用户需求说明书

5-1用户需求说明书1、项目介绍天津市政府文印中心负责政府机关各部门日常机要信件的收发交换及内部流转工作，机要信件的流转按照规定需记录每一个环节的交接人、交接单位及时间，其中，部分机要件还要做退回处理。目前，文印中新交换管理依然沿用手工交换登记的作业方式，这种工作模式存在的主要问题表现在：人员少，机要信件流转量大，手工操作强度大，机要件签收必须定时“面对面”交接、签收，特别是重要机要件不易及时通知领导或各部门；仍采用传统手工登记、且签收容易造成误计、漏计、字迹不清的现象；数据信息资源不能共享，使得机要件的流转重复登记，文件查询、统计、追踪比较困难，不便于掌握机要件的运转、办理过程，一旦发生问题，责任不易分清；机要件管理的安全性受到影响，已不适应现代化、信息化管理。随着我政府机关电子政务信息化建设的不断深入，信息处理技术、计算机网络通讯及自动化控制技术水平的不断提高，建立一套适合我机关自身交换业务需求的智能交换系统尤为迫切，这种现代化、信息化的管理模式对提高我机关机要信件的运转效率以及工作准确性、保密性将十分有益。2、项目建设目标利用已构建的计算机网络，结合条码自动识别技术以及智能交换箱等技术，有效地提高工作效率，实现纸质文件（机要信件）交换及流转过程中的信息自动采集、自动记录、追踪和管理等，从而提高机要信件交换运转效率，确保交换工作的安全、保密、准确和及时。1、提高为领导及各部门服务水平规范文件管理，提高工作效率、做到机要信件准确、及时地送达领导及各级部门，提高为领导及各部门服务的水平。2、提高流转安全性利用机要信件上的条码信息，准确捕获文件流转的痕迹，提供分清责任的数据信息依据。实现对机要件整个流转过程中的追踪和管理，准确掌握机要件所在的部门、交接记录等信息，提高机要信件流转的安全性。3、提高工作效率5-2充分利用条码技术，确保与上级单位、同级别兄弟单位等的条码相互兼容，自动识别登记，减少手工作业强度，充分利用系统的智能化特性来完成机要信件的登记、签收及交换流转。3、项目建设原则1、通过本系统的建设，提高为领导及各部门服务水平和管理水平。2、应采用业界主流、成熟的技术和体系架构，确保本系统的先进性，并为系统未来发展保留升级空间。3、系统能够在数据、业务、服务三个级别上任意扩展，能够满足未来业务发展的需要；新功能、新业务的增加应能够在不影响系统运行的情况下实现。4、在整个应用系统的运行中涉及到实时过程控制、计算机网络、数据库、计算机软件、系统安全等诸多环境，系统将分别采用各类不同的技术实现，为了能够保证今后各种技术的随时更新，且保证系统运行的稳定、平滑性，系统的软/硬件体系架构应采用合理的层次化设计。4、采购清单序号货物名称单位数量备注1天津市政府机要信件智能交换系统套15、功能概述1、搭建天津市政府机要信件智能交换系统的硬件环境，并设置专门的智能交换箱组。2、利用本智能交换系统完成政府机关机要信件的登记，实现实体信件的自动签收。3、利用本智能交换系统实现机要信件的智能交换，提高机要件流转的时效性、准确性、安全性。4、实现各类紧急机要件的自动催取、提醒。5、结合天津市政府机关现有网上办公系统，实现一站式登录，建立对实体机要信件和机要件电子信息流转同步察看及实时跟踪。6、实现天津市政府机要信件的收发登记、查询、跟踪、统计等功能。6、具体功能需求（一）智能交换箱需求5-3所有智能交换箱体选用材质为冷轧钢板，厚度不能低于1.2mm；智能交换箱电路主板应为模块设计，能够简便维护及更新升级。（*）1、配置26组智能交换箱，每组分为上、中、下三层，总共78个箱位，作为单位内部各部门机要信件交换分发使用。