文件控制程序

文件控制程序HH/QEO-CX01-20161目的通过对与质量、环境和职业健康安全活动有关的文件进行有效控制，以防止文件的误用、损坏或丢失，确保管理体系运行的各个场所能得到和使用有效版本的文件。2适用范围适用于公司对各种与质量、环境和职业健康安全活动有关文件的控制。3相关文件《管理手册》公司各程序文件相关的法律、法规、标准、规范等4术语4.1采用GB/T50430-2007、GB/T19001、GB/T24001和GB/T28001标准的定义，以及公司《管理手册》中的有关定义。5职责5.1综合科：负责本程序的编制、更改、组织实施和控制管理；负责组织管理体系文件的编写，并负责其标识、发放、使用控制、回收、处置等工作；负责建立公司使用的受控文件清单；负责对公司各部门、项目部的文件管理工作进行指导监督。5.2公司各部门：负责本职能系统使用文件的编制、报批和发放；负责建立本部门的有效文件清单，使用有效版本文件，管理好本部门使用文件，并对本职能系统编制、使用和管理文件情况进行监督。5.3项目部：负责配备、编制项目施工所需的各类文件，并按要求报批和发放；负责建立项目部有效文件清单，使用有效版本文件，管理好各种文件。6程序6.1文件的分类6.1.1质量、环境和职业健康安全管理体系文件：管理手册、程序文件、支持性文件、项目管理计划等。6.1.2法律、法规和其他要求类文件：国家颁发的有关建筑工程、环境和职业健康安全的各类法律、法规、标准、规范、规程、图籍及地方政府的有关规定等。6.1.3作业文件：公司制定的与质量、环境和职业健康安全等活动有关的制度、办法、规定等。6.1.4施工专用文件和工程设计类文件：施工组织设计、施工方案、生产计划、工程合同、分包合同、采购合同、租赁合同、施工图纸、设计说明、图纸会审纪要、设计变更及标准图集等。6.2文件的编制、审批和发放6.2.1文件由各使用部门、项目部根据实际工作需要编制，编制完成后，必须经有关人员对其充分性和适宜性进行审批，方能发布。文件发布时必须考虑发放到需要使用该文件的各个场所。6.2.2公司部分文件编制、审批、发布的规定6.2.2.1公司管理手册的编制由管理者代表主持，综合科组织有关部门负责人协商编制，管理者代表审核后，总经理批准发布。综合科应建立管理手册持有者清单，明确管理手册的发布范围。6.2.2.2程序文件由综合科组织各相关部门共同编制，编制完成后由管理者代表审核，总经理批准发布。发布范围应包括使用程序文件的各个场所。6.2.2.3支持性文件、工作计划、各种管理规定由该文件的主管部门根据需要编制，部门负责人审核后，分管领导批准发布。此类文件必须发放到使用该文件的各场所。6.2.2.4项目管理计划由项目经理主持编制，项目经理审核后，报公司工程科审核，管理者代表批准后发布实施。发放范围：工程科、技术质检安全科、经营科、项目部。6.2.2.5施工组织设计由项目部编制，其审批程序执行公司的有关规定，特殊、重大施工方案由项目经理主持编制，报公司工程科审核，总工程师批准后发布。发放范围：工程科、技术质检安全科、项目部。对于一般施工方案，由项目部编制，项目技术负责人批准即可，必要时由工程科批准。发放范围：工程科、技术质检安全科、项目部。6.2.2.6有关施工过程环境和职业健康安全方面的管理方案、应急预案、技术措施等，由项目部编制，并按公司技术质检安全科、公司分管领导的顺序按有关要求审核、审批。6.2.2.7工程合同由经营科与顾客协商拟订，法人代表或其委托授权人审批签署。6.2.2.8与质量、环境和职业健康安全活动有关的公司行政文件由使用部门起草，经部门负责人审核后，报综合科会稿，并由总经理或分管领导审批。6.2.2.9对于公司的外来文件，应由综合科明确其责任部门，报经公司总经理或分管领导批准后，由责任部门负责处理。对于项目部的外来文件，应由项目经理明确责任人员进行处理，对于涉及公司的文件，应分别报公司综合科进行处理。6.3文件编号6.3.1管理体系文件编号①管理手册编号为：HH/QEO-SC-201X；②程序文件的编号为：HH/QEO-CX××-201X；③支持性质量、环境和职业健康安全活动文件：HH/QEO-**-201X。其中，“HH”表示“中木”；“QEO”表示“质量、环境和职业健康安全管理体系”；“SC”表示“管理手册”；“CX”表示“程序文件”；“201X”为年号；“××”表示程序文件或支持性文件数量的顺序号。6.3.2其他的质量、环境和职业健康安全活动文件、管理规定以及行政文件的编号沿用公司原规定做法。6.4文件的标识和现行有效状态的控制6.4.1管理体系文件应有名称、唯一编号、日期、编制、审批/批准等标识，便于识别。法律、法规、标准、规范等外来文件采用原文件的名称、编号、版本号等作为标识。6.4.2公司编制的管理手册、程序文件分为“受控”和“非受控”两种，受控本应加盖“受控”章加以区别。受控的管理体系文件用于发放给公司内部的所有使用人员、管理体系认证机构等。非受控的管理体系文件用于发给经总经理或管理者代表批准发给的业主或上级领导等。