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公文写作办公室二〇一〇年十二月1什么是好（规范）的公文如何写好公文1324需要注意的一些常见问题提纲2为什么要重视公文写作（一）公文是开展公务的重要载体，是业务经营管理必不可少的工具和手段。国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。《中国农业银行上海市分行公文处理实施细则》——本细则所称公文，是指中国农业银行上海市分行在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策以及总行的工作部署，发布规章制度，报告情况，请示和答复问题，指导部署和商洽工作，以及进行其他公务活动的重要工具。一、为什么要重视公文写作3（二）公文代表形象。（三）领导对公文质量非常重视，要求很高。行领导在一份文件上的批示：“请将该请示件重新整理，文字要简练、中心要突出、层次要清晰。部门负责人和办公室今后注意把好关，不符合要求的文件不要往我这送”。（四）公文写作是对个人的一种培养和修炼。一、为什么要重视公文写作4什么是好（规范）的公文如何写好公文1324需要注意的一些常见问题提纲5为什么要重视公文写作二、什么是好的公文文字准确，语言流畅格式规范，要素完整层次清晰，逻辑严密主旨明确，中心突出情况属实，符合政策6▲胡乔木的三个标准：要吸引人看得下去；要使人能看得懂；要能说服人、打动人。（一）文字准确，语言流畅。明：包括观点明确、叙事明确、结构明确、要求明确等。准：表意准确，包括概念、用语、实事、文法、逻辑等都要准确。实：语言平实，包括说明上、内容上、表达上都要如此。当：用语得体，要根据上行文、平行文、下行文等不同类型，合理使用语言和口气等。庄：减少不必要的套话；语言不带个人情绪和色彩；运用规范的公文用语，不用生造语；不用方言土语和俗语；慎用外文缩写和术语。简：篇幅要短；句子要短；语言要短；适当采用文言词语。采：公文可以有一定的文采。如排比可以增强气势；恰到好处的引用既能解决过渡问题，又会给公文增色。二、什么是好的公文7公文的文种；公文的标题；公文的抬头公文的正文；公文的落款；公文的附件公文的格式是公文外形规范化、标准化的标志。做到格式的规范是公文写作的基本要求。8二、什么是好的公文（二）格式规范，要素完整。1.公文的文种。常用的公文文种包括：请示、报告、批复、通报、通知、函。请示、报告适用于支行向分行或其他上级机关行文，批复、通报、通知适用于向下级行行文，函一般适用于平级单位及其他不相隶属的单位之间商洽工作。9（1）文种使用不规范：“关于××××的申请”“关于××××的汇报”“关于××××的营销指导”该用“批复”时，用“通知”。二、什么是好的公文1.公文的文种。（2）“请示”与“报告”混用“关于XXX的请示报告”“关于XXX的申请报告”“XX支行关于XXX的报告”“报告”中不得夹带请示事项10（4）向上级行行文使用“通知”主送为上级行时，行文应使用“报告”或“请示”文种，不得使用“通知”等下行文文种。（3）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，不得多头主送。二、什么是好的公文2.公文的标题。公文的标题应当概括公文的主要内容。11发文单位名称+公文主题+公文文种嘉定支行关于××××的报告二、什么是好的公文内部发文发文单位名称可以省略，如关于×××的通知3.公文的抬头。12向分行报送请示类公文：如果要报送给多个部门，或者报送给分行信贷、公司、房贷和机构等业务部门，应当以“分行”为主送单位，同时“抄报”具体部门。如果要报送给分行一个部门，可以将该部门作为主送单位。但总体而言，统一写“市分行”也可以。按照目前的情况看，一般都统一写“市分行”。二、什么是好的公文4.公文的正文。13（1）关于引用公文。引用公文应当先引标题，后引发文字号。