73公文写作

公文写作与新闻写作主讲栾树民2009年2月第一部分公文写作一是了解公文写作常识二是会写通知和函三是知道如何写会议纪要四是明白请示与报告的区别五是清楚决定、通报、意见和批复的架构六是学会如何写总结七是掌握公文写作的一些技巧一、公文的产生领导者在实际工作中，发现了某种问题，产生了某种想法，提出了某种要求，并且欲将这些问题、想法、要求通过文字来上传或者下达的时候，便产生了制发公文的动机，于是确定撰写者，交待起草公文的意图。所以，公文撰写者必须把正确体现领导意图作为写作公文的首要之点。公文写作常识二、公文的概念公务文书，简称公文，有广义和狭义两种理解。广义的公文指法定机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成的、具有规范格式的文书材料。其中包括行政公文、事务文书、各类专用文书等。狭义的公文，指行政机关公文。行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，常用的有十三类公文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。今天要介绍的也是比较实用的几种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，还有总结，但总结不是文种。公文写作常识就我们公司而言,公文（包括传真、合同、协议等）是指公司在生产经营活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是开展工作的重要依据。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文写作常识三、公文的特点(1)法定的作者行政公文是由法定的作者拟制和发布的。所谓法定的作者，指的是依据法律和有关规定成立的能够行使职能的组织或单位。(2)严格的政策性(3)法定的权威性(4)体式的规范性行政公文是具有规定体式的公务文书，有严格的规范性。这种规范性是公文的权威性和法定性的具体体现，也是公文处理的客观需要。公文写作常识四、公文的种类1．按照行文关系和行文方向分类(1)上行文上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。如报告、请示等。(2)平行文平行文是指平行机关或不相隶属的机关送交的公文。如函等。(3)下行文下行文是指上级机关向所属下级机关的发文。如命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复等。通知在不同情况下属于平行文或下行文。会议纪要在不同场合分属下行文和上行文。函一般属平行文，但有时也属上行文（如请示较小事情的函），有时也属下行文（如答复下级机关询问的函）。公文写作常识2．按照保密程度分类可以分为绝密文件、机密文件、秘密文件。3．按照紧急程度分类可分为“特急”、“急件”两类。4．按照具体职能分类(1)法规性公文法规性公文是用来颁布法令、法律或对有关问题作出规定的公文。(2)指挥性公文指挥性公文是直接体现上级机关的决策意图，对有关事项的处理、有关工作的进行起着指令或指导作用的公文。公文写作常识(3)报请性公文报请性公文是下级机关用来向上级机关汇报、请示工作的公文，这类公文是上行文。(4)知照性公文知照性公文是向有关方面告知情况、关照事项的公文。这类公文既有下行文，也有平行文。(5)联系性公文联系性公文是用于各部门之间联系工作的公文。这类公文主要有函等。(6)实录性公文实录性公文主要是指真实地记录会议情况和议定事项的公文，会议纪要就是这类公文。公文写作常识五、公文的要素和格式眉首、主体、版记三部分。1．眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页，置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。2．主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素的统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。3．版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。公文写作关于重申加强因公出差机票订购管理的通知各二级单位、机关各部门：公司于2002年3月22日下发了《关于加强因公出差机票订购管理的通知》（海油渤办字〔2002〕3号），并一直延续至今。为了严格差旅费管理，节约开支，现将因公出差机票订购管理要求重申如下……二○○六年七月四日主题词：出差管理通知渤海公司总经理办公室2006年7月4日印发签发：张学信拟稿：孙建津校对：孙建津打字：张燕晴五、公文的要素和格式（一）密级标注1.凡涉及国家、总公司及公司秘密的公文，应根据文件内容的秘密程度标明密级和保密期限及解密期限。2.密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”级公文应标明每份公文的序号，公文的解密期限根据文件密级需要决定。3.公文的密级和保密期限由拟文部门提出建议，由公文签发人根据相关的保密规定予以确定。公文写作五、公文的要素和格式（二）发文字号1.发文字号包括机关代字、年份、序号。2.机关发文字号、文件编号由公文管理部门统一确定。3.公司各种行文的文头代字如下：公司级文件：中海油+机关代字；公司级函：中海油函；部门级文件：中海油+机关代字+字。4.联合行文以起草文件单位的发文字号为准。公文写作五、公文的要素和格式（三）签发人的确定1.公司级文件由负责各路工作的公司主管领导依据授权书授予的权限审阅签发。2.部门级文件由部门领导审阅签发。3.向公司以外的发文，应该由总经理签发。公文写作五、公文的要素和格式（四）标题（一）公文标题一般由发文机关、内容、文种三要素构成。（二）机关行文使用发文纸稿，标题中不标发文机关。（三）公文标题中除对法规、规章名称加书名号外，其他标题不加书名号。公文写作五、公文的要素和格式（五）主送与抄送（一）主送机关是指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（二）抄送是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关或领导。