展会现场工作流程

展会现场工作流程及注意事项一、布展阶段工作流程1.整理物品运输至展馆。2.负责与展馆方沟通、协调，落实所需的服务（如电力、水力安装、办公家具租用等）。3.按照事先的设计，摆放展品。4.设备设施（演示电脑、电源等）调试，确保正常可用。5.清理包装物料、纸箱、空盒、空箱、建筑废料。.6.展出前全面清洁展位。注意事项：1.布展符合展馆方规定的各项要求。2.布展时，先要检查楣板上公司名称拼写有无错误，然后注意检查展位上的基本配置是否齐全、完好，如提前租用了额外物品，还应注意额外物品是否配备齐全。3.展板上不得使用不可清除的胶带、胶条或留有印记的胶水，更不得使用钉子等破坏展板，否则将会到经济惩罚。4.带领承运商熟悉展馆环境，根据自己展位的位置，制定出最佳撤展路线，与承运商敲定接货时间和准确地点，避免撤展时门口交通堵塞，延误撤展时间。二、开展阶段工作流程1.开展前检查展品、设备状态良好。2.接待客户→介绍技术、产品→有选择地散发公司宣传材料→赠送礼品。3.收集客户资料。4.收集同行信息。5.收集商业伙伴信息。6.现场拍照及临时事宜处理。7.每日展示结束后要对展位规整、清洁。注意事项：1.严格按展览规定的时间参展和撤展，不迟到、不早退。进入展场时需配佩带好胸卡，作为专业贸易展，无胸卡一律不得入内，因而请妥善保管，谨防丢失，万一遗失请速与主办单位联系。2.由于展馆内人员流动大，参展人员应增强防盗意识，贵重物品、提包等不要离开视线，更不要把包、钱等放在展台上，对于重要的展品，每次展览结束后带回酒店，不要留在展场内。3.人员仪表、仪态、接待态度。展会期间需着正装，鞋应注意擦干净。应保持精力充沛，不要歪扭的到处坐，尽量不要在展台内吃东西、看报纸、杂志、打瞌睡。平易近人，不卑不亢，不要蓄意贬低竞争对手，对每一个走进展位的人都应同样地尊重。4.如条件充许，参展人员在每天的展会结束后应讨论一下一天的工作成绩，评价工作的进程，哪些地方做的得体，哪些地方仍需改进。三、撤展阶段工作流程1.托运箱进馆。2.拆装工人撤台。3.展品重新打包。4.办理退展手续（包括租用展具的归还，相关服务费用的结清等，并从组展商中领到出门条）。5.展品转运离馆。6.与承运商交接。注意事项：1.撤展时应严格遵守撤展时间，不得提早，避免错过可能的客户。同时，空荡的展位也会影响企业形象。2.撤展时应注意清除展板上的胶带、宣传画等，以免因未能将展板恢复原档，而遭受不必要的经济惩罚，且在国外在这方面的罚金相当高。3.撤展前，最贵重的展品由自己人先带走。撤展开始，清点好所属物品，自行打包，易碎展品的装箱最好由自己人来干，并在打包入箱前注明应使用的不同包装材料。全程看管至所有物品离场，以免遗落、遗失。做好展位的装饰废弃材料清运工作。撤展完毕后，出展厅需要向承办方申报，换取出门条。4.展品运回公司后，要当着物流公司的面拆封验货，如有物品损坏则可及时向物流公司索赔。如展会物品损坏，则由相关责任人承担赔偿责任。未追究到责任人的，由展会现场负责人承担赔偿责任。XXXXXXXXX公司财务部2015年6月12日