集团子公司合同管理制度

集团子公司合同管理制度第一章总则第一条为适应市场经济发展的需要，依法保护公司的合法权益，把公司各项经营管理活动纳入法制化管理轨道，规范公司合同管理工作，做到依法治理企业，根据国家的法律法规，以及公司经营发展的实际情况，制定本制度。第二条本规定适用于集团公司及各级下属公司。第三条集团公司综合办公室负责公司的合同管理工作，负责处理公司的相关法律事务，包括办理诉讼及非诉讼案件，协助起草和审查合同、规章制度、法律知识培训与考核，对公司的经营管理行为提供法律上的可行性、合法性、法律风险性分析。第四条集团公司各部门及各级下属公司必须严格执行本规定，积极履行各项职责，做好合同管理工作，对违反本规定造成公司损失的责任人将依照本规定进行处罚，涉嫌构成犯罪的，还将依法追究其刑事责任。第五条本规定所称合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第六条集团公司及各级下属公司于其它平等主体及公司系统内相互之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同依照本制度进行管理。劳动合同的管理制度在人事管理制度中另行规定。第七条合同管理实行会签、审核责任制原则和安全、效益原则。执行部门、财务部门、法律顾问、分管副总经理根据职责权限对合同签订的程序、履行情况及履行结果进行监督。第二章合同的会签审核与签订第一条承办部门在签订合同前，须按照公司的合同会签流程报集团综合办公室及其它相关部门会签审核。第二条公司的合同在签订前，承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：一、主体资格合格：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符。二、欲签合同标的符合当事人经营范围，涉及专营许可证或资质的，应具备相应的许可、等级、资质、证书。三、代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。四、具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求出具财务报表、由开户银行或会计师事务所出具的资信证明、验资报告等相关文件。五、有担保的合同，要审查担保人的担保能力和担保资格。六、对于重大合同，还须了解和审查合同另一方当事人的履约信用：无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。七、承办部门或承办人应将审查结果在立项意见书或会签表中加以陈述。八、合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不得与其签订合同。必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用本条规定进行审查。上述所列各种文件为合同不可或缺的组成部分，其文本为复印件时，提交方须加盖公章，并须加注“与原件核对无误”的字样，同时由承办人签字确认。第三条承办部门是公司具体对外商谈合同立项的单位，负责对下列内容进行审查与管理：一、从事本项合同业务的必要性。二、从事本项合同业务的可行性（包括经济利益、技术条件与安全保障等）。三、从事本项合同对我方权益的综合影响。四、合同缔约方主体、企业资质的时效与合法性。五、合同缔约方资信、履约能力。六、会同履行。七、及时向法律顾问通报合同在履行中发生的问题，提出解决问题的意见和建议。八、参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。九、负责将合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件及时存档。第四条第六条承办部门在合同签订过程中须将与合同有关的资料作为附件供会签审核部门参考。第五条财务部门负责对合同中下列内容的会签审核：一、履行合同所需资金或所涉及资产的和合法性及资金安排的可行性。二、合同中有关价款、酬金及结算条款的合法性、合理性及对我方的影响。三、认为需要审核的其它内容。第六条法律顾问负责对合同中下列内容的会签审核与管理：一、合同缔约方主体、企业资质的时效与合法性。二、合同标的的合法性。三、合同条款的合法性、完整性及存在的法律漏洞。四、与合同业务有关的其它法律问题。五、公司合同资料的收集、整理、保管和及时归档。六、需审核的其它内容。第七条公司法律顾问应对重大合同提前参与制定，并且对重大合同的立项、审核、履行进行全程参与。“重大合同”指合同标的额超过人民币100万元，或其它重大、复杂的，对公司有重大影响的合同。第八条涉及公司重要的或标的额较大的合同谈判，应有法律顾问和经济、技术等专业人员参加。第九条符合以下情况之一的，应当以书面形式签订合同：一、单笔业务金额达人民币5000元的。二、有保证、抵押、定金等担保条款的。三、我方先履行合同的。四、有封样要求的。五、合同对方为外地单位的（鄂尔多斯地区以外的）。六、凡国家、行业或本公司有标准或格式文本的，应当优先参照适用，所有条款栏目均应做出约定。七、当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。八、计划单、调拨单、任务单、预算书等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其代替书面合同。第十条合同文本的起草应力求由己方或以己方为主，语言应严谨、简练、准确。一、合同文本中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。二、合同文本中涉及数字、日期须注明是否包含本数。三、除特殊情况外，合同文本应当正式打印制作。第十一条书面合同应当包括以下内容：一、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）或代理人的姓名、职务、联系方式。二、签约的目的和依据。三、合同的标的，动产应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等；不易确定的无形资产、劳务、工作成果等描述要准确、明白；不动产应注明名称和坐落地点；货币应注明币种。四、数量和质量，包括检测标准和方式，数量要准确，计量单位、计量方法和计量工具符合国家规定，国家有强制标准的，应写明该标准的代号全称。如有多种标准的，应约定于合同标的相适用的标准，并写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等。五、价款和酬金，包括支付方式，合同中应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序。