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（集团）有限责任公司1提升企业标准信息化管理水平管理型12009年度优秀QC成果发布材料序言企业的标准化管理是以建立健全企业标准体系为基础，以管好、用好这一标准体系为手段，最大限度地满足企业生产和经营管理对标准化的需求。生产一包卷烟的背后承载着三千余项标准，标准质量和管控水平直接影响着卷烟产品质量和生产效率，而标准的起草、制修订、审批、发布等过程的管理又直接影响着标准质量。为实现“简化、协调、统一、高效”的企业标准化管理，小组尝试通过信息化管理手段来提升企业的标准化管理水平。课题选定:提升企业标准信息化管理水平文件无纸化要求建立高效、顺畅的标准审批业务流程需求选择课题标准资源共享需求1、标准制修订、审批及发布过程情况调查：现状调查玉溪卷烟厂说明和备注标准起草部门负责人分管厂领导厂党委书记结束标准起草部门标准意见征求单开始否标准化工作办公室厂纪委书记厂工会主席厂长1、自标准审批开始到结束，由标准起草部门指定一名承办人负责标准审批过程中的送审传递工作。是编号：HT-YX-JY-001接受制定任务通过？调查研究收集资料标准送审稿征求意见起草标准草案党、团类标准报批稿行政类标准报批稿纪检、工会类标准报批稿标准报批稿分类编号审核报批标准审批表审查标准审核发布归档批准批准批准2、工作标准由标准化工作办公室委托人事劳资科负责标准的审查、编号、发布、归档及行政类工作标准的报批。玉溪卷烟厂说明和备注标准起草部门负责人分管厂领导结束标准起草部门会议记录开始否标准化工作办公室1、自标准审批开始到结束，由标准起草部门指定一名承办人负责标准审批过程中的送审传递工作。是编号：HT-YX-JY-002接受制定任务通过？调查研究收集资料标准送审稿征求意见起草标准草案编号审核标准审批表审查标准发布批准标准报批稿归档备案（电子文档）7个工作日内1厂级标准制修订、审批、发布审批流程图1部门级标准制修订、审批、发布审批流程图现状调查6.5天总平均6.1天平均用时7天平均用时6修订车间现场管理办法8修订1工会活动经费管理办法5制定车间生产组织管理办法9修订1工会委员选举管理办法7制定车间绩效管理办法9制定1专卖管理办法6制定生产调度管理规定7制定1纪检监察规范化管理办法8修订车间质量管理办法8修订1设备管理办法6制定车间现场管理办法8修订1生产管理规定7修订车间设备管理规定5制定1财务管理办法4修订车间环境安全管理规定4修订绩效管理办法6制定车间专卖管理办法7制定合同管理办法6修订车间现场管理办法5制定文件管理规定审批用时（天）制定/修订标准名称（部门级管理标准）审批用时（天）制定/修订标准名称（厂级管理标准）标准审批用时调查表现状调查1.标准数量情况工厂在用标准共计1354项2.标准送审过程耗纸情况每项标准自审批到发布平均耗纸10余页3.标准使用过程耗纸情况标准无纸化程度耗纸10000余页2、标准无纸化程度调查：现状调查3、标准归档情况调查：1标准纸质审批2保存空间有限3纸质文稿变形图3：标准归档情况确定目标1.减少标准制修订送审用时；2.减少标准审批及执行过程的纸张消耗，实现标准审批“无纸化”。目标现状值目标值6.5天2天标准审批用时柱状图活动前的标准制修订审批主要借助人工送审的方式，每项标准送审一般都要经过3至4个审批环节。如果能借助信息化手段，通过增加审批人员和标准使用人员的网络使用资源的审批权限，提供适宜的标准管理平台。即可以实现缩短标准审批周期和减少用纸量这两项目标。目标可行性分析原因分析图2:原因分析关联图制图：罗金波日期：2008年12月2日标准信息化管理水平低计算机用户缺少协同用户权限可供用于标准化管理的计算机资源岗位覆盖率低无标准信息化管理的相关方案标准管理人员缺乏运用信息化管理意识具备计算机资源的用户与具备协同用户权限现状不匹配计算机硬件资源不充分没有充分利用有关信息系统开发建立标准信息化管理系统能实现标准信息化管理的流程尚未建立协同系统开发初期没有将标准化管理作为单独模块开发要因确认要因确认表否根据京华网络技术处情况反馈，目前协同办公系统仅对有需求的用户开通用户权限。但只要有需求，他们能将计算机用户与协同办公系统用户的权限进行一一匹配电话咨询具备计算机资源的用户与具备协同用户权限的现状不匹配3否根据信息组对现有计算机的登记台帐显示，目前各科室和车间行政人员均已配置了相应的计算机，且计算机联网功能正常，可正常应用于信息化管理。现场调研可供用于标准化管理的计算机资源岗位覆盖率低2否通过抽样方式选取六个车间和五个科室的兼职标准管理进行调查，通过问询，这些标准化管理人员都觉得目前针对纸质标准使用人工管理的现状在效率、质量方面都不满意，大家都希望能通过引入标准信息化管理提升工作效率。现场走访调查标准管理人员缺乏应用信息化管理知识1负责人是否要因确认情况确认方法末端因素序号2008.11.42008.11.4确认时间2008.11.4制表：罗金波日期：2008年12月08日确认地点各车间科室设备技术科信息组网络技术处是根据京华网络技术处介绍，如果在协同系统上开发标准化管理模块，前提除了由工厂提出需求外，同时还得事先针对需求设计相关业流程，有了流程后技术处才能根据流程进行相应程序的开发和设计能实现标准信息化管理的流程沿未建立5是根据京华网络技术处介绍，协同办公系统的开发是一项逐步推进的工程，先通过公文流程、合同网上审批功能正常后，其它业务模块也可能通过提交需求的方式进行开发。