学术会议(讲座)管理办法

学术会议及学术讲座管理办法为了进一步活跃学校学术气氛，繁荣学术交流，开阔学术视野，提高学术讲座质量，使学术活动更加规范化和制度化，结合学校实际，制定本管理办法。一、总则1、各学院、部门举（承）办学术会议（讲座）必须实行审批备案制度，未经审批不得举（承）办。2、教师参加国内外学术会议（讲座），须向科技处报备审批，否则财务处不以予审核报销。3、若会议（讲座）涉及意识形态领域由科技处和宣传部共同负责审批备案，涉及国际会议的则由科技处和国际合作交流处共同负责审批备案。二、关于学术会议管理（一）举(承)办学术会议1、会议申报各学院每年12月份集中申报下一年度举(承)办学术会议计划，经科技处审批、学校审核，确定会议是否纳入年度计划。一旦纳入计划，学校根据会议的规格及规模给予一定的经费资助，否则不予以资助。2、会议经费资助标准举（承）办学术会议的经费，原则上由承办单位自行解决，学校不另行资助。如因举（承）办单位经费困难且规模大、影响广的学术会议，学校将予以一定资助。资助上限为：国际、港澳台学术会议，国内国家级学术会议资助最高人民币10000元（有院士、全国学会的主委等参加的学会，可以提高到15000元）；省级学术会议最高资助5000元；市级学术会议最高资助3000元。资助费用用于讲课费（专家讲学、讲座费发放的标准以学校出台的相关文件为准）、会议就餐、住宿及其它会务开支费用，会议结束后，票据经科技处审核签字后再交财务处核销。3、举（承）办流程（1）会议申报流程：填写申报表（申请学校资助填附件1、自行承担经费填附件2）→学院（部门）签章→科技处签章（遇有涉及其他部门职权的事项，则转呈其他部门签审）→分管校领导→科技处备案。（2）会议举（承）办前1周，举（承）办单位将会议日程安排报科技处审核，科技处报校党政办审核备案；（3）会议结束后一周内，举（承）办单位将以下材料交科技处存档：①会议通知（红章原件）；②会议日程安排；③纸质专家讲义（以院外专家为主）；④签到册复印件；⑤会议总结。（二）参加学术会议本校教师参加国内外学术会议，需先由课题负责人，或学院（部门）签署意见后，向科技处报备，并由科技处审批通过后，方可从科研项目经费予以核销。会后凭发票、正式会议通知（邀请函）、会议日程、摘要等材料到科技处审签报销审批单，再到财务处办理报销手续。三、关于学术讲座管理（一）学术讲座备案举（承）办单位于讲座前一周填写“学术会议/讲座备案登记表”（附件2），并报科技处备案。讲座涉及意识形态领域则先提交宣传部审批、涉及国际会议的则先提交国际合作交流处审批，审批通过后再提交至科技处审批备案。科技处将以备案情况作为年底学术讲座科技奖励依据。（二）专家讲学、讲座费发放的标准参照举（承）办学术会议管理邀请专家讲学、讲座费发放的标准发放（以学校出台的讲学、讲座费发放标准的文件为准）。（三）会后材料报交存档事宜学术讲座结束后，举（承）办单位应做好讲座资料的整理和存档工作。如有录音、录像资料，送交科技处及学校档案馆保存。四、关于学术会议（讲座）继续教育学分的管理会议（讲座）承办单位如需继续教育学分，则事先提交申请（经部门签章）至科技处审核备案，审核通过后按照模板制作学分卡。学分卡需按照现场签到人数发放，会议（讲座）结束后，将签到表及多余学分卡提交至科技处销毁。参加学校组织的校内学术会议（讲座），继续教育学分由科技处科协办公室统一制作，现场签到时发放。继续教育学分分值按以下标准执行：参加由学校组织的国际、港澳台及国内知名专家的学术讲座继续教育学分为2分/次；参加由二级学院组织的国内或省内知名专家学术讲座，并在科技处备案的、继续教育学分一般为1分/次。五、实施本管理办法自2018年1月1日起执行，以前文件与本管理办法不一致的，以本管理办法为准，本管理办法由科技处负责解释。附表1：拟举（承）办国际会议及海峡两岸会议申报表附表2：学术会议/讲座备案登记表附件1：拟举（承）办国际会议及海峡两岸会议申报表会议名称（中/英）举（承）办会议时间、地点主办单位合办、承办单位参会总人数其中外宾人数举（承）办会议原因及依据会议主要内容（主要议题）请概要总结3-5个主要议题。经费预算（万元）部门意见负责人签章：年月日科技处意见负责人签章：年月日校领导意见年月日（备注：国际会议及海峡两岸会议需提前6个月申报，表格可根据内容调整。）附件2：学术会议/讲座备案登记表会议/讲座主题（中/英文）经办人姓名经办人电话时间地点受众范围请在选项后打“√”申办单位内部（）全校（）主讲人情况姓名单位职称是否境外人员请在选项后打“√”是（）否（）会议（讲座）内容概要部门意见负责人签章：年月日科技处意见负责人签章：年月日校领导意见年月日备注：1、学术会议/讲座需至少提前一周到科技处办理登记审批手续；2、会议/讲座内容如涉及其他部门职权的事项，则先提交其他部门审批。