物资采购入库验收管理制度

物资采购入库验收管理制度第1章总则第1条目的为了规范公司物资采购、入库和验收流程，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司物资采购、入库和验收相关工作人员第2章物资采购第3条采购单处理仓库保管员一旦接到采购部门转来的“采购单”，即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。第4条物资标签物资在待验人库前应在外包装上贴好标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。第3章物资入库第5条内购物资入库1.材料入库前，保管人员必须对照采购单，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对，确认无误后，将到货日期及实收数量填入请购单。2.如发现实物与采购单上所列的内容不符，保管人员应立即通知采购人员和主管。在这种情况下，原则上不予接受人库，如采购部门要求接收，则应在单据上注明实际收料状况，并请采购部门会签。第6条外购物资人库1.材料进厂后，保管人员即会同检验人员对照装箱单及采购单开箱核对材料名称、规格和数量，并将到货日期及实收数量填入采购单。2.开箱后，如发现所装载材料与装箱单或采购单记载不符，应即通知办理进口人员及采购部门处理。3.如发现所装载物料有倾覆、破损、变质或受潮等现象，经初步估算损失在2000元以上者，保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过2000元，可按实际数量办理人库，并在“采购单”上注明损失程度和数量。4，受损物品经公证或代理商确认后，保管人员即开具“索赔处理单”呈主管批示，再送财务部门及采购部门办理索赔。5.入库以后，保管人员应将当日所收料品汇总填入进货日报表作为入账依据。第7条急用品人库紧急材料人库交货时，若保管部门尚未收到请购单，收料人员应先询问采购部门。确认无误后，方可办理入库。第4章物资验收与退货第8条交货数量超额处理交货数量超过订购量部分原则上应予以退回，但对于以重量或长度计算的材料，其超量在3%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示采购部门主管同意后予以接收。第9条交货数量短缺处理交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足。但经请购部门主管同意后，可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。第10条验收与退货1.为保证企业产品与服务的高质量，须高度重视来料质量标准问题。质量管理部门应就材料重要性及特性等，适时召集使用部门和其他有关部门按照生产要求制定材料验收规范，呈总经理核准后公布实施，作为采购验收依据。2.属外观等易识别性质检验的物料，验收应于收料后1日内完成。3.属化学或物理检验的材料，检验部门应于收件后3日内完成。4.对于必须试用才能实施检验者，由检验部门主管于“材料检验报告表”中注明预定完成日期，一般不得超过7天。5.检验合格的材料，检验人员在外包装上贴合格标签，交保管人员人库定位。6.检验不合格的材料，检验人员在外包装上贴不合格标签，并于材料检验报告表上注明具体评价意见，经主管核示处理办法，转采购部门处理并通知请购单位，通知保管部门办理退货。7.对于检验不合格的材料办理退货时，应开具材料交运单，并附材料检验报告表呈主管签认，作为出厂凭证.第5章附则第11条本制度自发布之日起开始执行。第12条本制度的编写、修改及解释权归行政部所有。