目前由于工厂未提交需求，所以协同系统也就没有专门为工厂开发用于标准化管理的专业模块现场讨论协同系统开发初期没有将标准化管理作为单独模块开发4负责人是否要因确认情况确认方法末端因素序号要因确认确认时间2008.11.52008.11.8要因确认表制表：罗金波日期：2008年12月08日现场讨论确认地点网络技术处网络技术处协同系统开发初期没有将标准化管理作为单独模块开发要因确认能实现标准信息化管理的流程沿未建立要因制定对策对策措施表制表：罗金波日期：2008年12月13日2009.01办公室设计各功能业务流程各流程应用于系统后应能顺利实现各项功能针对标准制定修订作废借阅打印设计相应流程。能实现标准信息化管理的流程沿未建立22008.12办公室编写需求说明书向技术部门提出需求实现标准的审批查询借阅打印归档等功能在系统中开发用于标准化管理的专业模块协同系统开发初期没有将标准化管理作为单独模块开发1负责人完成时间地点具体措施实现目标对策要因序号对策实施实施一：形成正式的《标准管理需求说明书》说明书中主要列出了诸如标准制定、修订、作废、打印、借阅等业务流程的主要功能和设计要点，以此征寻京华公司的开发意见。说明书提交后一个星期得到了公司的同意，由此，小组及时组织开展对第二项对策的实施。对策实施1、标准制定业务流程及表单的设计标准起草标准制定部门领导审核标准发布厂长批准厂级分管领导审批经济运行科或人事劳资科审查结束行政类厂党委书记/厂纪委书记/厂工会主席审批党团类/纪检、工会类实现标准发布和自动归档功能实施二：设计标准化管理各项业务流程对策实施2、标准修订业务流程及表单设计实现标准修订和自动归档功能提出修订申请标准制定部门领导审核标准发布厂长批准厂级分管领导审批经济运行科或人事劳资科审核结束行政类厂党委书记/厂纪委书记/厂工会主席审批党团类/纪检、工会类申请人修改标准对策实施3、标准作废业务流程及表单设计实现标准作废和自动归档功能标准归口部门文件管理员提出作废申请作废申请部门领导审核经济运行科审批通知申请人结束厂级管理标准和技术标准经济运行科发布作废信息作废申请部门领导审批部门文件管理员在部门内发布作废信息结束作废申请部门领导审核人事劳资科审批人事劳资科发布作废信息结束工作标准部门级标准标准名称标准编号作废理由：提出作废的部门：标准类型：作废日期：提出作废的部门领导意见：经济运行科审批意见：对策实施4、标准打印流程及表单设计申请人提出打印申请本部门文件管理员审批通知申请人结束标准名称标准编号申请人申请日期归还日期申请部门申请理由：本部门文件管理员审批意见：实现标准在线及受控打印功能对策实施5、标准借阅业务流程及表单设计根据标准适用范围,通过设置权限实现对标准的阅读受控申请人提出借阅申请标准归口部门文件管理员审批通知申请人结束标准名称标准编号申请人申请日期归还日期申请部门借阅理由：标准归口部门文件管理员审批意见：对策实施6、标准日常意见在线征集、反馈流程及表单设计标准名称标准编号修改意见或建议：提出部门/人员日期意见回复情况：有效避免标准评审缺乏依据的现象，实现标准在线意见征集的动态管理。标准使用部门或人员将意见和建议填入表单本部门文件管理员审批标准归口部门填写处理意见提出意见部门文件管理员结束效果检查1、标准制修订送审用时验证1.325天总平均1.3天平均用时1.35天平均用时修订车间专卖管理办法1修订1不符合、不合格品控制管理办法1修订车间现场管理办法2修订1计划码段管理规定1修定车间生产组织管理办法1.5制定1员工教育培训管理规定0.5修订车间设备管理规定1制定1回收烟支ERP流程管理规定2.5修订车间质量管理办法0.5修订1统计管理办法2制定车间现场管理办法1修订1杀虫安全管理规定1.5修订车间设备管理规定1.5制定1辐射事故应急预案1制订车间环境安全管理规定2修订1污染物控制管理规定1修订车间设备管理办法2制定1合同管理办法0.5修订车间专卖管理办法1制定1管理大纲制定/修订审批时用标准名称（部门级管理标准）审批时用制定/修订标准名称（厂级管理标准）活动后标准审批用时调查表2效果检查现状值目标值6.5天2天改进值1.325天通过上表可看出，从2009年3月至10月份所有通过协同系统处理的标准化业务均能按预先设计流程和要求实现，达到了预期所设定的目标值。效果检查2、标准审批及使用过程用纸情况验证活动后，标准的制修订实现了网上审批，完全实现无纸化送审。对于标准使用过程而言，除操作岗位必备的操作类及技术类等标准必须打印发放执行外，其余岗位通过开放系统查询权限，实现了标准无纸化执行。巩固措施修订《文件管理规定》把操作流程及规定写入文件制定《企业标准化操作手册》并印制成册下发各部门指导使用总结及今后打算1、通过QC活动的开展,小组成员各方面的意识得到显著提升，如雷达图所示：3、下一步将围绕之前所建立的标准信息化管理系统更进一步优化，从技术角度围绕如何实现制定一项标准的同时即可将被替代的标准自动废除进行攻关。2、实现了提升企业的标准信息化管理水平。系统的运用，成功地实现了在集团工厂层面的“可复制”推广模式，为集团标准信息化系统管理奠定了坚实的基础。活动前活动后180监督意识质量意识成员理论水平改进意识团队精神100180100190901709017090解决问题能力90180红塔烟草（集团）有限责任公司12010年4月谢谢大家！