日常一般业务的使用，而部门印章的简便特点能满足一般的工作需要；二是企业想通过部门印章避免过多地使用企业公章所带来的风险。三、部门印章的法律效力1、表见代理说，部门属于企业的内部职能机构，只要是部门对外的真实意思表示，而对方有理由相信部门的意思就是代表企业，那么部门印章的行为就构成典型的表见代理。2、无权代理说，只有依法成立的法人才有民事行为能力，但部门不是法人更无民事行为能力，所以其所做的印章行为应当属于无权代理，当然不能产生法律效力；3、越权代理说，部门属于企业内部的一般业务机构，其只能在应有的业务范围内作出意思表示，才能发生法律效力，但是如果越权并导致使用部门印章错误，则应当属于越权代理，未经企业的追认，其印章的行为当然自始无效。四、私章与签名的法律效力1、私章、签名在一般情况下只代表个人；2、在职务行为中代表公司。五、实践中使用印章不当引发纠纷的形式1、应盖不盖2、盖而不当3、全而无权4、预先盖章5、私盖印章6、盗盖印章7、私刻印章8、借盖印章第四部分印章的管理的法律法规一、行政法规二、与印章相关的民商事立法三、刑法中相关的罪名一、行政法规1、国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定（国发[1999]25号）；2、印章治安管理办法（征求意见中）；3、社会团体印章管理规定（民政部、公安部令[1993]1号1993年10月18日发布施行)；4、民办非企业单位印章管理规定（民政部、公安部令【2000】20号2000年1月19日发布施行）；5、中华人民共和国公共安全行业标准－印章治安管理信息系统；……二、与印章相关的民商事立法（1/4）《中华人民共和国合同法》的规定：第三十二条当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。第三十三条当事人采用信件、数据电文等形式订立合同的，可以在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。第三十五条当事人采用合同书形式订立合同的，双方当事人签字或者盖章的地点为合同成立的地点。第三十七条采用合同书形式订立合同，在签字或者盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。第四十八条行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立的合同，未经被代理人追认，对被代理人不发生效力，由行为人承担责任。相对人可以催告被代理人在一个月内予以追认。被代理人未作表示的，视为拒绝追认。合同被追认之前，善意相对人有撤销的权利。撤销应当以通知的方式作出。第四十九条行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。第五十条法人或者其他组织的法定代表人、负责人超越权限订立的合同，除相对人知道或者应当知道其超越权限的以外，该代表行为有效。二、与印章相关的民商事立法（2/4）最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》若干问题的意见诉讼参加人３８、法人的正职负责人是法人的法定代表人。没有正职负责人的，由主持工作的副职负责人担任法定代理人。设有董事会的法人，以董事长为法定代表人；没有董事长的法人，经董事会授权的负责人可作为法人的法定代表人。不具备法人资格的其他组织，以其主要负责人为代表人。３９、在诉讼中，法人的法定代表人更换的，由新的法定代表人继续进行诉讼，并应向人民法院提交新的法定代表人身份证明书。原法定代表人进行的诉讼行为有效。本条的规定，适用于其他组织参加的诉讼。二、与印章相关的民商事立法（3/4）４０、民事诉讼法第四十九条规定的其他组织是指合法成立、有一定的组织机构和财产，但又不具备法人资格的组织，包括：（１）依法登记领取营业执照的私营独资企业、合伙组织；（２）依法登记领取营业执照的合伙型联营企业；（３）依法登记领取我国营业执照的中外合作经营企业、外资企业；（４）经民政部门核准登记领取社会团体登记证的社会团体；（５）法人依法设立并领取营业执照的分支机构；（６）中国人民银行、各专业银行设在各地的分支机构；（７）中国人民保险公司设在各地的分支机构；（８）经核准登记领取营业执照的乡镇、街道、村办企业；（９）符合本条规定条件的其他组织。