“《关于××××的通知》（农银发[2009]661号）”。现将总行《关于促销××的通知》（农银个办发［2009］661号，此编号错误，总行没有这样的编号）转发给你们，请遵照执行。执行中遇有情况和问题，请及时与分行（×××部）联系。附件：农银个人[2009]661号二、什么是好的公文4.公文的正文。14（2）关于使用非规范简称。第一，应当先用全称，同时注明简称。第二，简称的命名要符合习惯。上海国际集团有限公司，不要简称“国际集团”，要简称“上海国际集团”。第三，对于多个名称相似的公司，命名时要有所区分。如方正电脑、方正科技、方正集团。第四，在后文中要一致使用该简称，不可使用其他简称。例如，中国燃气控股有限公司（以下简称“中国燃气”），文中又出现了“中燃”。最后，最好不要以“公司”来简称，即：不要说以下简称“公司”或“该公司”。二、什么是好的公文4.公文的正文。15（2）关于使用非规范简称。国药控股股份有限公司（以下简称“国药公司”）成立于2003年1月，由中国医药集团总公司（以下简称“医药集团”）与国药产业投资有限公司共同出资组建的有限责任公司。股东之一的国药产业投资有限公司于2008年5月成立，目前注册资本为1000万元，为国药集团全资子公司。第二大股东中国医药集团总公司是直属中央管理的最大医药企业集团，国药控股股份有限公司的销售额占整个中国医药集团总公司的70％的份额。二、什么是好的公文4.公文的正文。16（3）关于图表。“图1××××图”“图2××××图”“表1××××表”“表2××××表”图一：昊华华东控股关系表图1昊华华东控股关系图如果图表数量超过10个，应当按照文件各部分分别编写。如，第二部分的第三张表的标注格式为：表2-3××××表第一部分的第一张图的标注格式为：图1-1××××图二、什么是好的公文4.公文的正文。17（4）关于机构名称。关于网点的名称要参照《中国农业银行上海市分行金融许可证名录清单》上的名称，不可随意命名。中国农业银行股份有限公司上海南桥支行中街分理处——中国农业银行股份有限公司上海中街分理处中国农业银行股份有限公司上海市嘉定区娄塘支行——中国农业银行股份有限公司上海娄塘支行——农行上海娄塘支行二、什么是好的公文4.公文的正文。18（5）结尾部分的规范。在批复的正文最后，一般要写上“此复”字样；在请示的正文最后，一般要写上“妥否，请批示”、“特此请示，盼复”等字样。二、什么是好的公文5.公文的落款。19（1）成文时间。成文时间用汉字的年月日，简单的办法就是直接用WORD中的“插入”——“日期和时间”——“中文”选项。“〇”不得用英文字母“O”或阿拉伯数字“0”代替。（2）附注。公文附注在成文时间下1行居左空2字加圆括号标识。如（联系人：上海分行××部××，联系电话：×××）。二、什么是好的公文6.公文的附件。20（1）附件名称在正文、正文末尾以及附件题目三处应当保持一致，不可简写。如：正文中是“中国农业银行上海市分行业务合同专用章领用单”，正文末尾的附件列表却写成“业务合同专用章领用单”。（2）附件应当按照其在文中出现的先后顺序排列，第一个出现是附件1，然后是附件2，不可颠倒顺序。二、什么是好的公文6.公文的附件。21（3）类似文件的附件是否粘贴错误。例如，发行产品、贷款批复等，行文格式非常相似，往往容易把不同的附件混淆。（4）附件列表的格式。附件1：汽车行业业务调查统计表附件2：汽车金融服务网络业务调查统计表应为：附件：1.汽车行业业务调查统计表2.汽车金融服务网络业务调查统计表二、什么是好的公文（5）在附件文档的左上角应有“附件”字样。（三）层次清晰，逻辑严密。22第一层：“一、××××”第二层：“（一）××××。”第三层：“1.××××。”第四层：“（1）×××。”1.有一层，用第一层，有两层，用前两层，依此类推，不得跳层。也尽量不要再增加第五层，确属必要，可用“一是、二是”或“首先、其次”来表达。2.文章层次。公文中第一层次的标题后面不加标点符号，其他层次后面一般都加。3.