充分发挥办公室工作职能 努力提高办公室服务水平

充分发挥办公室工作职能努力提高办公室服务水平办公室作为一个我行的综合机构,是联系上下的桥梁、协调行务运行的枢纽、沟通内外的窗口，宣扬企业形象的阵地。办公室工作人员作为办公室工作的主体，决定着办公室的工作质量和服务效率，展示着办公室的综合素质、精神风貌、管理水平和工作作风。特别是作为基层银行的办公室，既具有服务领导、为领导工作决策提供参谋的党委办公室的职能，又具有服务部门、服务基层的行务办公室的共性。如何围绕工作中心，服务大局，履行好办公室职责，提高办公室服务水平，使办公室工作从“多、忙、繁、杂”的事务中摆脱出来，真正发挥好办公室的参谋助手作用，使其科学、规范、高效运行，充分发挥办公室工作职能，提高办公室人员素质是做好办公室工作的关键。一、充分发挥“参谋助手、综合协调、督查督办”三大作用，确保行务高效运行（一）努力发挥好参谋助手作用。办公室工作重点之一，就是要围绕上级决策、强化领导“外脑”和“智囊团”功能，当好参谋助手。要抓住全行中心工作和发展重点，“参”在点子上、“谋”在关键处，要认真研究改革发展中出现的新形势、新情况、新问题，积极探讨加快发展的新思路、新途径、新方法，主动为领导决策献计献策，增强工作的主动性、超前性和实效性。要广泛了解上级行、兄弟行的情况，多方收集整理各部门的意见，采取座谈会、专题会等形式，多做调查与研究，全面收集大家的建议，综合梳理出有价值的信息，及时反馈，为领导的科学决策提供参考，确保领导的决策的科学性和针对性。（二）积极发挥好综合协调作用。办公室作为行务运行的中枢，做好工作综合协调是办公室日常事务的一项非常重要的工作。做好综合工作协调，一是要搞好与领导工作之间的协调。对领导分管的工作一定要心中有数，遇有必须请示的事情，要树立按程序请示观念，避免多头请示，否则极易导致各位领导对请示事项提出不同的处理意见，导致抓落实无所适从。要坚持原则性与灵活性相结合，统筹安排领导的活动，使领导从繁杂的日常事物中解放出来，能够有更多的精力形成决策、强化管理、高层营销，从而使各位领导之间的工作联结成有机整体，为形成一个强有力的团结务实的领导班子提供氛围。二是要搞好各部门之间的协调。能够在部门之间解决的问题要尽力在部门之间解决，不要事无巨细都向行领导请示，把领导当作消防指挥员，疲于应付内部事务。要积极化解部门之间的矛盾，加强部门协作、聚合力量，形成团结一致求发展、齐心协力抓落实的和谐局面。三是要搞好上下级之间的协调。多到基层行处进行调研，认真听取基层工作意见，加强与基层的沟通联系，发挥好上传下达、信息反馈作用，努力做到缺点在基层发现，决策在基层形成，问题在基层解决。四是要搞好内部与地方职能部门之间的协调。要加强办公室人员素质建设，对地方职能部门的来人来访，待人接物要注意礼貌用语，和顺谦逊。对一些一时难于答复或无法承办的事项，回答问题要委婉含蓄，灵活机智，切忌满嘴“官僚腔”，满口粗俗语。即使要说“不”，也要讲明不能承办的难处，动之以情、晓之以理，千万不能给人以“门难进、话难听、脸难看”的“衙门印象”。要努力与之保持良好的关系，为今后创造更多的合作机会。五是要搞好与客户之间的协调。做为对外形象的窗口，办公室不仅承担内部协调的职能，同时也承担与外部客户协调的职能，切不能认为办公室不直接与客户打交道，就不需与客户协调的思想。事实上，当前台与客户产生的纠纷上升到一定程度时，办公室往往是化解客户矛盾、协调客户关系、处理危机公关的最后保障。（三）认真发挥好督查督办作用。督查督办是推动决策落实、提升工作执行力的一个重要手段，是办公室的一项重要工作任务。做好督查督办工作，除要求办公室人员有求真务实的精神和扎实的工作作风外，还要注重以下三个方面：一是要建立工作标准。按条线、部门建立工作职责、岗位职责，明确工作责任，明确尽职程度。二是要理顺工作流程。部门内部、部门之间、上下之间都要建立一个标准的工作流程，避免工作互相推诿，问题难于解决，“以客户为中心”的服务理念无法落到实处，产生实效。三是注重督查督办结果通报。对执行得好要予以表扬，对执行不力的要予以批评。要坚决避免督而不查、查而不办的现象，彻底杜绝干多干少一个样、干好干坏一个样的不良倾向。总之，督查督办要围绕行务运行做好立项分解，明确督查重点、创新督查方式、强化督查力量、注重督查效果，使行里每一项决策和领导的每一次批示事事能落实，件件有回音。同时，要将督办督查与信息调研等工作有机结合起来，坚持在督查中发现问题、分析问题、反馈问题和解决问题。二、扎实做好“办文、办会、办事”三类工作，提高办公室工作服务质量和效率办文、办会、办事三类工作，是办公室围绕行务运行搞好服务、做好上传下达作用最基本最具体的工作，来不得半点虚浮，必须严格要求、扎实做好、务求实效。（一）办理文件要注重两个方面的问题。一是文件流转要准确、快捷，避免久悬不办。要规范公文处理程序，对公文传阅、印发的各个环节要落实具体责任人，建立公文处理失误责任追究制度，坚决杜绝因公文传输不畅导致的工作不落实问题。