印章管理规定

武汉凯迪控股投资有限公司WuhanKaidiHoldingInvestmentCo.,Ltd印章管理规定编号：KDKG/PH--109版本：A/02009年月日发布2009年月日试行武汉凯迪控股投资有限公司发布文件批准页批准：陈义龙审核：刘亚丽部门负责人：唐秀丽文件编写：尹红目录1目的....................................................................12范围....................................................................13定义....................................................................14职责....................................................................15程序....................................................................25.1印章制发、换发和补发....................................................25.2印章的启用核定........................................................25.3监印人员的设定..........................................................35.4对监印人员的要求........................................................35.5印章的使用及销毁........................................................35.6印章管理................................................................66相关文件..................................................................77记录....................................................................7印章管理规定版次：A/0页次：1/16本文件为武汉凯迪控股投资有限公司所有未经许可不得影印1目的为维护印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制订本规定。2范围本规定适用于武汉控股公司投资有限公司（以下简称“控股公司”）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称“系列公司”）的印章管理。各系列公司如需自行拟定制度，须经控股董事会批准通过，并不得违背本规定之宗旨。3定义3.1公章：公司向上级主管机构登记的公司印鉴及以公司名义使用的公司印章。如行政章、公司合同专用章、董事会专用章、技术协议章等。3.2签字印章：刻有公司法人代表名字或职务的印章，如法定代表人签字章、法定代表人手签章等。3.3其他特定类型印章：涉及特定业务用途的专用印章。如财务专用章、发票专用章、出图专用章、报关章、附件章、保密章、正、副本章等。3.4监印人员：指按本制度规定由公司核定指派的负责保管、使用和管理印章的人员。3.5授权审批人：指控股公司总裁或经其书面授权的、有权利进行印章使用审批的人。3.6用印承办人：指因公司日常经营、管理或其他原因需要使用公司印章的人。3.7用印承办部门：指因公司日常经营、管理或其他业务原因需要使用公司印章的部门。4职责4.1控股总经理工作部：负责公司印章归口管理工作。负责印章的保管及使用管理工作。未在控股总经理工作部归口管理的公司印章，需经控股总裁批准并书面授权，由该公司自行管理，控股总经理工作部协同法务部每年不定期对该公司的用印管理及使用情况进行检查。4.2用印承办人负责用印事项的提交工作。4.3用印承办部门负责用印事项的审核工作。4.4控股公司总裁或其书面授权的授权审批人（“以下统称授权审批人”）：负责用印的审批工作。4.5监印人员负责印章的保管、使用、维护工作，并在使用时严格审核审批程序是否合格。在审批程序合格的情况下，不得擅自拒绝用印。印章管理规定版次：A/0页次：2/16本文件为武汉凯迪控股投资有限公司所有未经许可不得影印4.6成本控制与风险管理中心法务部负责印章的制发、换发和交接工作。5程序5.1印章制发、换发和补发5.1.1印章制发原则：印章的制发、换发和补发必须经控股办公会审批通过，交成本控制与风险管理中心法务部负责执行，任何公司或部门不得自行印制。5.1.2印章制发的申请：因业务需要或组织变更，由申请部门填写“制发印章申请表”(PH-109-01)，印章保管部门负责人签字后，按本制度第5.1.1的规定核定后由法务部制发，并监督执行。5.1.3印章换发的申请:印章的印文磨损申请换发时，由监印人员填写“制发印章申请表”(PH-109-01)，于“印模样本记录表”(PH-109-03)栏拓具印模，标明制发日期，印章保管部门负责人签字后按本规定度第5.1.1的规定核定后交法务部换发。5.1.4原有废旧印章应于换发后一周内，由控股总经理工作部依本规定办理。5.1.5印章补发的申请5.1.5.1印章毁损或遗失时，监印人员除向该印章的登记机构报备并依法公告作废外，应填写“制发印章申请表”(PH-109-01)，标明原印章的种类、名称、毁损或遗失经过及失职人员的处理，印章保管部门负责人签字后按本制度的规定会签后交法务部补发。5.1.5.2补发印章的文字体应有异于原印信，以资区别。5.1.5.3遗失的印章寻获时，应即交由监印人员于二日内依本规定办理。