预付账款管理制度

版本：预付账款管理制度文件号：修订：编写：审核：批准：实施日期：第一章总则第一条目的为加强预付账款管理，减少资金占用，加速资金周转，减少和避免坏账损失，根据国家会计准则或有关制度规定，结合集团公司的具体情况，制订本办法。第二条适用范围本制度适用于集团公司及所属各级控股和全资子公司，以及经费独立核算部门。所属其他会计主体在不违反本制度原则下自行制订管理办法，对预付账款进行管理。第三条相关文件无第四条名词解释本办法所说“预付账款”指企业根据供需合同，在未取得购货发票时对外支付的预付款项，包括材料采购预付账款、设备采购预付账款等。工程预付款和劳务预付等款项，除本制度特别声明的以外，均比照本办法管理。按合同规定款到提货或发货，比照预付账款管理。第五条集团公司根据预付账款实际占用情况及清理状况，随时决定对预付账款的发生、占用及清理，实行过程跟踪和监控；随时决版本：A预付账款管理制度文件号修订：第2页／共7页编写：审核：批准：实施日期：定修改相关的考核办法，加大相关的奖罚力度。涉及上款事项的，按集团公司随时下达的通知执行。第二章部门责任制度第六条财务部门是公司预付账款的综合管理部门。其基本职责是（一）、根据企业财务状况及管理现状，制订或修订有关预付账款的管理办法和制度。（二）、对相关的预付账款进行核算和管理；（三）、根据集团公司的规定，就预付账款的占用，参与对相关责任部门的考核。第七条采购部门是预付账款的清理部门。其业务职责是，就其办理的预付账款进行管理、清理，催收货物和发票，按规定的时限办理验收报销，完成下达的预付账款占用指标。第八条采购部门应将集团公司下达的预付账款占用指标分解落实到下属部门和个人，制订内部考核办法和考核指标进行内部考核。第九条采购部门应建立预付账款责任制度，就合同的签订和预付账款的支付，确定每笔预付账款的责任人，并就预付账款的金额和呆滞时间以至于超过诉讼时效或形成坏账等制订处罚的额度或停职清欠等办法，报公司和集团公司审查批准。第十条采购部门根据上条的预付账款责任制度，建立日常登记版本：预付账款管理制度文件号：修订：编写：审核：批准：实施日期：管理的、就每笔预付账款责任落实到个人的责任档案。第十一条采购部门应经常性地分析所付预付账款的风险程度，建立健全预警机制，并采取有效措施防止坏账的发生。采购部门对已付预付账款中存在的隐患，就其个案，及时向公司财务部门和公司相关领导报告；重大隐患的，同时向集团公司财务部门和公司相关领导报告。第十二条发生的工程、劳务预付款项，及其它预付款等，均由相关部门按照第六至十一条规定管理。第三章预付账款付款及清理程序第十三条预付款项的支付，按集团公司物资和费用归口管理的规定，由请领用款部门提出申请书，注明收款单位、货物名称、合同金额、供货日期、责任人等相关内容，并附有购货合同或合同复印件。提供的合同复印件必须由用款部门依合同原本复制，且盖有复印部门负责人及复印人印鉴。第十四条合同没有规定支付预付款，但需款到发货或提货的，亦按上款规定办理，申请书上应注明“款到发货或提货”字样。第十五条预付账款申请书由采购部门负责人审查签章，财务部门负责人批准，经相应的费用审查和资金审查后，主管业务的会计人员办理，开填付款凭证。版本：预付账款管理制度文件号：修订：编写：审核：批准：实施日期：第十六条以抹账形式支付预付账款的，另按规定办理抹账手续。第十七条会计人员应对照合同审查预付账款支付的期限、额度及供货清理期限，与合同不符的不予办理。第十八条用款部门的业务人员交付预付款，除交款提货、交款发货等于交款时取得发票的以外，交款时不能取得发票的，应于交款时取得收款单位出具的预收款收据。第十九条采购部门应从预付账款支付之日起，至第二十二条规定的期限内，组织采购物资进货并验收入库，结清货款，索取发票及相关单证，到财务部门报销并结清预付账款。第二十条预付账款原则上应于货款结算时一并结清。货款结算时没有结清的预付账款余额，必须由采购部门确认结余的金额，并出具书面处理意见。第二十一条货款结算时未结清的预付账款，日后可以用于抵顶同一供应客户的应付账款，按交来抹账申请的日期作为预付账款的实际清理日期；通过抹账结清预付账款的，按交来生效的抹账协议的日期作为预付账款的实际清理日期。