六、履约期限、地点和方式，履约期限、地点或方式要具体明确，地点应冠以省、市、县名称，交付标的物的方式、劳务提供方式和结算方式应具体。七、争议解决方式，约定通过诉讼解决的，应写明约定的有管辖权法院的名称，通常应约定由我方所在地法院管辖，约定由仲裁机构裁决的，应写明具体的仲裁机构的名称和具体请求裁决的事项，通常应约定由东胜区仲裁委员会仲裁。八、违约责任，合同中应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法。九、合同变更和解除条件。十、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款。十一、正副本份数为3份以上，我方至少保留两份。十二、生效的时间及条件。十三、约定的联系方式。十四、附件名称。十五、签约地点、日期。十六、签约各方公章或合同专用章。十七、签约各方开户银行及账号。十八、法定代表人（负责人）或代理人签字。十九、涉外合同的内容按照有关法律规定确定。第十二条公司授权委托代理人签订合同时，必须持有法定代表人（负责人）签署的授权委托书及加盖授权单位公章。授权委托书必须明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。第十三条合同签订之前，承办部门或承办人应将合同文本草案、立项意见书或会签流程表及与合同有关的证明材料，一并提请财务部门、法律顾问及分管副总经理会签审核。各部门会签时，根据需要，承办部门或承办人应提供与合同有关的补充证明材料和说明有关情况。第十四条承办部门或承办人向各合同会签审核部门提供合同（或草案）时，应预留至少两个完整工作日供其会签审核；会签审核部门因特殊情况需延长会签审核时间的，应向承办部门或承办人申明理由。各会签审核部门应在规定的会签审核时限内提交书面会签审核意见或法律意见书，逾期未提交书面会签审核意见或法律意见又不申明延期理由的，视为完全同意合同草案。第十五条各会签审核部门在会签审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在会签审核意见或法律意见中予以明示并提出修改意见；需要退该时，应连同全部文件退还承办部门或承办人。第十六条公司法定代表人（负责人）或授权委托人根据书面会签审核意见和法律意见书决定是否签约。签约时，应在全部文本上以同一形式签字。第十七条对需要办理批准、鉴证、登记、交付、设立抵押、质押等手续的合同，承办人应按国家有关规定和双方约定严格履行相关手续。第十八条合同生效后经双方协商需要变更合同主体、增减内容时，按本规定权限范围经会签审核后方可变更、增减。第十九条合同会签审核流程没有执行或合同正式文本没有按照本规定采纳会签审核意见的，印章部门不得加盖印章，签约代表不得签字。第二十条合同承办人应在合同会签完毕后一个工作日内，将合同的书面文本、电子文本及会签意见交专门负责校对工作的人进行校对并签字，否则，印章部门不得加盖印章，签约代表不得签字；校对工作应在二个工作日内完成，特殊情况可适当延长校对时间。第二十一条单份合同文本达二页以上须加盖骑缝章。第二十二条合同盖章前，应由总经理批准。合同应由法律顾问按公司进行统一编号。第二十三条合同文本原件公司至少应持二份。合同承办部门、法律顾问各保管一份合同文本原件。财务部门根据需要分存合同文本原件或复印件。第三章合同的档案管理第一条合同档案，是指公司在从事生产、经营、科技等活动中与自然人、法人或其它组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同或意向文书、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据）等可以有形地表示所载内容归档的所有文字资料。第二条合同档案资料包括：一、有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议书及上级有关批复文件。二、合同谈判会议纪要。三、有关合同找、投标及中标通知书等文件资料。四、合同相对方营业执照、税务登记证、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证明书以及其它有关文件的复印资料。五、合同项目的增减凭证及我方人员的签证。六、合同纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书等。七、合同履约过程中的催货函、违约通知书和往来函件。八、合同变更、解除协议书。九、其它相关资料。第三条每一份履行完毕的合同或不再履行的合同，以及长期合同的每一阶段完成，各有关人员都应及时整理资料、存档，不得随意搁置、销毁、遗失。第四条合同管理人员应对送交的合同在三个工作日内审核完毕，并按机要程度专门归档。送交人在移交合同文本及相关资料时，应附所交资料清单两份，送交人和接收人双方签字确认，各执一份。第五条公司人员如需借用或复印合同资料，必须持所在公司或部门的负责人书面签字的借用单，并按照资料的秘密程度报有关主管领导批准后执行，否则，档案管理人员不得办理。第六条合同借用人必须对借用的合同资料提交书面说明书：一、合同资料的借用用途。二、合同资料的借用和返还时间。三、其它须说明的借用情况。第七条签订后的合同我方必须保留两份，一份交给综合办公室保管，另一份交给财务部保管；如有借阅合同的同事，只能到综合办公室申请借阅，不得去财务借阅。第四章合同的履行、变更、解除第一条合同履行是指平等主体的自然人、法人、其它组织之间为实现一定的经济目的，对已实际成立的合同自生效后的全面执行。第二条合同正式生效前，不得实际履行合同。合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同。除法律另有明文规定或合同约定外，不得用代替物履行或转让、转卖合同。第三条合同承办人发现合同相对方不履行或不全、不适当履行合同，或收到对方对我方履行合同提出异议时，应立即书面报告单位负责人和法律顾问，并在法定或约定期限内，以法定或约定方式向对方提出异议或予以答复。发出的异议文函或答复材料需经法律顾问审核、备案。第四条因合同履行情况发生变化需要变更合同条款，承办部门或承办人在征得合同签约人的同意并经法律顾问审核、备案后，以书面形式向对方提出变更合同的要求。书面文件应以特快专递的方式或亲自交对方负责人或承办人签收。在未得到对方书面答复前，除依法可以中止履行外，仍需按合同规定履行。承办部门或承办人不得以对方的口头（包括电话）答复作为合同变更的依据。第五条对方提出变更合同要求的，必须以书面形式提出。对方口头、电话方式提出变更合同要求的，视为无效，仍按原合同规定履行。第六条因不可抗力致使合同无法履行或履行已无任何意义，必须