5.1.6刻制印章由控股总经理工作部确定印章形式、规格，并统一开具介绍信。各系列公司及各部门不能自行刻制公章和其它类型章。印章由成本控制与风险管理中心法务部指派专人负责到指定地点刻制。5.1.7所有印章均应根据国家标准刻制，形状可为圆形、方形、椭圆形等，材料可为橡皮质、牛角质、木质等。5.1.8所有印章制发、补发、换发后应于当日（如在外地制发、补发、换发的，应于制发、补发、换发人返回公司当日）送控股总经理工作部交接，并填写交接单，由交接双方签字确认。5.2印章的启用核定5.2.1公司印章、签字章、法定代表人手签章、董事会专用章的启用须在交接后的七个工作日内提请控股办公会核定印章管理规定版次：A/0页次：3/16本文件为武汉凯迪控股投资有限公司所有未经许可不得影印5.2.2核定印章启用时应包括印章的种类、名称、形式、规格并附上印章授权书列明印章使用授权范围、被授权人、授权时间及有效期。。5.2.3各类印章经控股公司总裁签署印章授权书后即可启用。5.3监印人员的设定5.3.1控股总经理工作部设置专职监印人员两名，兼职监印人员两名。日常监印工作由专职监印人员负责，如遇特殊情况，专职监印人员缺位时，办理临时交接手续后，由兼职监印人员行使专职监印人员职责。印章交接时交接双方填具“印章移交记录单”(PH-109-02)备查。5.3.2特定业务专用印章的监印人员应按照规定报请控股公司总裁核定后任用。5.4对监印人员的要求5.4.1监印人员用印时须登记台帐，并将此帐连同“用印申请单”(PH-109-06)及用印件复印一并留存备查（含电话录音记录），保存期十年。监印人员要确保盖章位置要恰当，印迹要端正清晰。5.4.2监印人员对用印文件内容负有审核的职责，对于用印文件要认真核对审批程序以及主要内容是否符合用印申请，如发现用印文件中有明显错误之处，监印人员有权要求用印承办人或承办单位修改之后用印。用印文件中如含有与用印申请不相符合的材料，监印人员可以拒绝用印。监印人员不得将印章携带出公司或带到外地（项目章除外），不得在空白页上用印。如有特殊情况，必须经控股公司总裁或经其书面授权人批准。5.4.3各指定监印人员负责管理印章，监印人员应严格遵守印章管理规定，按规定做好印章使用台帐的登记工作，妥善保管印章。印章存放地点要求安全保险，严禁携带印章离开办公地点。用印后或不用印时，应将印章存放安全处。如有遗失或误用等，公司将追究监印人员的负责。5.5印章的使用及销毁5.5.1公章、签字章以红色印泥或红色印水用印；其它特殊类型的印章可以用蓝色。5.5.2用印申请特殊审核程序印章使用应严格依照本制度5.5.3印章审批权限进行审批，并且应遵守下述审核和评审规定：a）由控股公司总裁审核的范围：银行贷款以及各公司、项目的银行担保、银行开户、申请银行授信，以及其他对外担保、承诺、抵押、借款事项；印章管理规定版次：A/0页次：4/16本文件为武汉凯迪控股投资有限公司所有未经许可不得影印对外投资类事项；处置公司资产。b）法务部评审范围：公司对外、对内签署的各项协议。包括但不限于采购合同，施工合同，总承包合同、技术引进、转让、担保、人才市场人事托管协议、租房协议等；公司对外招标，投标事宜；公司各种资质年检、增减资和其他工商事宜；对外诉讼等法律事务；涉及法律事务的公司对外联络函件。c）总经理工作部评审范围：各公司对外行文、报告、申请等一般性对外函件。5.5.3印章使用审批权限5.5.3.1公司印章(含行政章、合同专用章、财务用法人、财务专用章)的审批权限,除控股总裁外，严格按照印章启用时的授权书执行。5.5.3.2授权书应明确授权范围、被授权人、授权时间及有效期。公司及各系列公司被授权行使签字用印人在授权期内解除相应职务后，不再享有签字用印权限。5.5.3.3印章的使用程序a）行政章、公司合同专用章、技术协议章的使用规定：凡需要使用以上述印章之承办人，应提前填具“用印申请单”(PH-109-06)，经承办部门负责人或项目负责人审查签字后，报请授权审批人批准，凭此单连同用印件到监印人员处用印。监印人员应登记用印台帐并留存印章申请单及用印件原件一份并归档保存。公司介绍信盖章，也应提前填具“用印申请单”(PH-109-06)，经部门负责人或项目负责人审查签字后，报请授权审批人批准，凭此单连同用印件到监印人员处用印。监印人员应登记台帐并留存用印存根。b）法定代表人签字章的使用：凡法定代表人签字章用于财务内部业务，如支票盖章等，由监印人员按财务制度规定用印；如果法定代表人签字章用于财务内部业务以外的其它用途，必须经法定代表人本人同意签字后方可用印，其余适用行政章之规定。c）董事会专用章的使用：凡使用公司董事会专用章者，必须提前填具“用印申请单”(PH-109-06)，经董事会秘书审核后，报公司董事长（或授权审批人，如授权审批人非公司董事长）批准，凭用印申请印章管理规定版次：A/0页次：5/16本文件为武汉凯迪控股投资有限公司所有未经许可不得影印单到监印人员处用印。监印人员应登记用印台帐并留存印章申请单及用印件原件一份。d）财务专用章、发票专用章等财务印章的使用财务内部业务使用类印章，财务部必须按国家财务制度规定以及公司财务制度规定，报监印人员请公司总经理（或用印授权人）批准，经批准同意后，由监印人员负责印章的使用、维护和保管。监印人员及财务部门负责人负全权责任。e）人力资源部印章的使用凡需要使用人力资源部印章者，必须提前填具公司“用印申请单”(PH-109-06)，经控股公司人力资源总监签字同意后方可用印。同时，监印人员必须登记用印台帐，并将用印申请单连同用印原件存档备查。f）出图专用章的使用如需用印，必须提前填写“用印申请单”(PH-109-06)，经部门负责人签字后，报公司总工程师签字核准后凭用印申请单及用印件一起到监印人员处用印。监印人员必须留存用印申请单及用印件原件一份备查。g）其它特别类型印章的使用，如正本、副本、保密、存档等，按部门业务流程规定执行，印章监印人员负全权责任。5.5.3.4监印人员负有审核用印文件的职责，用印