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受控文件未经批准不得翻印第1页共2页生效日期：2009年06月01日深圳市保利物业服务有限公司深圳分公司质量记录管理程序文件现行版号/改次：A/0首版生效日期：2009年06月01日本版生效日期：2009年06月01日发放编号：（盖受控章处）文件编号：QP/PSZ-424-ZN01总页数：2（含本页）编制：史艳霞编制日期：2009年06月01日审核：陆长松审核日期：2009年06月01日批准：张朝晖批准日期：2009年06月01日文件修改记录修改状态日期修改章节修改内容修改人审核人批准人受控文件未经批准不得翻印第2页共2页生效日期：2009年06月01日目的：规定质量记录管理的流程和工作要求，确保记录的准确、完整、清晰、及时，能够为体系有效运行及服务达到规定要求提供证明，为管理体系的持续改进提供依据。适用范围：适用于对分公司质量管理体系涉及的质量记录的管理。相关文件/记录过程描述业务管理部相关部门部门QP/PSZ-424-ZN01编号质量记录管理程序文件名称程序文件文件类别A/0版次1.各部门在编制体系文件时完成质量记录内容的设置；2.各部门根据需要可提出和更改（含增减）质量记录要求；3.所有的质量记录策划、更改直接报各部门资料管理员，更改时需填写《文件控制单》报相关责任人进行审批。过程策划、更改提出部门负责人审核质量记录，对不符合质量体系运行要求和实际情况的质量记录要求责任人重新编写。业务管理部负责人审批质量记录，对不符合质量体系运行要求和实际情况的质量记录由相关部门责任人重新编写。1.负责质量记录的编码、原文档存放，编码方式详见《体系文件控制程序》；2.根据已编制的各类记录编制《质量记录清单》，清单中要求有名称、编号、版次、生效日期、填写周期、审批周期、保存年限等；3.对更改后的质量记录及时更新《质量记录清单》；4.新策划、更改的质量记录需在批准当日到达使用现场，发放方式为电子文档发放。发放1.业务管理部负责质量记录使用规范的现场解释，有必要时作出范本供使用人参考；2.各部门相关责任人根据职责分工及时填写与本职工作相关的质量记录（计划类的质量记录须在工作开展前填写好并经审批，操作现场类的质量记录须于工作完结后一小时内及时填写完毕）；3.质量记录用黑色钢笔、签字笔如实填写工整、清晰；不得用涂改液涂改，对书写错误处可用横线划掉，并能识别原记录；对不必填写的项目划“/”；对于重复出现的内容，不能省略，需完整填写；4.质量记录签名时均应写上日期或时间，日期具体到“日”，时间具体到“分”，写“年”时要求完整填写，例：“2007”不能写成“07”。5.各部门资料管理员按归档日期负责向填写记录的责任人收取质量记录；6.所有质量记录根据职责划分需由相关负责人审批的，须于本项工作周期完结后的一天内交相关负责人审批。使用、收集质量记录1.归档日期见《质量记录清单》，对装订成册的质量记录至少需一本填写完毕后方可归档。具体日期为归档到期后的两个工作日内完成，所有质量记录除特殊说明外由实施单位保存原件；2.归档的质量记录分类按编号或日期等顺序装订成册存放，并标识清楚。3.业务管理部以电子文档方式保存最近一次改动的作废质量记录原版，与有效版本分开存放。Y销毁过期质量记录参见《文件和资料控制程序》之“文件使用”流程。质量记录策划、更改审核批准归档、存放质量记录借阅销毁/延长过期记录申请审批Y1.部门资料管理员根据《质量记录清单》规定的保存期限定期检查归档资料，对过期的质量记录填写《文件控制单》报部门负责人审批。2.对过期的质量记录需延长保存的，填写《文件控制单》报部门负责人审批。1.部门负责人根据《质量记录清单》中规定的保存期限审批；2.对不能销毁的质量记录（如法律法规或公司内部管理要求及其它需延长周期的）隔离保存并标识清楚。由资料管理员用碎纸机或其他方式直接进行销毁。QR/PSZ-423-ZN01-03《文件控制单》YNNQR/PSZ-424-ZN01-01《质量记录清单》QP/PSZ-423-ZN01《文件和资料控制程序》WI/POLY-424-ZN01-01《质量记录管理作业指导书》