企管法务部工作职责

-1-企管法务部工作职责一、组织架构模块二、公司制度模块三、运营管理模块1、预算管理2、部门运行管理3、客户管理4、风险管理：业务风险管理、基建风险管理、采购风险管理、运费回收管理5、数据分析管理四、法务事宜模块五、其他工作模块年初有计划，年底有总结；经费有预算，培训有考核。-2-组织架构模块一、公司的组织架构有决策层、职能层、执行层。组织架构架构功能设定架构要求决策层战略目标、战略规划职能层管理层级、管控力度管理层级不易过多、职责明确执行层执行力度、工作效率提高工作效率二、职责：1、要用发展变化的态度看待公司的组织架构，不同阶段（起步、发展、稳定、成熟）、不同时期（市场繁荣期、市场稳定期、市场衰败期），公司的组织架构要随之进行调整，避免因管理层级过多、流程繁杂冗长等原因影响执行力，影响公司的整体成长。2、针对公司所处的阶段和时期，提出合并、撤销、增设某个部门。组织架构变化达到要求合并1、职能部门职责重复，影响执行部门的执行力。2、业务部门的效益与成本费用不匹配，经过项目可执行性报告分析，整合资源能更好的效益增长。撤销1、管理层级过多，影响执行力。2、业务部门效益负增长，经过目可执行性报告分析，为市场潜力挖掘殆尽。增设1、管理需求，职能部门职责空缺。2、经过目可执行性报告分析，市场潜力巨大。3、合并、增设部门决策一旦成立，企管法务部应于成立后7个工作日-3-内组织部门经理进行部门职责、岗位职责修订。三、审批流程：企管法务部提出意见《组织架构变动项目成立分析报告》总经理办公会讨论董事长签批通过集团办公室下文通知四、责任部门：决策层、企管法务部、集团办公室五、预算体系架构总经理办公会（制定战略目标）企管企管法务部（组织、协调、审核、监控、平衡预算目标、阶段目标、战略途径）财务（各项预算指标的汇总）业务（执行预算管理工作，高效配合）-4-公司制度模块一、公司制度架构制度分类明细分类编写部门公司层面通用管理制度行政任命集团办公室管理制度企管法务部部门层面出具规章制度部门规章制度公司各部门部门岗位职责操作规范细则二、职责：1、建立健全公司的各项规章制度，并根据实际执行情况及时修订完善，包括：组织编写公司层面管理管理制度，并审核、报批，保证各项制度之间的协调统一。组织各部门自行编制岗位职责、操作规范细则、部门规章制度，企管法务部统一审核后，报批。制度编写要求直接、简单明了、切实有用、可操作性强、苛求细节，能严格落实，能让员工工作有制度可依。2、跟踪监督公司制度的执行落实情况，提出修改、补充、完善的意见。3、每两年对公司层面管理制度、部门规章制度修订一次。每三个月对部门的岗位职责、操作规范细则修订一次。4、所有的制度及职责细则，企管法务部存留电子档案。三、流程：-5-1、企管法务部编写《公司层面通用管理制度》总经理办公会审批董事长签批集团办公室下发2、各部门编写《部门规章制度》报企管法务部审核总经理办公会审批董事长签批集团办公室下发3、业务部门编写《岗位职责》+《操作规范细则》航运事业部审核企管法务部存档4、后勤部门编写《岗位职责》+《操作规范细则》企管法务部存档三、责任部门：决策层及全公司各部门四、与企管法务部工作衔接：1、企管法务部列表式管理公司所有的管理制度、规章制度、岗位职责、操作细则。2、企管法务部有责任提醒和要求各部门进行各项规章制度制定和修订，有权对不按以上规定或程序制定和修订制度、职责、细则的部门进行处罚。3、企管法务部根据公司管理制度及部门规章制度，部门岗位职责和操作细则监督执行落实情况，违反以上制度者予以处罚。五、预算管理执行的基础：公司的管理制度及规章制度、岗位职责、操作细则-6-运营管理模块一、预算管理：1、目的：预算管理就是事前的管控计划，事中的管控基础，事后的考核依据。分为预算编制、预算控制、预算执行、绩效管理四步，涉及企业的战略、绩效、计划、管理、财务、监控等方方面面，实现资本使用率提高，管理风险可控，资源配置合理，绩效考核激励，目标成本管理等管理目标。