为什么要使用档案管理系统

为什么要使用档案管理系统随着计算机和网络技术的普及，以及各类信息化系统的普遍成熟应用，各个行业的结构化数据都进行了有效管理，如各类业务系统、财务系统、ERP等，为企业的决策和运营提供了高效的信息支撑。但同时，我们也发现，占企业80%的非结构化数据，如票据、合同、各种格式的办公文档、电子邮件、图纸、音视频、图片、超媒体等等数据，因为没有统一规范化管理，随着内部电子文档的数量逐渐增多，安全隐患也越来越引起重视。企业文档管理遇到的问题：如何有效管制文件进出，解决人为盗取文件或员工离职时带走公司机密资料？如何有效管制机密文件的外泄和文档安全？如何保证文件版本的一致性？如何实现文档的分级授权使用？如何解决大量文档的快速搜索和查阅？如何提升各类文件的审核程序和效率？如何满足不同档案验收单位对档案验收标准不统一的问题？使用档案管理系统能够解决的问题1、系统提供了严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制，有效管制了文件的进出，实现文档的分级授权使用。2、企业可以集中存储和管理海量的文档和各类的数字资产（如Office文档，视频，音频，图片，AutoCAD档等等）。3、企业可以安全和便捷地管理文档的存储、分发、阅览、打印和下载。4、系统采用先进的加密算法对重要电子文档内容进行文档加密保护，也可对特定用户群赋予文档访问权限，提高文档安全防扩散能力。5、支持多种不同文档格式的在线阅读（包括：OFFICE文档、AutoCAD、视频、音频以及多种图形文件），用户无需下载文档即可直接阅读文档内容，也可以在不安装相应的应用软件的情况下实现文件的在线预览。6、系统提供模糊查询、组合查询、快速定位等多种检索方式，并支持全文内容检索，可以文中的任何内容作为检索条件，快速查找目标，提高工作效率。7、系统操作日志能够记录文档在使用生命中的每一个动作，包括用户对文档的操作行为、操作者、操作日期及时间。当数据发生问题时，可通过日志分析以查明真正发生原因。8、能配合多种文件扫描仪，支持TWAIN、ISIS接口，对扫描的图像可进行倾斜校正、断字修补、清除杂点、反白、智能剪裁等处理。企业使用档案管理系统带来的效益1、档案管理系统集中管理文件，加速企业的知识积累，文档更加安全。2、灵活具体的操作权限控制，确保重要文档被正确的人使用，保障机密文档的安全。3、查找文件更加方便快捷，工作效率明显提高。4、文件的流通流转更加便捷，员工间文档的协作更加方便。5、降低纸质文档的依赖，节省文控管理的成本。6、重复利用历史的文档，发挥知识财富的价值。