二、与印章相关的民商事立法（4/4）４１、法人非依法设立的分支机构，或者虽依法设立，但没有领取营业执照的分支机构，以设立该分支机构的法人为当事人。４２、法人或者其他组织的工作人员因职务行为或者授权行为发生的诉讼，该法人或其组织为当事人４９、法人或者其他组织应登记而未登记即以法人或者其他组织名义进行民事活动，或者他人冒用法人、其他组织名义进行民事活动，或者法人或者其他组织依法终止后仍以其名义进行民事活动的，以直接责任人为当事人。５０、企业法人合并的，因合并前的民事活动发生的纠纷，以合并后的企业为当事人；企业法人分立的，因分立前的民事活动发生的纠纷，以分立后的企业为共同诉讼人。５２、借用业务介绍信、合同专用章、盖章的空白合同书或者银行帐户的，出借单位和借用人为共同诉讼人。５５、被代理人和代理人承担连带责任的，为共同诉讼人。三、刑法中相关的罪名（1/3）1、第２８０条第１款伪造、变造、买卖国家机关公文、证件、印章罪，盗窃、抢夺、毁灭国家机关公文、证件、印章罪。2、第２８０条第２款伪造公司、企业、事业单位、人民团体印章罪六行。第二百八十条伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。三、刑法中相关的罪名（2/3）3、第１５８条虚报注册资本罪4、第１５９条虚假出资、抽逃出资罪5、第１６０条欺诈发行股票、债券罪6、第１６１条《修正案》（六）第5条违规披露、不披露重要信息罪7、第１６７条签订、履行合同失职被骗罪8、第１７８条第１款伪造、变造国家有价证券罪9、第１７８条第２款伪造、变造股票、公司、企业债券罪10、第１７９条擅自发行股票、公司、企业债券罪三、刑法中相关的罪名（3/3）11、第１９２条集资诈骗罪12、第１９３条贷款诈骗罪13、第１９４条第１款票据诈骗罪14、第１９４条第２款金融凭证诈骗罪15、第１９５条信用证诈骗罪16、第１９７条有价证券诈骗罪17、第１９８条保险诈骗罪18、第２２３条串通投标罪19、第２２４条合同诈骗罪20、第２２９条提供虚假证明文件罪21、第２６６条诈骗罪第五部分印章的使用和管理印章的使用1、行政性文件2、业务文件，合同、协议等法律文件3、其它一、印章管理的原理倒金字塔管理法（PyramidUpsideDown）最早由瑞典的北欧航空公司(SAS)总裁杨·卡尔松提出，也有人称之为倒三角管理法。20世纪70年代末，石油危机造成世界范围内的航空业不景气，瑞典的北欧航空公司也不例外，每年亏损2000万美元，公司濒于倒闭。在这个危机的时刻，一位朝气蓬勃、极具领导才能的年轻人---杨·卡尔松受命于危难之中，担任了北欧航空公司的总裁。卡尔松接任后采用了新的管理方法，一年后，北欧航空公司赢利5400万美元。这一奇迹在欧洲、美洲等广为传颂。倒金字塔管理法架构卡尔松来到北欧航空公司时，公司一片萧条，人心慌慌，员工们不知道公司会走向何处。卡尔松利用3个月时间，在仔细研究了公司的状况后向所有员工宣布，他要实行一个全新的管理方法。他给它起名字叫“PyramidUpsideDown”，简称叫倒金字塔管理法。卡尔松的“倒金字塔”构架是：最上层：一线工作人员（卡尔松将其称之为现场决策者）；中间层：中层管理者；最下层：总经理、总裁（卡尔松将自己称之为政策的监督者）。在一般的传统公司管理中是个“正金字塔”，最上面这个人是总经理，或者是叫决策者，中间这一层叫中层管理者，最下面这一层叫FirstLineStaff，就是一线人员，或者称为政策的执行者。上面是决定政策的人，下面是执行政策的人，概念很清楚，现在很多单位采用的都是这种管理方法。卡尔松决定把这个颠倒过来。他认为公司的总目标一旦制定下来之后，总经理的任务是监督、执行政策，达到这个目标。那么中层管理人员不变，最上面这一层是一线工作人员，卡尔松称他们为现场决策者。“倒金字塔”管理法总的含义是“给予一些人以承担责任的自由，可以释放出隐藏在他们体内的能量”。倒金字塔管理法：赋予员工权利。示意图二、印章管理和使用人的基本职责1、形式审查2、程序审查2、登记管理3、信息采集4、事件上报三、公司印章管理的基础一、部门岗位职能职责二、流程三、制度四、授权五、业务和客户五、信息六、