每一部分没有题目的情况要避免。二、什么是好的公文23如：一、各行、部必须认真组织学习《管理办法》和《操作规程》，强化培训工作，确保辖内各级业务人员熟练掌握业务规则与各环节操作要领。新一期开放式系统将于近期上线运行，系统上线后的管理……一、认真组织学习，强化培训各行、部必须认真组织学习《管理办法》和《操作规程》，强化培训工作，确保辖内各级业务人员熟练掌握业务规则……二、什么是好的公文（三）层次清晰，逻辑严密。24公文的逻辑就是文章的谋篇布局，与文章层次密切相关。通常都是表述为逻辑结构，这个也是有一定格式的，不需要太多的创新，关键是要符合人们了解一件事情的规律，要充分考虑受众的心理。即先写什么、后写什么必须遵循一定的规律，不能杂乱无章，更并不能前后相悖、自相矛盾。二、什么是好的公文关于逻辑严密：25文章的主旨要非常明确，让人一看就知道要表达什么意思，立场要旗帜鲜明，不能含含糊糊。同时，要注意不能标题是一套，实际内容又是一套。二、什么是好的公文（四）主旨明确，中心突出。（五）情况属实，符合政策。公文是严肃的，必须真实，同时要特别注意与党的路线方针政策、国家的法律法规、监管部门的要求、总分行党委的战略决策及行内各项规章制度等保持一致。什么是好（规范）的公文如何写好公文1324需要注意的一些常见问题提纲26为什么要重视公文写作（一）事前多沟通，充分掌握领导的意图。（二）要充分的占有材料，充分的谋划构思。（三）多看、多写、多修改。（四）一些具体的公文写作：通知、报告、通报、请示、批复、领导讲话等。三、如何写好公文27什么是好（规范）的公文如何写好公文1324需要注意的一些常见问题提纲28为什么要重视公文写作（一）必须消灭错别字。尤其要注意，千万不能把领导的名字、职务等写错。（二）辨析易混词。1.“截至”和“截止”：“截至”后面可直接写时间，“截止”后面一般加个“到”用作“截止到”。或“截止日期”，表示该事情已经结束。2.“账”和“帐”：与钱财有关的一律用“账”；“帐”仅用作“帐篷”、“青纱帐”等。3.“制定”和“制订”。“制定”的对象是比较抽象的，如方针、政策、法规等，重在结果；“制订”的对象是比较具体的，如计划、措施等，重在创制、拟订，主要指过程。4.“做”与“作”。“做”指比较具体的行为，可成独立的句子；“作”属于比较新的字，书面语，比较典雅，主要体现在构思层面上，如作文、作业等。“作出”和“做出”哪个都不算错。比较模糊的情况下，尽量用“作”。四、需要注意的一些常见问题29（三）数字要讲究。1.汉字有规范。主要用在以下场合：成文日期、序数、词语、整数（一到十）2.数字正确用。公文中使用阿拉伯数字的情况主要有：成文日期（仅指党的机关公文）；印发日期；计量和统计数字；表示时间；多位数字。3.年代表述清。（1）建国：“建国××年以来”不妥，文件中应表述为“中华人民共和国建国/成立××年以来”或“新中国成立××年以来”。（2）年代：“90年代”前应加上确切的世纪，如“上世纪”或“20世纪”。（3）年份随意省略。出现最多的是用两位数来表示年份，如“08年”、“09年”。应改为“2008年”、“2009年”。一般来讲，正式公文中的时间表述应使用四位数公元纪年，不宜随便省略。4.分数。五分之四，4/5。5.百分数。6－7％的表述不妥，应为“6％－7％”。四、需要注意的一些常见问题30（四）斟酌用标点。1.逗号。“第一”、“第二”后面应为“，”，而非“、”。2.文章层次。公文中第一层次的标题后面不加标点符号，其他层次后面一般都加。3.序数。后面是“.”而不是“、”，如“1.”、“2.”。4.概数。连用的两个数字之间不应用“、”隔开，如“五六十人”。5.句外括号后面无需再加标点符号。6.书名号。涉及多层时，单双互用，如“关于印发《××××《××》××××》的通知”。7.标注附件不加“《》”。四、需要注意的一些常见问题31（五）句式语法符。常见的错误有：主语残缺；谓语残缺；宾语残缺；定语残缺；缺定语中心词；定语错误；中心语错误；动宾搭配不当；主谓