财务信息化操作要点分享

财务信息化操作要点分享工业财务管理中心：熊忠华二0一四年十一月目录1财务信息化之浅见2总账及账表注意事项3出纳管理模块注意事项4供应链一体化核算注意事项5资产管理模块注意事项6凭证转换功能运用1财务信息化之浅见1.1财务信息化的概念—摘自网络上的资料也可以说是会计信息化或财务管理系统（FMS），是一种面向价值信息和基于会计管理活动的系统，是在计算机硬件和网络环境下，采用现代信息处理技术，对会计信息进行采集、存储、处理及传送，完成会计核算、监督、管理和辅助决策任务的系统上世纪90年代起源于美国的企业标志为ERP项目的大量上线启用财务软件品牌：SAP、甲骨文、Sage、用友、金蝶、新中大、速达、航天、智邦国际等1财务信息化之浅见1.2仁和集团财务信息化发展历程回顾2007年之前2007年-2009年2009年-2011年2012年之后1财务信息化之浅见1.3仁和集团财务信息化内容会计电算化：K3、用友U8等财务业务一体化（ERP）：金蝶EAS系统资金资产平台电子台账、电子表格1财务信息化之浅见1.4仁和集团财务信息化取得的成果和作用1财务信息化之浅见1.5财务信息化操作的基本前提和应知应会财务日常工作中较普遍的核算工具能进行最基础的操作了解基础设置及功能参数设置熟悉软件的核算流程系统业务单据与财务核算的关系两面性：规范与灵活、方便与不方便还有很多……2总账及账表2.1会计科目设置的合理性日常使用的适用性及报表取数的方便性尽量统一、避免不一致核算项目材料账2总账及账表2.2凭证的处理过账的快捷导致差错不容易及时发现关联凭证慎用作废功能不要忽略“摘要”的作用软件也有生长“年轮”，任意的“还童”也会生病2总账及账表2.3核算项目与科目之间的张冠李戴核算项目：选错，特别是“部门”和“物料”搭错科目同一核算项目，借贷方的科目不一致同一科目，借贷方的核算项目不一致小心末级科目之间的错乱2总账及账表2.4正确结转损益损益类科目借贷方的处理一级科目完成结转，末级明细科目不一定结转了科目明细账结转了，核算项目明细账不一定结转了2总账及账表2.5结账前必不可少的工作对账及理账3出纳管理3.1付款申请审批流程3.2收付款单的日常操作3.3资金信息管理平台3.4资金数据同步的规范要求3.1付款申请审批流程认真仔细流程合规、合法责任清晰先审后付原则3.2收付款单的日常操作日常操作的及时性数据填写的规范性沟通互动的必要性岗位异动交接的传帮带日清月结3.3资金信息管理平台账户收支明细的录入①手工录入的，当天可删除（及时核对）②自动同步的，可通过修改EAS收付款单，同步修改衍生出来的票据管理和预付款管理因涉及后续核销，一经衍生生成，不能删除或修改，录入需谨慎备用金管理中借支明细和核定金额增减不要将核定金额的增减错录为借支明细按要求录入理财管理模块中各字段数值，正确反映理财收益参考附件：《资金平台理财管理模块功能操作说明.doc》3.4资金数据同步的规范要求资金平台账户收支明细可同步修改票据管理和预付款管理明细不能同步修改，错误项需通过OA流程申请修改用承兑汇票做预付款时，摘要中的信息优先承兑汇票票据号信息参考附件：《EAS出纳管理_费用平台数据同步收付款单规范操作手册.doc》4供应链管理4.1供应业务管理流程4.2应收应付往来管理4.3存货核算管理4.4成本管理4.1供应业务管理流程业务会计需熟悉供应链各业务管理流程明确各业务场景对应业务流程，各业务流程对应的财务核算方法，严禁随意使用其他入库单、其他出库单财务需起到指导、规范业务部门的作用依据财务核算及软件程序的要求，指导、规范业务单据关键字段的录入，加强日常检查和宣导4.2应收应付往来管理往来科目设置根据需要预先设置统一的会计科目核算①应收账款②应付账款往来业务数据来源①应收单：销售出库单销售发票、销售费用发票、其他应收单收款单（关键字段：“收款类型”+“客户”）②应付单：采购入