华天酒店集团股份有限公司关于参加2015年(第六届)旅游休闲博览会的参展方案

华天酒店集团股份有限公司关于参加2015年（第六届）旅游休闲博览会的参展方案一、前言华天酒店集团股份有限公司是一家以酒店业为核心，以商业地产与旅游为两翼，誉满三湘、比肩国际的现代旅游服务企业。目前，公司托管总资产逾80亿元，拥有高星级与经济型酒店60余家；公司连锁酒店遍布湖南14个市州及北京、上海、武汉、郑州、长春、南昌、西宁、呼和浩特等全国主要中心城市。但是，我们华天人并不会满足于现状，我们秉承“勤奋敬业，业精技高，追求完美，严字当头，永争第一”的华天精神，致力于打造国际一流的百年名店，致力于将华天酒店连锁开遍神州大地，让华天——这个中国的民族酒店品牌走向国际、誉满天下，为更多顾客创造满意加惊喜的精致服务，为更多顾客提供专业贴心、浓情细意的优质服务，使华天成为尊贵宾客、高端会务、精英商务的首选。“百年华天，华开天下”。方针和理念不能只是挂于口头，更重要的是付诸实践。品牌营销是实现“华开天下”的不可或缺的一环，在这个品牌日益影响消费者抉择的时代，品牌营销的方式多种多样，而参展确实是一种高效的营销方式。展会在集中的时间段、集中的地点把最大相关的展商、专业观众、一般观众（对展会上某一企业或某一类类企业有兴趣）集中起来，在展会上，参展企业，都得到了一个很好的业务机会：低成本的基础客户，低工作量，潜在客户率，竞争对手实力曝光率等，无一都成为了展会高效率营销的方式。湖南旅博会是中部地区最具规模和影响力的旅游产业博览会，公司决定今年参加2015年（第六届）旅游休闲博览会，此次参加2015年（第六届）旅游休闲博览会必定会取得丰硕成果。二、展会介绍1、展会名称：2015年（第六届）旅游休闲博览会2、参展时间：2015年10月16日—18日2、参展地点：长沙红星国际会展中心3、主办单位：湖南省旅游局三、参展目的1、在展会上结识同行业采购商，寻求新客户，获取订单，为企业带来利益。2、在展会上搜集行业信息，分析市场变化。3、宣传企业形象，提升企业知名度。四、参展人员工作分配1、市场部:高级讲解师5名，协助业务人员对产品进行讲解业务员3名，配合洽谈，争取和客户达成合作意向市场人员1名，搜集参展商、专业观众资料，拍照及写后期宣传稿，联系媒体发稿2、技术部：技术人员2名，对现场的软硬件进行调试，保证产品演示顺利进行3、行政部：后勤服务人员2名，一人负责派发资料等后期辅助工作，另一人专门看管工资财物及宣传物料等。五、参展安排（一）展前1、展台准备（1）参展主题：让每个想沟通的人实现梦想（2）展位的确定：；（3）展位的布置：包括物料准备；展台总体设计（不仅要恢弘大气，更要体现新颖和创意）；2、目标客户邀请及策略（1）由渠道人员提前通过发送邀请函的方法约好意向旅行社、景区、旅游网站参加展会，（2）制作印有公司标志和名称的小礼品挂件在现场免费派发给参观者，由于这些挂件通常都制作精美，所以大部分参观者得到这些挂件后都很乐意挂在自己的入场证上，或者背包上，参观者佩带着这些醒目的挂件在场内走动，等于许多流动的广告牌在免费为我们公司作宣传。（二）展中1、有奖问答活动：问题主要围绕华天集团的企业文化、产品等，答案在宣传手册上均有，经过重重PK，最后胜利的观众获得数码相机一台，三天展会，每天两场。答2、促销政策：当场签订合作的旅行社、景区、旅游网站等给予一定的优惠。（三）展后：1、对展会上的客人分别进行跟进。（1）已签合同的客户。展会结束，回到公司，把详细资料给到这些客户，并完成后续的一些的一些流程。一定要及时跟进这些客户，因为即使是有签过合同了，违约的代价如果低于其他其他酒店提供的产品，这些客户也是有可能因此取消订单、违约的。所以对于此种客户，一定要小心沟通，一旦出现他迟迟不愿完成后续流程，就要提高警戒，及时跟他沟通，看是否出现什么问题，采取相应的措施，挽回这个订单，这个客户。（2）有意向要下单的客户。这类客户一般会关于产品问的非常详细，条款谈得非常仔细，而我们的机会越多。对于这些客户，回来后就需要及时联系，把所有的资料所有的所涉及到的问题标明清清楚楚给他发去。对于这些客户，我们也常碰上寄了样品就没了消息，最常见的原因便是他们在收到所有样品(包括别人的样品)后没有择取你们的产品下单，或者市场发生了变化等等，那也不要放弃，保持联系，有新的产品及时向他推荐，以后还是有合作的机会。（3）对某个条款或价格谈不来的客户。回来后不论我们决定是否按照他的要求来做，都不能也不要马上妥协或讲开，先发个邮件或打个电话(还是坚决你们先前的决定)看看情况再做决定，如果客户已有一定的心软，那我们就成功了，如果他坚持自己的决定，我们可以适当考虑妥协。