（三）主送、抄送机关如为总公司系统内单位，应使用总公司确定的规范简称、统称。公文写作五、公文的要素和格式（六）附件（一）公文如有附件，应在正文下一行规定的位置注明附件顺序和名称。附件名称不加书名号，单个附件不加顺序号。（二）公文中标注的附件名称和顺序应与附件相一致。（三）附件与公文不能一起装订时，应在附件左上角第一行顶格标识公文的文件字号并在其后标识附件序号。公文写作五、公文的要素和格式（七）成文日期（一）成文日期为公文签发日期。（二）联合行文以最后一个签发人的签发日期为准。（三）用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。公文写作六、公文的写作要求公文写作是指公文文本的起草、修改和定稿。1．熟悉行文规则（1）少而精地行文。行文应观点明确，表达准确，条理清楚，字词规范，标点符号准确，内容力求精练。(2)人名、地名、名称、数字、引文准确。其中引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。（3）注意结构层次序数。第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文写作常识（4）在行文第一次使用全称时注明简称，以后内容可使用简称。（5）与行文相关的文件资料和发文附件应准备齐全。(6)请示应一文一事向上级机关请示问题，应当一文一事，不应当在非请示公文中夹带请示事项。(7)正确运用主送、抄送行文向上级机关的行文，或者要求对方答复的文件，应当主送一个机关，以便收文机关及时迅速地进行处理。切勿多头主送。受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明抄报机关和抄送机关。公文写作常识2．选准文种公文的文种界限非常明显，不同的文种体现出不同的职权范围和机关之间的关系，也表现出不同的办事目的和要求。因此，发文应根据本机关的职权、所处地位和发文目的，恰当地选用文种。如命令（令）、决定、通知、通报都有表彰先进的功能，但由于这些文种的性质、级别、运行方式等不同，其表彰的内容轻重、先进程度、所达到的目的也就有所不同，表彰时，要根据发文机关的级别、先进单位或人物事迹的轻重确定文种。误用、混用文种，会使公文的质量和效用受到严重影响。公文写作常识3．严格制定程序行政公文的制发主要是经过：拟稿、核稿、呈批、签发、缮印、用印、封发等程序，公文写作者掌握了公文制文程序，可以提高公文的质量，加快公文的运转过程。4．明确领导意图行政公文的写作一般是“遵旨”行文的受命性写作，撰写者要遵循机关或组织领导的意图来行文，写作时必须做到：“五清楚”，即任务、对象清楚；思想意图清楚；政策依据清楚；行文方式方法清楚；具体事项清楚。写作者只有做到了“五清楚”明确掌握领导意图，行文才能真实地反映组织活动的面貌，体现发文机关的意图。公文写作常识公文写作提纲一是了解公文写作常识二是会写通知和函三是知道如何写会议纪要四是明白请示与报告的区别五是清楚决定、通报、意见和批复的架构六是学会如何写总结七是掌握公文写作的一些技巧八是如何做一名优秀的秘书通知的用途通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。通知是一种使用范围较广的文种。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即发给不相隶属的单位或个人。通知的写作通知的特点1.使用的广泛性。通知的发文机关，几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知，在内容方面，大到全国性重大事项、法规、规章，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。在发文方式上也灵活、方便。2.功用的指导性。上级机关向下级机关用通知行文，都明显体现出指导性。特别是部署工作、批转和转发文件的通知，都在实现着通知的指导功能，受文单位要在规定的时间内完成通知布置的任务。通知的写作通知的种类按照具体用途的不同，可以把通知划分为以下几类：1.发布行政法规及各种规定的通知这类通知是法规性和指挥性公文，它的权威性虽然不及“命令”，但也带有一定的强制执行的作用。发布行政法规及各种规定的通知有两种：一种是印发、实施已制定的规章制度的通知；一种是其内容本身就是具体规定的通知。2.布置工作和安排活动的通知在向下级单位布置一项具体的工作或安排一项规模较大的活动，并需要明确任务，作出指示时用通知。通知的写作3.批转或转发其它机关公文的通知对其它机关发来的反映带有普遍性的问题或具有普遍指导意义的公文，可用制发通知的形式下发有关机关。批转是对下级机关呈送的公文而言的，转发则是对上级机关、同级机关或不相隶属的机关的公文而言的。4.告知事项的通知这是为使有关机关和人员了解某一事项而制发的通知，这类通知为知照类公文。会议通知、设置或取消机构的通知、设立奖项的通知、人事任免通知等等，都属告知事项的通知。通知的写作通知的写法1.标题通知的标题的写作有三种方式：(1)发文机关的名称、事由和文种组成。重要通知的标题，一定要具备这三个要素，使人一看就能大致知道通知的内容。(2)事由和文种构成。(3)文种“通知”作标题。这种通知，一般仅限于日常生活和工作中一些非重大事项的通知。情况特殊的通知，在标题中应写明，如“紧急通知”、“补充通知”、“联合通知”等。2.主送机关通知的主送机关一般有两种写法。一种是主送机关有一个或两、三个，这种情况，可将几个机关的名称全部写上。另一种是主送机关很多，属普发文件，这种情况采用概括的写法。通知的写作3.正文通知正文的基本内容，应该包括发布本通知的根据和缘由；通知的具体事项；落实通知的要求等。其中，通知的具体事项是正文的重点内容。这是通知的一般写法。由于通知的种类不同，在写法上又略有差异。发布性通知写法较简单，先用一两句话概述发文理由，再说明所发文件名称，将该文件作为附件附后即可。转发、批转性通知的正文可根据实际情况写作，有时，用一句话引出转发、批转的文件，并说明转发、批转的根据和提出执行要求。也可分缘由和指示两部分来写，缘由写明发文的根据或表明态度，提出执行要求；指示部分说明所转发、批转文件的意义，并指出具体做法，提出措施和要求。通知的写作布置工作