库单采购发票、采购费用发票、其他应付单付款申请单付款单（关键字段：“付款类型”+“供应商”）4.2应收应付往来管理与总账数据的关系①通过业务单据体现往来明细②通过凭证体现往来明细，凭证通过业务单据关联生成对账检查已审核的单据是否均已做了账务处理利用系统自带的“期末对账”功能（勾选）表表相对：最谨慎的核对方法①EAS总账：财务报表中的“总分账余额表”（按科目和核算项目）②EAS业务账：应收汇总表、应付汇总表③K3总账：财务报表中的“核算项目余额表”或“核算项目汇总表”④学会使用Excel函数快速比对：如Vlookup函数（必须要有相同的项）4.3存货核算管理4.3.1概述4.3.2入库核算4.3.3出库核算4.3.4期末对帐4.3.1概述统一存货核算方法：加权平均法存货核算基本顺序：先完成入库核算再进行出库核算库存业务管理模块中的“事务类型”设置对存货核算的影响（勾选项：是否参与核算）物料的基础资料维护对存货核算的影响（“财务资料”页签中的“计价方法”和“核算类别”选项）物料记账分类的维护与会计科目的关系（关联生成凭证会计科目的确定和期末对帐）业务场景与业务单据流程、业务单据类型相匹配合理使用“期末处理”中的“关账”功能，确保存货核算顺畅，数据准确4.3.2入库核算入库成本的确定①采购暂估成本：源于采购订单成本（特别注意采购订单的单价及税率数据是否准确，通过单据上下查功能进行查询）②采购发票（应付单）成本：由采购入库单关联，依据增值税发票修改③红字采购入库成本：由原采购入库单关联生成采购退货申请单，再关联生成红字的采购入库单，成本才能保持一致，且系统能自动核销原采购入库单成本④生产入库成本：由生产成本结转（由成本管理结转或入库汇总核算中录入）⑤盘盈等其他入库成本：手工维护实际成本（由入库汇总核算中录入或核算单据查询中逐张单据录入）⑥调拔入库成本：同一财务组织跨仓库的调拔，应按成本价核算，以调拔出库单的出库成本做为入库成本（调拔出、入库单不允许跨期）4.3.2入库核算采购入库成本与发票成本差异的处理：对采购入库单关联生成的采购发票（应付单）及时审核①当期入库当期来票的，采购入库单未生成凭证时，以采购发票的成本反写采购入库单成本②跨期来票的，审核采购发票（应付单）时自动生成一张成本调整单冲销采购暂估凭证①一次性冲销法：每月的采购暂估凭证需手工录入，无法完全使用采购入库单关联生成，但不用对自动生成的成本调整单进行处理②来票冲销法：可用当期的采购入库单（无论是否到票）生成暂估凭证，以采购发票（应付单）和自动生成的成本调整单冲暂估4.3.3出库核算做出库核算前，应先完成相关的入库核算按物料的“核算类别”区分核算步骤：外购的物料为“材料出库核算”，自制的物料（包括自制半成品）为“产成品出库核算”分步骤多次进行出库核算时，应将已核算无误的出库单据及时关联生成凭证，以避免重复出库核算造成的数据差异“对已完工的批次产品及时做清场退料”应做为规范性的硬性要求生产退库成本：应由原领料出库单关联生成的领料退库单，才能保证前后的成本一致，否则会按当期的加权平均单价进行计算红字销售出库单需手工维护成本（在核算单据查询中录入实际成本）注意检查和调整库存数量为零，仍有库存金额的情况4.3.4期末对帐检查当期的各种业务单据是否均已做账务处理利用系统的期末对账功能（限核对金额）：按物料明细科目进行汇总核对，凭证的生成以及物料基础资料中的财务资料页签维护不准确均会造成差异的产生利用二次开发报表进行物料明细对账（限核对金额）[二次开发报表]中的“存货对账表”可核对物料明细总账与存货账的差异存货财务账与库存业务账的核对（核对数量和金额）[存货核算]中的“存货收发存汇总表”与[库存业务管理]中的“物料收发事务汇总”，可用Vlookup函数根据物料编码进行比对4.3.4期末对帐与总账核对①EAS总账：财务报表中的“总分账余额表”（按科目和核算项目）②EAS业务账：存货收发存