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XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册信用管理制度分册2010年5月XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册1目录1、信用管理机构及信用管理人员岗位责任制度……………22、法律法规学习制度…………………………………………83、法定代表人授权委托管理办法……………………………94、合同管理制度………………………………………………145、合同档案管理制度…………………………………………256、劳动用工管理制度…………………………………………287、行政岗位职责………………………………………………338、工程质量管理制度…………………………………………579、售后服务管理制度…………………………………………6310、客户授信与年审评价制度………………………………6611、客户资信调查制度………………………………………6812、失信违法行为责任追究制度……………………………7513、客户信用档案建立与管理制度…………………………7714、应收账款与商账追收管理制度…………………………79XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册2编号：XXX-MDF001信用管理机构及信用管理人员岗位责任制度公司内部设立专门的信用管理机构，公司总经理为信用管理机构的分管领导，任命信用管理机构负责人、经理，有专职（或兼职）的信用管理工作人员。一、信用（合同）管理机构职能：1、组织宣传、贯彻合同法律法规条例，培训信用管理人员和业务人员，依法保护本公司的合法权益。2、制定、修订本公司信用政策、信用管理制度、办法，组织实施信用管理工作的考核。3、对客户进行资信调查，建立客户信用档案，并进行动态化管理。4、客户授信管理：进行客户信用审批，跟踪客户，定期对客户的信用状况统计分析。5、应收账款管理：控制应收账款平均持有水平，日常监督应收账款的账龄，随时将潜在的不良账款进行技术处理，防范逾期应收账款的发生。6、商账处理：建立标准的催账程序和一支工作高效的追账队伍，及时制定对逾期应收账款处理的方案，并组织有效的追账。XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册37、利用征信数据库资源，帮助市场部门开拓市场。二、信用管理人员岗位责任制度：1、法定代表人的主要职责：加强信用管理工作，支持信用管理机构开展工作，解决信用管理工作中的重大问题；授权委托合同承办人员对外签订合同；对本公司合同承办人员进行考核、奖惩；定期了解合同的签订、履行情况。2、信用管理机构负责人的主要职责：组织合同法律法规的宣传、培训，组织信用管理研讨会、案例评析会；制定、修订本公司信用政策、信用管理制度、办法，组织实施信用管理工作的考核；统一办理授权委托书，严格管理本公司合同专用章的使用；制止公司或个人利用合同进行违法活动；日常监督分析应收账款的账龄，防范逾期应收账款的发生；建立标准的催账程序；汇总、分析客户信用数据，向有关部门提供咨询服务；协调与市场、财务、技术等部门的关系。3、信用管理员的主要职责：协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册4订。审查合同，防止不完善或不合法的合同出现，保管好合同专用章。检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷。登记合同台帐，做好合同统计、归档工作，汇总合同签订、履行以及合同纠纷处理情况。发现不符和法律规定的合同行为，及时向信用管理机构负责人或公司副总报告。参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。定期向信用管理负责人汇报信用管理情况。负责客户档案管理与服务。参与商账追收。配合有关部门共同搞好信用管理工作。4、市场部门的主要职责依法签订、变更、解除本部门的合同。严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向信用管理机构信用管理员通报。本部门合同的登记、统计、归档工作。XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册5参加本部门合同纠纷的处理。配合公司信用管理机构做好信用管理工作。5、财务、工程技术部门的主要职责加强与市场等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议。解决合同履行中有关技术方面的问题。依法签订、变更、解决技术合同。本部门合同的登记、统计和归档工作。配合公司信用管理机构做好信用管理工作。三、信用管理员考核与奖励1、考核范围：本公司专职或兼职信用管理员。2、考评时间公司每年年终组织一次考核评审活动，在对各有关部门信用管理工作检查基础上进行考核。3、考核内容序号考核内容应得分一掌握合同的有关法律、法规的应知应会基础知识。认真参加部门或公司举办的业务和有关法律法规学习。３５XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册6二检查所签订合同符合“三性”（合法性、真实性、可行性）。检查所签订合同符合“五审查”（对方主体是否合格，授权代理是否合法，资信是否保证，经营范围是否超出，合同结算方法和法定程序是否符合规定）。检查除即时清结外，是否签订了书面合同。检查使用各类合同文本的正确性和合同内容合法、条款齐全、手续完备。检查签订合同人员的有效代理范围和权限。检查杜绝无效合同的出现。３３３６４４三检查有关合同审查表的办理和送审，内容齐全，手续完备。定期或不定期与部门工作人员对帐。经常督促合同的履约行为。全面了解本部门的合同履行情况。５６５６四检查本部门的合同变更、解除手续的及时办理和手续齐全。协助做好信息反馈和信访工作。64五建立合同台帐。合同台帐的登记质量（台帐登记及时、正确、全面）。检查合同章的使用和保管。做好有关资料的保管和归档工作。６10５６六在信用管理上有创新的典型事例（包括运用计算机管理等事项）。10合计1004、考核部门：信用管理机构为公司信用管理员的考核评审工作的管理机构。奖励名单由考核部门根据考核内容进行考核评审后报法定代表人批准。取消资格的审批程序由考核部门将名单及考核依据报法定代表人批准。XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册75、奖惩方法信用管理员的奖励等级设三等：即先进、优胜和表扬；获奖者以精神鼓励为主，并分别给予适当的物质鼓励。获先进名单从考核总分在95分以上者中产生；获优胜名单从考核总分在90～95分者中产生；获表扬名单从考核总分在80～90分者中产生。信用管理员的惩处方法：凡考核总分首次达不到60分者，由部门分别给予教育、帮助和扣发奖金；凡考核总分两次达不到60分者，取消信用管理员资格；凡利用合同从事违法违纪活动者，取消信用管理员资格并按情节轻重，追究其行政或法律责任。XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册8编号：XXX-MDF002法律法规学习制度1、定期组织合同法律法规的系统学习，制订学法的内容、时间安排计划表，组织人员学习，并做好每次学习记录。2、总经理、部门主管、各部门负责人必须带头参加合同法律法规的学习。信用管理、市场管理、施工管理、财务等部门工作人员必须经过合同法规的系统培训和考核，取得合格证书。3、公司分管信用工作的负责人，部门分管信用负责人及信用管理员定期组织活动，结合信用管理中碰到的实际问题，学习新法规，解决新问题。组织研讨会，案例分析会等，并做好书面会议记录。XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册9编号：XXX-MDF003法定代表人授权委托管理办法1、目的按照有限责任公司体制、总分公司管理的原则，为加强重大事项集中控制和管理力度，明确公司法定代表人授权委托的范围，规范授权委托书的审批流程、使用和管理。2、适用范围本办法适用XXX公司及其所属各分支机构。3、定义3.1法定代表人授权委托书：根据《公司法》的有关规定和《章程》的约定，应由公司法定代表人办理的事项，根据工作的实际需要，由法定代表人签发书面授权委托受托人从事公司有关业务活动。3.2临时授权：是指公司及所属单位的某项特定业务，由公司法定代表人以一事一授的形式授权受托人办理。3.3日常经营性职务授权：是指公司及所属单位的日常经营事项，由公司法定代表人以一次性职务授权的形式授权受托人办理。4、职责XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册10法律事务所在部门是法定代表人授权委托书的归口管理部门。4.1归口管理部门4.1.1负责对授权委托事项的合法性进行审查；4.1.2负责对授权委托书统一制作；4.1.3负责授权委托书的备案管理；4.1.4负责办理授权委托书流转、撤消、变更等事项。4.2、受托人4.2.1根据业务需要，提出办理申请，提供相关依据及说明；4.2.2按照授权范围办理授权事项，行使受托职权；4.2.3对办理过程中的重大紧急事项及办理结果，应及时向归口管理部门通报。5、授权委托的形式和内容授权委托采取临时授权和日常经营性职务授权两种形式。5.1临时授权的内容需受托人以公司名义代理公司投标、商务谈判、签署综合计划以外的合同、诉讼、仲裁及其他业务。5.2日常经营性职务授权的内容5.2.1签署公司日常生产经营过程中的报表、报告、文件；5.2.2办理工商、税务、银行日常和相关变更业务；5.2.3签署经公司董事会批准的综合计划之内的日常经营合XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册11同；5.2.4签署计划内劳务合同；5.2.5公司日常经营工作中的其他固定授权事项。6、办理程序6.1日常经营性职务授权由归口管理部门统一制作《法定代表人授权委托书》，并提交公司有关会议通过后，由法定代表人授权给受托人。6.2临时授权由受托人负责填写《授权委托申请表》，由部门（单位）负责人签字确认并加盖部门（单位）印章后，连同相关办理依据，提交归口管理部门。6.3归口管理部门进行合法性审查，并依据《授权委托申请表》的内容制作授权委托书，提交法定代表人签署。7、授权委托的范围7.1.1日常经营性职务授权书由归口管理部门统一制作，经公司有关会议通过，由法定代表人授权给分管领导。7.1.2临时类授权事项由各所属单位提出申请，经公司归口管理部门审查，必要事项经公司有关会议通过，由法定代表人授权给分管领导或部门负责人。7.3所属项目筹备单位需要签署合同的事项，履行《XXX公司合同管理制度》的相关规定，必要事项由公司法定代表人给予临时授权。XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册128、其他规定8.1临时授权书根据业务需要随时办理，有效期限原则上不超过三个月。8.2日常经营性职务授权书由法律业务所在部门统一制作，有效期限原则上为一年。8.3授权委托书应载明法定代表人、受托人的姓名和职务，委托事项、代理权限、有效期限等事项。8.4授权委托书文本不得有任何涂改；授权委托书记载事项的任何改变，均需重新办理授权委托手续。8.5受托人在履行受托职责或实际工作过程中，如遇有关系到企业重大利益事项，必须立即办理，而又不具有代理权限的事项，应及时、迅速通过归口管理部门或者直接向授权人汇报，征得同意后立即办理。办理完毕后，应及时补办授权委托手续。8.6受托人因故无法履行职责时，应当向归口管理部门交回授权委托书，由法定代表人重新授权他人办理。8.7如受托人在授权委托有效期限内辞职、劳动合同终止或者被解除劳动合同等情况，授权委托事项应立即终止，受托人所在部门（单位）及人力资源部门应及时将相关情况通报归口管理部门；受托人所在部门（单位）应立即追缴授权委托书，并书面通知可能涉及的业务合作单位。8.8受托人应严格按照委托事项范围及权限履行职责。受托XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册13人不履行、不按规定程序履行或越权履行授权职责，给公司或其它单位和个人造成不良影响或损失的，应承担相应的责任。9、支持性文件9.1《XXX公司法定代表人授权委托管理办法》；10、附则10.1本办法自下发之日起施行。10.2本办法由法律事务部负责解释。XXX公司行政管理文件＆信用管理制度分册14编号：XXX-MDF004合同管理制度为加强合同管理，避免失误，预防合同签订法律风险，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。公司对外签订的各类合同一律适用本制度。第一条合同签订管理1