（4）对要求发资料的客户。按他所说的要求尽可能把详细的资料发给他。（5）对随便看看，随便问问的客户。在展会的时候，他只是我们的展位随便看看，问问，这些客户没底，说不定他们是在探行情。那这些客户可就得凭他的名片来联系了，如果名片有他们的网址那是最好了，先参观参观他们的网站，查清他们的底细，他们主要经营什么样的产品，再按照不同的情况向他发不同的资料。说不定我们此次没带去参展的产品正是他们的主营产品。同时也要根据他在我们的展位看的那种产品发资料)看是否有合作的机会。（6）一段时间还没回的客户很多客户，沟通之后，发了EMAIL之后，这些客户就没了音讯。对于这种情况，我们最好是通过打电话的方式再次进行沟通，询问这类客户的情况、意向，我们是否可以采取措施为其解决问题。当然对某些情况不紧急的客户，请耐心等待些时间，隔几天再发邮件，因为有些客户回去后会休个假，有些客户在展会结束后并没有马上回去。2、这时的宣传主要是针对展会有意向和意向已经明确的专业的商家了，对其所进行的跟踪追访也要加大力度，坚定他们的信任：把在展会上的火热场面上传到公司网站和各大视频网站，或者刻成光盘，进行形象整合，再包装。3、在公司的官方网站进行后续报道，并邀请潇湘晨报、红网等媒体报道陆续进行报道。六、参展背景分析1、展会分析：湖南旅游休闲博览会HTLIE（简称湖南旅博会），是中部地区最具规模和影响力的旅游产业博览会。2015年湖南旅博会旨在引领旅游休闲趋势、引领旅游消费、构筑合作平台、促进旅游发展，提供展示国内外优秀旅游资源产品的机会。还将打造一系列高端对话、推介会、研讨会、目的地评选、旅游产品热卖等活动平台，也让湖南及周边地区的市民更直观地了解到国内外旅游目的地的特色和精彩。2、参展商构成：旅行社及旅游运营商、旅游景点景区、国家/地区旅游局、户外旅游用品、旅游交通、旅游信息化企业、酒店及度假村等3、与会者分析：（1）竞争对手：长沙神农大酒店、湖南圣爵菲斯大酒店、湖南普瑞温泉酒店、长沙运达喜来登酒店、长沙同升湖通程山庄酒店等。（2）展会、宣传媒体：潇湘晨报、红网中央电视台和各地方电视台，各大报社等。（3）潜在客户：来自重庆、贵州、湖北、江西、湖北、福建的专业参展商。七、参展物料（一）宣传资料：1、代理商邀请函2、公司简介3、公司广告服装4、产品宣传册5、海报6、赠品（二）洽谈资料：1、名片2、相关合同书（三）服务资料：1、客户资料统计表2、嘉宾签到簿3、名片夹（一放置本公司工作人员的名片，另一放置嘉宾名片）（四）其他物资：1、客户提问登记表2、现场跟进记录表3、工作人员所需的水、笔、工作证和记录本八、效果预测（一）参加这次展会的有同行业的其他酒店，可以拿到有关这些酒店的最新的相关的资料。展会结束后，公司关于这些酒店的最新情况开会进行研究讨论，运筹帷幄。（二）参加这次展会的有相关的上下游企业、行业，可以拿到相互有意向的企业的联系方式，进行深一步的合作，加少成本。（如酒店用品相关企业）（三）参加这次展会的有专业的观众，可以利用此次展会、利用专业观众的口碑来将“华天”这个品牌做得更加完美！（四）在这次展会上，一系列的主题活动，比如“创意改变未来”湖南旅游业态创新研讨会、“互联网+旅游”新媒体现场访谈、“合作.共赢.发展”旅游资源推介会，可以利用这个机会做一次大的宣传和躁动，名声大震!九、参展预算（元）预算预算开支1、场地租金300002、展台设计费30003、施工费50004、文图制作费10005、道具制作租用30006、水、电费3007、交通费50008、市内交通费2009、膳食费500010、住宿费600011、工资、补贴、奖金1000012、展品包装费80013、展品、道具运输费200014、保险税500015、资料编印费80016、直接发函费40017、广告费1000018、记者招待会、新闻稿费700019、宴请、贵宾接待公关费500020、接待室费用100021、摄影、摄像费用120022、其他费用2000总预算：97700十、注意事项1、展示期间关注手机，电话等摆放和演示，防止被人偷窃2、关注被邀请代理商的行踪，何时到达并及时接待3、在展会期间，参展工作人员不能在现场吃东西，要体现出一个公司品牌的水准要求来，保持展厅干净整洁。4、每天闭馆后要及时开总结会，总结一天的工作，发现问题及时解决，整理代理意向书，重要的大客户尽量当天晚上就约见。5、参展工作人员衣着要统一，体现出公司的良好的精神面貌和操作要求。6、取回展现场前列出物品清单，来去依照物品清单整理东西，防止遗漏。