第二十二条预付账款清理期限，按以下规定控制（一）、本埠交款提货的自付款日算起10天(遇公司规定假日顺延，下同)；（二）、外埠交款提货或发货的，自付款日算起省内为15天，省版本：预付账款管理制度文件号：修订：0编写：审核：批准：实施日期：外为20天；（三）、支付本埠的预付账款自合同注明的供货日期算起10天；（四）、支付外埠的预付账款，省内的自合同注明的供货日期算起10天，省外的自合同注明的供货日期算起20天。（五）、支付进口货物的预付款，按合同注明的交货日算起3个月。（六）、因特殊情况延期结算货款的，按照实际付款时间算起；逾期支付设备尾款的，按照实际支付尾款的日期算起。财务部门应对属于上款原因而形成的长期未清理的预付账款至少半年清查一次，分清部门责任。原则上设备尾款应及时支付。第二十三条一次订货，按合同规定分次供货的，按供货批次分次结算，其支付的预付账款可留待最后一次供货结算时清理。第二十四条支付的工程预付款、进度款、备料款，必须于施工方提出工程决算进行结算时结清。第四章预付账款的减值和坏账处理第二十五条预付账款同时满足以下条件视为存在减值迹象（一）、滞账超过第二十二条规定期限同时超过一年的；（二）、本企业或集团公司无相关负债可以抵冲的；（三）、未收到货物或收到的货物的合同价值低于所付预付款的。版本：预付账款管理制度文件号：修订：0编写：审核：批准：实施日期：第二十六条预付账款的减值测评(即计算提取坏账准备)至少每年一次，于年度终了进行。第二十七条预付账款的减值率按公司会计政策执行。第二十八条预付账款的减值测评由财务部门组织用款部门进行。第二十九条用款部门应对确认减值的预付款，按内部管理和记录的信息，就个案说明其呆账形成的原因、直接责任人、处理意见等，形成报告，报财务部门审查并报公司有关领导审批。第三十条预付账款坏账损失的核销，应由原用款部门取得收款方所在地工商、法院(或破产清算机构)、政府主管机关或其他政府部门关于其注销法人登记的证明。第三十一条关于债务人破产，申报债权以及核销预付账款等其他事项，比照集团公司《应收账款管理制度》执行。第六章附则第三十二条本制度由集团公司财务部组织制定，总经理批准后实施。第三十三条本制度实施后，原有类似制度即行终止。第三十四条本制度由集团公司财务处解释并根据管理需要补充和修改。第三十五条本制度自201年4月1日起执行。版本：预付账款管理制度文件号：修订：0第7页／共7页编写：审核：批准：实施日期：附录一适用记录附录二修订记录版次修订状态更改内容起草审核批准实施日期记录1：预付账款付款申请书及清理档案序号记录名称记录编制部门保存期限保存地点1预付账款付款申请书采购部15年档案室2分次支付预付款申请书采购部15年档案室预付账款付款申请书（第一联）DT17-11-0申请部门：年月日第号供应客户货物名称数量合同日期年月日合同号合同金额订货人合同规定（或电话约定）供货日期日期数量日期数量日期数量合同规定预付款总额元，分期支付如下日期金额日期金额日期金额备注财务部门实际支付预付款总额元，分期支付如下：日期金额日期金额日期金额办法规定的清理期限（计算至日）：年月日实际清理日期日期金额清理方式（结算货款、抹账、退款等）第一次年月日第二次年月日第三次年月日逾期清理天数：天注：粗框中的部分由财务人员填写。采购部门负责人（签字）申请人（签字）结算人（签字）财务部门负责人（签字）财务经办人（签字）说明：一、预付账款付款申请书共三联，第一联为申请书存根，由申请部门留存；第二联为申请书，由财务部门作付款附件；第三联作为财务部门的预付账款清理档案。二、合同没有规定支付预付款，但需款到发货或提货的，应在备注栏注明“款到发货或提货”字样。三、若合同规定分次支付预付款，第一次支付时，填写以上各式的申请书。以后各次支付，出具文字申请，作付款依据。文字格式为：记录2：分次支付预付款申请DT17-12-0财务（部门）：与单位签订的号货物合同，已支付预付款元，按规定，现需再次支付预付款元。年月日部门负责人（签字）申请人（签字）