2、流程：形成自上而下，自下而上的闭环。病管理注：根据预算指标列计划，排预算节点，对预算节点进行决策层、监督总经理办公会制定战略计划和战略目标企管法务部财务部业务部门根据年度经营目标，组织自上而下滚动修订预算目标，自下而上审核行动计划和方案，平衡、协调、质询、汇总预算。确定财务预算目标，编制财务预算方案。汇总各部门预算指标，完成现金预算和利润预算，进行绩效管理。根据部门的预算节点，编制部门预算，制定行动计划和方案，执行落实预算目标。-7-层、执行层的管理和监控。预算指标：业务预算销售预算、人工预算、成本预算、销售及管理费用预算专项预算项目可执行性报告财务预算资金预算、利润预算预算节点：销售预算部门销售收入预算人工预算部门用工工资费用预算成本预算部门与销售收入配比的成本付出预算（含资金占用成本）销售及管理费用预算部门销售费用、各项管理费用（固定费用和变动费用）预算资金预算财务关于现金收支、短缺与融通的现金流预算专项预算投资项目的时间、规模、市场调研、成本效益分析、资金筹措方式等可执行分析报告。3、职责：1）根据年度战略目标进行预算编制，并将预算指标转化成预算节点，自上而下下达，要求各部门层层分解。2）审核、协调、平衡、修订自下而上的部门预算节点及行动计划和方案，层层确认，完成最终的预算编制。3）进行预算执行监督，预算调整监督，预算反馈监督，滚动式修订预算计划。4）自公司制定出战略目标开始起2个月内，结束当年度预算编制工作。5）参与每季度的预算绩效考核。-8-4、与企管法务部的工作衔接：预算管理工作中，企管法务部起到承上启下，协调统一、组织监督的主要作用。企管法务部安排专人负责编制、统计、汇总、监督。二、部门运行管理部门职责：1、企管法务部和航运事业部、网点管理部一起对各个业务部门进行全方位的、深入的监督检查，企管法务部主要从财务角度和法律角度挖掘、分析和控制部门管理的风险点、严肃讲解公司对职务侵占等违法行为的态度和决心、相关法律意识的普及、企业文化的宣传等方面开展工作，始终站在公司的立场和角度，看待所有发现的问题，小问题当场指出、指正，提出整改要求、整改期限，并后续跟踪整改情况，大问题立即上报公司领导。2、企管法务部要有效监督防控各种部门内耗行为，及时发现这种内耗点。如部门经理管理松散、存在人浮于事、客户群体不健康、运费回收不重视、业务流程风险点不防控、法律意识和成本效益意识薄弱、客户风险评估不到位、部门之间沟通不畅等情况。做好风险控制、防范、跟踪监督，及时上报公司领导，为领导的战略控制和决策做好参谋。三、客户管理部门职责：1、客户管理流程控制：签合同建档案后期跟进进行客户维护货量波动分析运费回收风险2、与运费回收主要相关：监督要求业务部门了解客户申请付费的时间点和习惯，对接我公司业务员对账和开发票的时间。监督要求业务部门从开始与客户合作，就谈好收费期限，培养客户良好的付费习惯。-9-3、与客户效益主要相关：监督要求业务部门了解客户的真实情况，做到对客户的发展实况持续的跟进，根据每个客户的特征指导操作员积极主动的对客户的货量变化及合作情况进行梳理和分析。要求平台部门每月将增减幅度很大的客户进行梳理和分析，反馈至相关业务部门。4、与风险主要相关的方面：合作全程业务的客户，监督要求业务部门在开展业务之前签署货运代理协议；合作非全程业务的客户，监督要求业务部门在开展业务之前签署业务代理协议。5、客户的维护和管理，要有系统的跟踪落实，优质的服务，持续的跟进，有计划地维护，才能将因客户管理不到位带来的业务风险降到最低。四、风险管理1、风险识别渠道：业务类，基建类，采购类业务类：与航运事业部一起挖掘业务流程，业务部门管理链条上的风险节点，包括业务操作风险节点，运费回收风险点，部门经理自身管理节点，部门管理节点，业务人才培养节点，协作式职务侵占节点，运费回收流程节点。基建类：参与基建项目的各个决策点，确定施工方的招投标，确定材料的采购考察，确定合作的合同签订，确定工程量的计量工作，确定工程金额的审计工作，确定工程付款的监督工作。