要求每个箱位均能够独立扫描识别二维条形码，并安装有VFD显示屏，以显示单位名称，同时安装有数显装置、状态显示灯、功能键、电控门锁等，要求所有装置布局合理（*）；每个箱位分为两层，中间由隔板隔开，上层为有条码件投放层，下层为无条码件投放层，中间隔板能够自由活动（*）；上层投口必须带有门禁挡板装置，只有当合法条码件扫描后，该挡板才能打开，机要件可投入，并带有防止抽手功能（*）；要求每组交换箱尺寸（宽*深*高）：350mm≦500mm*450mm≦600mm*1700mm≦2000mm，箱体表面规整，正面无缝隙，确保纸张不能随意插入箱体。（*）2、配置3台智能交换箱，每台为1个箱位，总共3个箱位，作为外收发渠道使用。要求每个箱位能够独立扫描识别二维条形码，安装有LCD显示屏，以显示单位名称，同时安装有数显装置、状态显示灯、功能键、电控门锁等，要求所有装置布局合理（*）；箱位分上、下两层，中间由隔板隔开，上层为有条码件投放层，下层为无条码件投放层（*）；上层投口必须带有门禁挡板装置，只有当合法条码件扫描后，该挡板才能打开，机要件可投入（*）；要求每组交换箱尺寸（宽*深*高）：350mm≦500mm*450mm≦600mm*1300mm≦1600mm。（*）（二）控制柜具体要求控制柜是由17英寸触摸屏、读卡器、微型摄像头、控制主机、激光打印机组成的一体机柜，配置1台，用于各部门工作人员身份认证、图像捕捉、箱门开启、清单打印等功能，材质、颜色要求与智能交换箱一致。（*）（三）应用软件要求智能交换系统是天津市政务办公系统有机组成部分，应与天津市政府现有的网上办公系统整合，实现一体化管理，软件要求采用B/S架构设计，做到一站式登录，实现机要信件信息的统一登记、统一查询、统一消息发布，登陆用户使用原有网上办公系统用户，由管理系统实现权限分配，实现查询纸质文件的物理位置，实现纸质文件与电子文件同步管理的目标。1、本系统全部应用软件要求采用B/S结构设计开发。（*）5-42、系统要求能够对外收机要信件进行登记，对于带有公文二维条形码的可直接扫描录入包含的基本信息进行登记，另外对于送交来的异型件、挂号件、快递等进行扫描登记，不带二维条形码的可通过管理系统实现补录信息登记。（*）3、可进行机要信件外发登记管理，外发信件分捡登记，同时打印出外发件清单，打印外发件条形码等。（*）4、系统可对交换箱中的机要件信息进行浏览，包括收件单位、发件单位、机要件的数量等信息，以上相关信息能显示在天津市政府办公政务网上。(*)5、系统可查看交换箱中机要件的流转记录，记录至少应包括时间、投取件人、状态等信息，同时能准确定位机要件所在位置。（*）6、系统应具备完善的查询、统计功能，能生成各类统计或记录表，以方便查询，统计、查询条件至少包括：发件人、收件人、日期、密级、文号、普通箱号、取件卡、关键字等等。(*)7、系统能对基本信息：单位、操作人员、取件证信息、普通文件箱显示字符、欢迎信息、等进行方便的维护管理，通过管理员能随时添加或删除取件证卡。(*)8、管理系统应提供便利的备份措施，能实现定时备份功能。(*)9、系统具备网络急件通知管理功能，可通过天津市政府办公政务网对于有急件的部门进行网络告知。（*）10、系统可对交换箱状态进行实时监控，提供监控界面，并可分配交换箱箱位，实现开箱门、数据清零等功能。（*）11、管理系统要求一般性维护工作不需投标商或开发方参与，具备计算机基本知识的技术人员便能维护管理系统。(*)12、管理系统应提供便利的备份措施，能实现定时备份功能。(*)13、投标人提供并向采购方开放全部开发文档，包括涉及接口功能开发的源代码。