同时，要认真做好以分行或办公室名义印发文件的审核把关工作，维护公文的严肃性和权威性。二是文稿起草要精益求精，避免华而不实。要牢固树立公文精品意识，在坚持快速高效的同时，多方征求意见，认真研究、反复修改，力求文稿起草体现上级精神、工作实际，全面、准确、系统、清晰地反映分行的决策和工作部署。要能够给基层行的工作带来指导作用，避免可有可无的“假、大、空”式的套话，使各级领导从文山会海中解脱出来，从而有更多的时间和精力开拓市场、发展业务。（二）承办会务要力求精简务实。对会务工作的组织，要认真做好准备工作，考虑好各个环节，分工负责，层层把关，做到会场布置整洁庄严，会场服务具体细致，会议材料齐备无差错。要严格控制会议次数和规范，大力精简各种会议，对可开可不可的会议坚决不开，能小范围开的会议不扩大范围，能用视频召开的会议不现场开。认真搞好会务的统筹协调，尽量开短会、开套会，控制会议时间，节约成本，提高会议质量。要加强会议管理，会议召开之后，要根据情况，做好《会议纪要》整理，要抓好会议内容的督办落实等工作，发挥好会议的作用，避免会议内容留在纸上、表态留在会上、措施留在嘴上的执行不力的现象。（三）办理事务要抓重点，注意轻重缓急。办公室工作事多繁杂，落实起来费时费力，加之服务的层次和部门较多，要想做到人人满意是很困难的。但尽力做到完美无缺却是办公室人员的矢志追求。高质量办理好日常事务和领导交办事项，工作中就要学会抓重点，坚持以务实的工作态度办理各项事务，将事务工作做细、做实、做精。要学会了解事情的轻重缓急，做到忙而不乱、杂而不散、应对自如。同时，要尽可能做到少花钱多办事，不花钱也办事，花小钱办大事，努力降低行内行政运行成本。三、提高办公室人员素质，为办公室工作高效运行提供保障办公室人员素质的高低，决定了办公室工作质量的好坏。如何提高办公室人员素质，在工作中，办公室人员要加强五个方面的培养。（一）要细心抓工作。办公室工作无小事，事事关系工作大局，要做好办公室工作，没有严谨细致的工作作风是不行的，一点小小的疏忽，带来的可能是无法弥补的损失；一个低级的错误，也许会铸成不可挽回的局面。办公室人员在工作中必须切实做到严谨细致，养成严谨的工作习惯，牢固树立“细节决定成败”的思想，凡事都要做出详细周密的安排，不留漏洞；要稳扎稳打，确保不出现任务问题；要以科学的求真精神、务实的工作态度，对业务多思考、多钻研，把每件小事做好，做实，要以默默无闻、甘于奉献的心态对待每一件工作。（二）要倾心抓落实。再好的计划，再好的制度，再好的措施办法，如果落不到实处，都只能一句空话、一纸空文。办公室肩负全行督查督办职能，抓好落实提高执行力是办公室应尽的工作职责。因此，办公室在抓落实的同时，要广泛联系上下，沟通思想，不要怕得罪人而不敢抓敢管，要力戒浮而不实和形式主义工作作风。只有把每一件事都落到实处，把每一项工作尽力做好，才能起到督查督办的作用，才能把服务落到实处，才能提高全行上下的执行力。（三）要热心做服务。服务是办公室工作的天职。办公室人员要增强服务意识，树立服务工作无小事的观念，爱岗敬业，做到不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为。要深入调查吃透上情，了解下情，从被动服务转变为主动服务。要想领导所想，急支行所急，帮基层之所需，解员工之所盼，满腔热忱，诚心诚意地为领导服务，为基层服务，为员工服务，让领导放心，让员工满意。（四）要潜心做学习。办公室作为全行综合材料的中心，既要为领导的科学决策提供参考，又要反映全行的工作业绩。作为办公室人员，如果不在日常工作中注重学习，重视知识的积累，那么就会时刻遭受“书到用时方恨少”的煎熬。可以说，学习是工作的第一需要。因此，增强学习的紧迫感，树立终身学习的观念，成为每一个办公室人员必须具备的基本素质，即要学习党的政策理论，又要学习建设银行的金融业务知识、规章制度，还要学习公共关系、社交礼仪，更要了解当地党政工作动向，了解地方经济发展的状况，才能在工作中得心应手。要做到“学习工作化，工作学习化，学习日常化”，通过学习，拓宽知识领域，更新知识结构，积累工作经验。（五）要公心办实事。由于办公室是综合协调部门，即要对上对下，又要对内对外，接触的部门范围大，人员多，关系复杂。因此，办公室人员要心底无私，公道正派，坚持对上负责与对下负责相统一，原则性与灵活性相统一。办文依程序，办事讲原则，服务讲礼仪。做到有事立办，急事急办，特事特办。加强自身修养，淡泊名利，守得住清贫，受得了委屈，经得起诱惑，树立廉洁从政的良好形象。办公室工作虽然繁杂，千头万绪，但只要我们每一位办公室成员齐心协力，牢固树立“二线为一线服务，后台为前台服务，全行为客户服务”大服务理念，紧密围绕全行各项工作大局，充分发挥办公室的工作职能，进一步在组织协调、加强服务、推进落实等方面创新工作思路，办公室的各项工作就会提升到一个新的水平。