印章管理

印章管理目录•一、印章的种类和相关概念•二、印章管理的法律风险•三、印章的法律解读•四、企业经营管理相关的印章法律规定汇总一、印章的种类和相关概念1.公章•广义的公章，相对于私人印章，是指单位使用的印章，狭义的印章专指单位行政章。•公章在所有印章中具有最广的使用范围，是法律主体的象征，在现行的立法和司法实践中，审查是否盖有公章成为判断民事活动是否成立的重要标准。除法律有特殊规定外（如发票的盖章），均可以公章代表法律主体意志，凡是以单位名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。2.合同专用章•在签订合同时代替公章，与公章具有同等效力。•法律依据是《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第4条规定。3.发票专用章•在开具发票时加盖。•《中华人民共和国发票管理办法》规定发票只能加盖发票专用章。4.财务专用章•财务专用章其主要是用于涉及办理公司会计核算和银行结算等业务，是代表公司进行银钱收付活动的有效凭证。•《会计法》对财务专用章的使用做了规定。5.内部章•主要指单位各级职能部门印章，内部章的加盖代表部门对内部管理事实的确认，主要为方便工作而在企业内部使用，不能对外使用。6.个人名章•名章的作用是代替签字，在与单位无关的场合使用代表自己，单位的法定代表人、负责人或代理人在与单位有关的场合使用名章代表单位。•实际工作中还存在领导手章，是领导亲笔书写后而照其真迹按比例放大或缩小刻制的印章,也叫领导签名章，与名章效力相同。7.图章•印章泛指为图章。8.印章与印鉴•印章指的是一个物件，印鉴指的是印章盖在纸上留下的图形。•预留印鉴是企业在银行开设账户，开户时需要在银行预留印鉴，也就是财务章和法人代表（或者是其授权的一个人）名字的印章（俗称“小印”）。印鉴要盖在一张卡片纸上，留在银行。当企业需要通过银行对外支付时，先填写对外支付申请，申请必须有如上印鉴。银行经过核对，确认对外支付申请上的印鉴与预留印鉴相符的话，即可代企业进行支付。9.条章•实际工作中我们可能会有大量重复书写的字句，例如银行常用的刻有“收讫”字样的条章，是为了避免反复书写带来的麻烦，其作用与手写无异，而且通常这种条章使用的印油是蓝色的，以区别于公章。•合同骑缝章属于条章的一种。10.套印章•这种印章是根据需要按照正式印章原样复制而成的，用制版印刷的方式代替手工盖印,适用于大宗的公文凭证盖印，如印刷需加盖印章的文件、颁布的《通告》、《布告》以及各种凭证性印刷品。11.钢印•钢板刻制的上下阴阳两块印模组成的印鉴。通常盖在专用的文书或照片上，无颜色，只有凸起的文字、数字和图记。钢印是国家政府等权威部门专门使用的，用于鉴别证件，文书和文件真伪的重要印鉴，如毕业证，工作证，结婚证，公证书等都需要盖钢印。12.电子印章•电子印章是指模拟在纸质文件上加盖传统实物印章的外观和方式进行电子签名的形式。现阶段电子印章是电子签名技术的一项应用，把电子签名技术变成了人们习以为常的签名盖章方式，比较符合人们传统的信用习惯与诚信体系，对电子签名的应用推广具有一定的价值。电子印章的具体做法是将电子文书内容的数字签名通过数字水印、加密等技术，使其和电子印章图像进行有效的绑定。只有通过电子签名验证技术证明与电子印章相关联的电子文书是真实的，电子印章图像才被承认是有效的，否则只能是一个没有法律效力的图片而已。二、印章管理的法律风险1.刻制、备案公司印章需要的程序和手续•企业需要携营业执照副本，税务登记证副本，法定代表人身份证复印件，到公安机关开出刻章许可证明，然后到指定的地点刻章，印章刻好之后将新刻的印章盖在印鉴卡上并交公安机关备案。•到公安机关备案主要是为了应对单位公章被盗用引起的法律纠纷，如已备案则可以很大程度规避法律风险。2.印章被盗抢或丢失后如何规避法律风险•第一步应该由法定代表人或代理人带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点公安机关报案，领取报案证明；•第二步就是持报案证明原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明，声明公章作废；•第三步应该按要求持包括派出所报案回执及登报声明的复印件等文件到公安机关办理新刻印章申请；•第四步新刻印章；•最后一步向公安机关提交印鉴卡，备案新印章。3.公司印章的使用方面法律风险防范•（1）企业要建立岗位法律风险防控体系，印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责；同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育，使其认识到印章对企业管理的重要意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识；•（2）企业临时刻制印章，应由印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，报公司主要领导审批。经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件，未经启用的印章不能使用；•（3）印章保管人员必须加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明；•（4）禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上加盖公章。