公司内部文件及档案管理制度

海南壹大科技有限公司文件及档案管理制度一、目的为有效管理公司文件及档案资料，力求规范统一、存储有序、查阅方便，全面落实规范化、信息化及安全化的目标，特制定本管理制度。二、适用范围适用于公司所有文件、有声影音、图纸、资料及表单、记录文件和档案的管理。三、文件管理（一）文件编码规则1、公司内部公文编码（1）一级编码及二级编码分别为单位及部门编码，对应的编码如下：一级编码二级编码单位编码部门编码名称代码名称代码壹大YD行政部XZ财务部CW澄迈分公司CM外联部WL注：随着公司不断发展壮大，根据部门及子公司设置设立二级编码。（2）三级编码，文件属性编码：政府部门文件（ZF）、会议纪要（JY）、公告（GG）、通报(TB)、简报(JB)、通知(TZ)、意见(YJ)、决定(JD)、决议(JY)、请示(QS)、批复(PF)、函(H)、报告(BG)。（3）四级编码，文件下发年份（4）五级编码，文件归档序号：三位数，从001开始排序示例：YD-XZ-TZ-2016-002，文件流水号下发年份通知壹大行政部2、合同或协议编码（1）一级编码：（同公文一级编码）（2）二级编码：壹大科技统一为行政部（XZ）,云昶统一为YC。（3）三级编码：合同（HT），协议（XY）（4）四级编码：合同类型，分为商业合同（SY）和劳动合同（LD）（5）五级编码：合同下发年份。（6）六级编码：合同签订编号：三位数，从1开始排序。（7）示例：YD-XZ-HT/SY-2016-001文件流水号下发年份合同类型合同行政部壹大3、公司对外公文编码a外来文件编码（1）一级编码：收文公司，壹大科技有限公司（YD）（2）二级编码：来文单位，政府部门（ZF）,公司（GS）（3）三级编码：阿拉伯数字来文年份，（4）四级编码：文字流水号，每年从001开始编码（5）示例：YD-ZF-2016-001b对外发文（1）一级编码：发文公司简称，海南壹大科技有限公司（YD）（2）二级编码：【阿拉伯数字】代表发文年份（3）三级编码：（外）文字第nnn号，nnn代表流水号，每年1月1日自动归0。（4）示例：YD[2016]（外）文字第001号（二）、文件的编写管理流程1、文件的编制、审批及下发（1）文件的编制各类文件的草案由相关需要部门起草、编制。（2）文件的审核由董事长或授权的相应职位的人员负责，确保文件内容简练、准确、完整、统一，并可请预期的使用者对文件的可使用性进行评定。最后经董事长对文件进行审批。（需填写《文件下发归档审批表（3）属于公司范围性的文件由行政部负责统一编号、印制、下发。仅针对本部门的文件（例如简报，部门会议纪要等）由各部门按本规定自行编号，下发。（4）通用类合同由行政部统一编制，如涉及专业技术性的合同可由专业部门编制，但必须经过行政部审批再报董事长审批确定后方可对外签订。2、文件的更改（1）文件的更改由文件使用部门提出，主管领导协调，授权主管单位编制。处理更改时，采用与编制时同样的评审和批准流程。（2）文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其职位人员审批。（3）文件经多次修改而污损不能使用时，或文件需进行大幅度修改时，应做换版处理，原版次文件作废，换发新版本。（4）作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经董事长批准后进行定期销毁。如需作资料保留，应经董事长批准，并加盖“保留”印章，方可留用。3、文件的归档（1）文件审批后，原版文件交由文件管理员存档，并列入《文件归档登记表》中。（2）需借阅文件、资料的人员，需填写《文件借阅审请单》，经部门经理或者董事长批准方可借阅。借出的文件由文件管理员在《文件借阅登记表》上登记。借阅者应在一周内归还，确需延长借阅时间的，应办理续借手续。重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅。4、文件的保管（1）文件的存放柜地必须保证防火、防风、防盗、防虫、防尘、防潮，确保文件及资料的完好性。（2）文件可以以卷宗、纸张、电子扫描件硬盘存储等各种形式保存，必要时可以双份归档或安全复制备份。（3）凡公司所有各级重要文件（需存档或备案的）应统一存放于档案柜，由行政部或者相关部门归口保管。（4）各类文件的保存期限以《文件归档登记表》的规定为准。（5）文件归档前须附文件清单及目录，所有存档的文件、图纸必须有明确的编号。（6）人员离职时，应整理好手头文件，统一归还档案室，下一人员到任时由部门经理负责安排人员接手。（7）任何文件发放时必须标明发放编号；（8）更改的文件发放时，应立即收回原文件，并填写《文件收回登记表》，进行留用、作废、或者销毁等处理。二、档案管理1、行政部下设档案管理室，设专职（兼职）档案员，档案员应履行职责，做到立卷归档、存放有序、发放登记、借阅审批、月底盘点；2、档案员将月底盘点的电子档报表及时更新，将更新后的电子档发至董事长、行政部负责人各一份；3、各部门向内、外所发通知、函件、文件等必须提交一份至档案管理员签收保存，同时将电子文档传给档案员统一存档；4、所有人员均应配合档案员的工作，严格执行档案管理制度，任何人不得干扰档案员的工作；5、每月各职员对电脑内的文档进行整理、分类，方便查找，保存的所有文件必须具备有效性和时效性，对过期的重复的文件、资料进行整理；本制度经呈董事长签批后颁布实施。本制度自签发之日起生效，解释部门为行政部。其他专项控制性文件管理制度根据实际需要再行拟定。附件一、文件下发及归档审批表附件二、文件下发登记表附件三、文件借阅审批表附件四、文件借阅登记表附件五、文件归档登记表附件六、文件收回登记表海南壹大科技有限公司2016年1月12日附件一：文件下发及归档审批表编码：保管期限：文件名称：下发部门：接收部门：下发时间：审批意见部门经理意见：副董事长意见：董事长意见：附件二：文件下发登记表序号文件名称文件编码下发部门下发时间归档时间12345附件三：文件借阅申请表文件名称：借阅部门：借阅目的：借阅时间：审批意见借阅部门经理行政部经理副董事长董事长附件四：文件借阅登记表序号文件名称借阅部门经手人借阅时间归还时间12345附件五：文件归档登记表序号文件名称文件编码下发部门归档时间保管期限12345附件六：文件收回登记表序号文件名称文件编码下发部门收回时间处理方法12345