汇总表③K3总账：财务报表中的“核算项目余额表”或“核算项目汇总表”，不带数据金额核算的，只能核对金额带数据金额核算的，还可以用帐簿中的“数据金额总账”核对未带核算项目的，只能使用科目进行核对④学会使用Excel函数快速比对：如Vlookup函数（必须要有相同的项）4.4成本管理基础资料维护①成本对象的确认：物料基础资料中财务资料页签“核算类别”为“自制”②物料基础资料维护中的成本资料页签：“默认对应的成本项目”、“是否参与结转式成本还原”③成本中心（生产车间）：直接生产部门④成本项目（生产成本科目的明细科目）：原辅材料、包装材料、工资及及附加、燃料及动力、制造费用、委托加工费分配标准设置①分配标准应具有规范、准确及可操作性②成本中心间与产品间的分配标准：成本中心有新增时需添加维护③在产品成本分配标准：新增新产品（自制物料）时需添加维护4.4成本管理核算数据的录入①分配标准数据录入：如工时②在产品材料盘点录入：按时点数据录入，注意跨期的数据，每期均需重复录入系统自动取数需满足前提条件：一是领料出料单需关联生产订单生成，不能手工新增，二是生产入库单与领料出库单的生产批号需对应，三是需批量入库③在产品盘点产量与投入产量的录入：与完工产量有勾稽关系，在产品盘点产量注意及时清零④完工产量及材料费用均由库存业务管理链接同步⑤期间费用数据由总账取数获得，或直接手工录入⑥总账取数方案在设置时注意核算项目中的行政组织不能遗漏，有新增行政组织时注意添加4.4成本管理业务单据规范性检查①参与成本核算的单据：生产入库单、领料出库单、符合条件的成本调整单（出库类型为出库，业务类型为生产领料）②成本中心、成本对象字段的检查：必录项，前后一致，单据之间一致③成本项目字段的检查：根据领用的物料自动带出，必录项④成本管理模块提供了字段批量修改的窗口，掌握并合理使用⑤提醒业务部门及时对已批量完工的成本对象进行清扬退料，避免跨期操作⑥期间费用凭证的处理：发生额方向需一致4.4成本管理成本核算步骤①检查有无新增成本中心、成本对象，完善分配标准设置②完成工时、完工产量、在产品材料盘点等数据录入③检查领料出库单、生产入库单是否符合系统核算要求④在存货管理中进行第一次的材料出库核算和产成品出库核算（核算自制半成品）⑤进行费用归集：完成期间费用所有发生额凭证的处理并进行总账取数、核对，或手工录入需参与分配的数据，材料费用的归集自动集成库存业务管理中的数据⑥进行费用分配：分别对材料费用和期间费用进行自动分配，需调整的进行手工调整⑦进行成本计算：先进行成本计算合法性检查，修改错误项，通过后进行成本计算⑧多生产工序的，再重复进行存货管理中的产成品出库核算、费用分配、成本计算等步骤⑨检查成本核算数据的准确性，对错误项及时查找原因并完善或消除，重新按步骤核算⑩及时关联生成凭证4.4成本管理提醒事项①在进行成本计算前，业务单据不能生成凭证，故生成凭证前需检查确定成本计算结果的准确性②成本计算后又发生了修改，重新进行了存货的出库核算，需重新进行费用分配再进行成本计算，否则系统仍保留前一次的成本计算结果③避免在系统中出现负投入或累计为负领料的情况，在产品材料盘点也不应出现负数④不要忘记结转式成本还原计算、凭证处理及期末结账参考附件：《成本业务规范说明.doc》5资产管理基础设置集团统一①资产类别：九大类②折旧年限：20年、10年、5年（要求新增资产严格按财务管理制度中的规定设置类别和相对应的折旧年限）③折旧方法：平均年限法（发生资产原值变动时，不改变折旧公式，到期未提完的折旧继续计提，直到提完为止，K3中可自定义变动后的折旧方法，同时选择合适的尾差处理规则）④折旧政策：当期新增不计提，当期清理计提，最后一期折旧大于2倍的尾差处理规则5资产管理结合资产平台管理：将资产编码正确维护在系统中，便于核对（资产平台测重于实物管理，应按照实物的验收和异动进行操作，财务软件中的资产管理需结合财务核算