(*)（四）接口要求1、天津市政府机要信件智能交换系统用户应能实现由天津市政府办公自动化系统平台登录进入，与安全平台、自动化办公系统实现权限认证。(*)2、系统中关键信息如：交换箱箱存机要信件、数量、时间能通过接口在办5-5公自动化平台进行展示,即要求通过办公自动化系统能查询当前用户单位是否有待取机要件，同时能够查询待取件的发件人、投箱时间等目录信息。(*)（五）系统配套设备要求要求以下设备均采用行业内知名厂商生产产品，要求质量稳定、可靠。（*）1、配置二维条码扫描枪3台，用于机要信件条码的扫描。（*）2、在发文科配置工业型条形码打印机共2台，用于工作人员打印二维条形码。（*）3、在日常发文量较多的部门配置办公型条码打印机5台，用于打印二维条码。（*）4、在发文科配置手持移动式扫描终端设备1套，用于扫描信件条形码。（*）5、配置移动式电子签名输入设备终端机及配套软件模块2套，用于领导签收急件使用。（*）6、配置非接触式读卡器1台，用于发文科工作人员进行取件证卡维护；同时提供取件证卡180-200枚。（*）7、在新楼办公地点提供数字智能门禁系统1套，用于识别进入交换大厅的人员身份，并要求于取件证卡实现统一整合。（*）8、提供电话语音通知系统1套，用于对于有急件和限时件的部门进行电话通知。（*）9、配置中心服务器1台，用于存储日常交换数据，采用当今主流配置。（*）10、配置业务电脑3台，采用当今主流配置商务电脑，分别用于系统监控、系统维护、系统日常业务使用。（*）11、配置带有网络功能的激光打印机1台，用于报表、文件、清单等的打印。（*）（六）特殊需求1、需对新办公地点进行部分房屋装修改造，包括整体玻璃隔断、工作台面等。（*）2、需提供至少3套办公家具，包括办公桌、办公座椅、隔断等。（*）3、要求以上设备选材质量高、外型美观大方，办公家具结实、耐用，能够与智能箱整体配套，档次高。（*）5-64、需提供房屋装修后整体效果图。（*）7、报价说明为投标人充分展示各自公司实力和产品优势，此次投标充分考虑到所提供的解决方案的优越性，既不采取无质量保证的低价中标恶性竞争，也为防止投标人虚高价格，希望各投标人在不超出投资预算的情况下提供性价比高的产品和服务。注：投标报价包含所有的产品和服务，若因为投标人系统建设考虑不完善导致费用增加，均由投标人自行承担。8、系统实施要求1、详细说明本项目的工程实施组织方式、计划方法、概要计划。2、项目实施过程中，必须包括一名专职负责的项目经理，项目经理提交项目进展报告，同时提交项目成果，项目经理的姓名须在项目实施方案中明确，同时明确提出参加本项目的人员及安排，提供参加本项目的人员简历，并承诺人员流动比例不超过20％。3、本项目的项目经理必须具体负责项目的实施，在系统建设和免费维护期内，投标人承诺的项目经理未经用户同意不得调整，投标人如中途更换项目经理，必须征得用户同意。4、满足建设周期要求，建设周期≦3月9、用户培训1、中标方应免费对用户方相关技术人员进行全面技术培训。培训内容包括：系统技术概览、使用、测试、维护、监控及故障排除等。2、中标方需提出详细的用户培训计划，使受训人员经过培训后，能熟练掌握和使用所培训的技术内容，能够独立承担和完成相应的系统维护和管理工作。10、售后服务1、投标方需提供详细的售后服务方案2、安装调试过程中，投标方应按用户方提出的意见对本系统进行必要的完5-7善和修改。3、系统验收合格后，投标方至少需提供一年的硬件设备免费保修，一年软件技术支持服务；4、在保修期间内，承建单位应为所提供的产品在运行中出现的问题提供及时有效的服务，包括电话咨询服务，12小时内上门维护服务；紧急情况下(系统无法工作)，维护人员5小时内必须到达现场。