三、印章的法律解读1.印章的功能•历史上看，印章有两大功能:一是象征功能,另一是证明功能。•前者用于象征权力和等级,后者则用来证明身份和行为。•随着时代的进步,印章的象征功能逐渐弱化,而印章的证明功能则成为主要功能。•当然,印章的象征功能还依然存在,如在印章管理制度中,规定某一部门或等级的印章直径大小,层级越高印章直径越大。习惯认为,印章比签名更具有“郑重其事”的象征意味。2.印章的证明功能•民事法律行为以意思表示为要素,通过书面形式进行的意思表示的真实性需要证明，最直接的方式就是签字证明。而由于印章可以反复使用效率较高，所以使用印章代替签字，签字具有证明功能，签字的替代品印章也就具有了证明功能。•印章具有证明书面形式的意思表示真实性的功能，经过盖章确认的法律行为表明该意思内容为特定主体所表示，该意思内容有产生私法上效果之目的，印章所有者愿为该意思内容承担责任。如果一项书面记载的内容不能与任何一个签名或印章相联系,则不能认定为法律行为的书面形式。除了证明书面形式进行的意思表示的真实性之外，盖章还有证明文件的来源的功能，如在营业执照复印件上加盖印章，则证明营业执照复印件来源于印章的所有人。3.印章注册备案制度•印章具有易仿造性，为了提高印章与其所有者之间联系的确定,人们发明了印章公示制度,如我国实行的印章注册备案制度。•注册印章和未经注册的印章的区别不在于法律效力，印章使用的效力仅仅与特定主体在使用印章时的意思有关,而与被使用的印章是否经过注册无关。•注册印章和未经注册印章区别在于证明力，在因印章使用问题产生争议时,使用的印章是否经过注册,可以成为举证责任分配的依据。4.约定法人或其他组织盖章并签名的好处•一是证明法定代表人或负责人是以单位的名义进行的签名、盖章，而非自然人的身份，该行为的效果均直接由公司承担，从而把职务行为与个人行为区别开来，有利于维护交易秩序；•二是产生相互制约的效果，具有相互印证核实身份的效力，防止出现滥用其法律地位进行有损于单位的行为。5.对合同法32条的解释•合同法第三十二条规定“当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立”。•这里的签字，既包括当事人为自然人的签字，也包括当事人是法人或其他组织时法定代表人、负责人或代理人的签字；•这里的盖章，即包括当事人是自然人时加盖名章，也包括当事人是法人或其他组织加盖公章或合同专用章和法人或其他组织的法定代表人、负责人或代理人加盖名章。四、企业经营管理相关的印章法律规定汇总•现有法律中有关印章的法律规范并不多，而且大部分属于效力级别较低的国务院及各部门条例或规定，在公司法、合同法、票据法等较为重要的部门法中涉及印章的条款主要是关于其使用及效力的内容，这是印章本身的手段性所决定的，其产生及消灭的过程远不如其如何被使用及使用后产生的法律后果来的重要。与公司经营管理相关的印章法律规定的总结•1.《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》（国发[１９９３]２１号）。该规定共由四章组成，分别对印章的规格、式样和制发，印章的名称、文字、字体和质料，专用印章的制发和印章的刻制、管理和缴销等进行了规范。•2.《中华人民共和国企业法人登记管理条例》、《中华人民共和国公司登记管理条例》对新开办企业的印章刻制，对注销登记、吊销营业执照企业印章的收缴进行了规定。•3.《合同法》第三十二条规定“当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”•《最高人民法院关于适用中华人民共和国合同法若干问题的解释（二）》（以下简称《合同法解释（二）》）第5条“当事人在合同书上摁手印的，人民法院应当认定其具有与签字或者盖章同等的法律效力”。•4.《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》中第4条的规定：“个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或者进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订合同对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的除外”。这是合同专用章与公章在签订合同中具有同等效力的法律依据。•5.《中华人民共和国治安管理处罚法》第五十二条规定“有下列行为之一的，处十日以上十五日以下拘留，可以并处一千元以下罚款；情节较轻的，处五日以上十日以下拘留，可以并处五百元以下罚款：（一）伪造、变造或者买卖国家机关、人民团体、企业、事业单位或者其他组织的公文、证件、证明文件、印章的”。•6.《中华人民共和国刑法》第二百八十条规定“伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚金”。•7.《票据法》第七条“票据上的签章，为签名、盖章或者签名加盖章”，这是在法律文件中唯一能找到的对“签章”的解释，对“签章”的理解具有借鉴意义。•另外《公司法》、《票据法》、《会计法》、《破产法》等法律法律规也对印章在特定文件上使用等方面做了规定。