6.4.3其他质量、环境和职业健康安全活动文件采用受控文件清单给予标识。本程序6.1条款列出的前四类文件必须列入受控文件清单，标明文件的更改和现行修订状态及版本号。凡列入清单的文件必须严格控制，确保其为现行有效状态，一旦发现有失效文件，应立即停止使用，并在受控文件清单中注销，及时更换有效版本，重新在受控文件清单中列出。对于国家和行政主管部门发布的法律、法规、技术规范、标准等都有实施日期，其修订属国家和行政主管部门控制，各部门应注意收集信息，使用有效版本的文件，公司工程科下发常用的有效质量法律、法规类文件清单，公司技术质检安全科下发常用的有效环境和职业健康安全法律、法规类文件清单，列明常用的法律、法规文件，公司各部门、项目部应在此基础上根据需要增加，并进行动态管理（即在某文件作废时在备注栏标明“作废”字样，并在文后加入新版文件名称。对于使用“现行”、“最新”的规范合订本，应注意其中是否有失效文件，若有，应进行作废标识，并注明取代版本号。6.4.4公司各部门、项目部应建立本部门（项目部）的受控文件清单，并对文件的现行有效状态进行动态管理，防止非预期使用失效版本的文件。6.5文件的收发管理6.5.1公司各部门、项目部应指定专人负责文件的收发管理和传递，以确保文件的受控管理和在管理体系运行的各场所能得到所需的有效版本文件。6.5.2公司的行政文件发放前，应由编制部门拟稿，确定文件的发放范围，经部门负责人审核，分管领导批准后，按规定的发放范围发放，并用“发文登记表”进行登记，明确文件的去向。6.5.3对于进入公司的外来文件，统一交给综合科用“收文登记表”进行登记，列出发放范围，经批准后发放。项目部接收的外来文件，由项目资料员进行收文登记。6.6文件的复制管理公司的管理手册、程序文件严禁复制，其他文件需进行复制时，应经文件所属部门的负责人批准后方可复制。6.7文件的使用部门、人员必须保持文件清晰，各种标识（版本、状态等）明确，易于识别，并应编制检索目录，便于查找。6.8文件的评审和更新6.8.1文件在实施过程中可能遇到如机构变动、产品或工作流程变化、法律法规修订等情况，此时有必要对原有文件进行评审，评审由文件的原编制部门组织进行，明确文件是否需要进行更改更新，使文件内容始终符合管理需要。6.8.2公司自行编制文件的评审由原编制部门、项目部进行，对评审后进行的更改或更新应按原审核审批程序重新进行审批，经批准后，按原发文登记的记录，通知有关部门、人员及时进行更换，避免使用失效版本文件。6.8.3相关的法律、法规、规范、标准等发生变更后，该文件的主管部门应负责将变更内容通知使用部门、项目部和人员，或要求其进行换版。各类法律、法规、标准、规范类文件的主管部门应有文件发布信息的可靠来源，以便及时掌握文件的发布或换版信息。6.9文件的归档管理6.9.1综合科应在每年年初将由领导签发的与质量、环境和职业健康安全活动有关的行政文件文稿存档。6.9.2管理体系文件在发放时应送一套在综合科存档。6.9.3各职能部门、项目部编制的施工专用类文件及有关资料在该项工程竣工或告一段落后，应按规定程序移交综合科存档。6.9.4经常性文件由使用部门或使用者妥善保存，需长期保存的文件由综合科保存。6.9.5文件存档后由保管者标明存档日期及其期限，编制检索目录，以便查找。6.9.6文件借阅应由借阅人办理借阅手续，重要文件借阅必须经主管部门负责人批准。6.10文件的作废6.10.1文件的作废决定由该文件的主管部门做出，并经原审批人批准后，方可确认作废。对于外来文件（包括法律、法规、规范、标准等）的作废，应按国家或行政主管部门的新版文件的实施日期为准。作废由文件主管部门发出作废通知，各部门、项目部、人员收到通知后，应立即停止使用，及时更换、注销或自行销毁作废文件，并从受控文件清单中去除，同时换用新版本文件。6.10.2已作废失效的文件，若因某种需要而保留时，应注明“作废”字样，以示区别，防止非预期使用。7记录序号记录代码记录名称相关部门保存期1SYJL-01发文登记表综合科三年2SYJL-02收文登记表同上三年3SYJL-03文件更改申请表同上三年4SYJL-04文件修订记录表同上三年4.2.4记录控制为提供符合要求和管理体系有效运行提供证据而建立的记录，应得到控制。工程科编制《记录控制程序》，并负责管理本程序。1.质量、环境和职业健康安全记录是一种特殊类型的文件，对这些记录的标识、贮存、检索、保护、保留和处置事项作出规定；并适时组织各有关部门实施、监控实施情况，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据。2.工程科负责指导、检查项目部质量、环境、职业健康安全记录管理，工程竣工资料的接收、归档。3.各类记录应进行标识，妥善管理，存放在通风、干燥的场所，注意防火、防潮、防蛀、防腐、防损坏和丢失。记录应规定保存期限，计算机贮存的资料应有备份，竣工资料按照档案管理的有关要求办理。4.供方记录也应依照本程序执行。