采购类：办公用品及电子产品，车辆用品的日常采购，控制供应商及采购价格，采购数量等管理风险，优舶直营中心的采购控制合同类风险。2、风险预判：业务类，基建类，采购类业务类：运费回收类纠纷，职务侵占纠纷，客户管理风险。-10-基建类：工程合同纠纷，工程质量纠纷。采购类：购销合同纠纷，产品质量纠纷。3、风险控制：业务类，基建类，采购类业务类：用制度，流程，管理，意识做规范管理管控，用法律条文做法律管控，用强制性的奖励处罚制度做原则管控。基建类：合同签署规范，质量出现问题，及时与施工方沟通，签署集团公司出具的罚款通知单。采购类：严格把关合同的签署，原则坚守。4、风险发生后的处理渠道与企管法务部的工作衔接：各个部门及时、敏锐的发现风险转化成纠纷，一定要关注时效性的要求。设立专门的纠纷处理渠道：一旦风险转化纠纷，发生纠纷的部门要及时将实际情况和相关资料上报公司领导和企管法务部，由企管法务部处理后续法律诉求和事务处理，相关部门积极配合。5、运费回收催收工作1）、企管法务部每天进行各部门运费回收率的核算，发送各业务部门抄送各事业部负责人进行催费提醒。2）、企管法务部每周进行大额及超期的运费汇总，发送各部门进行催收，且要求各部门落实并回复，整理后发送各事业部负责人及分管副总，加大运费回收的催费力度。3）、负责核算未收回款项的利息和每月的新客户奖励。4）、运费催收是企管法务部常态化的工作，每天每周严格执行，-11-对不合理的欠费不但有邮件提醒，还有对部门经理及事业部负责人的电话询问和催收，并及时将实际情况上报分管副总，要求加大催费力度或进行相关催费措施。发现有异常欠费的客户，及时进行重点考察，专题研究，汇总上报分管副总和公司总经理。五、数据分析管理项目公式备注毛利率（收入-成本）/收入纵向、横向比较其变动情况，比较分析收入与成本的配比新客户收入占比新客户收入/总收入分析每月新客户的拓展情况，为部门销售管理提供数据支持。招待费招待费额分析招待费的发生与客户维护、收入、新客户拓展的投入产出比，为部门客户管理提供数据支持。平台服务费对比我司与其他报关行的费用，找出差距和原因。应收账款的机会成本应收账款的周转率和变动成本率分析每个部门占用公司资金的成本，为部门效益分析提供数据支持。部门变动费用比如电话费、车辆维修费、办公费等环比分析部门的变动费用的增减，分析管理中存在的问题。平台及后勤部门费用汇总平台及后勤部门的管理费用汇总分析全公司的业务收入1元，需要付出多少辅助业务部门收入的管理费用，为部门效益分析提供数据支持。盈亏临界点利润为零时的部门收入；利润为零时的部门成本分析部门的保本点收入和保本点成本，为部门效益分析提供数据支持。-12-法务事宜模块（一）合同的审核和管理：1、企管法务部要严格按照合同法的规定，规范公司需求的各类合同范本，审查合同内容及合同签章的合法性，规范合同管理。2、对递交企管法务部的合同进行初审，对合同中不利于我公司的事项重点标注，要求签署合同的部门与对方协调，以我方合同定稿为要求。业务类合同要求区域经理、分管副总签字认可方可盖章。3、对一些重要合同或合同中的一些疑点，及时联系律师顾问，或进行询问，或要求其进行审核。4、合同的审核必须做到万无一失，不放过任何一个疑点和漏洞，这是合同审核工作的原则。与公司的签约律师沟通，要注意分寸，谨言慎行，严守公司机密。（二）其它法务事宜：1、员工法律意识的培训：组织法律知识的培训，结合公司的实际业务及实际案例，进行重点分析和工作思路的研讨，让员工能从与切身相关的法律风险案例中真正领悟到法律意识的重要性；对新颁布的与公司实际业务相关的法律法规，及时组织学习和研讨，防范可能发生的风险。2、公司决策行为的合法性分析、协助部门解答法律咨询：企管法务部不参与任何部门的具体工作，但对公司决策行为、部门各类工作行为提供及时、详尽的法律意见和建议，控制各类可能发生的法律风险。3、各种法律案例的整合：自企管法务部成立之日起