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天津市通信监理有限公司提高效率QC小组改善质量管理体系的有效性提高效率一、小组概况所在单位：天津市通信建设监理有限公司类型：攻关型名称：提高效率QC小组活动课题：改善质量管理体系的有效性提高效率成立时间：2003年5月活动时间：2003年5月至2004年1月小组成员：小组名称提高效率QC小组成立时间2003年5月小组成员姓名性别年龄文化程度职务组内分工呼心铃男44本科副总经理组长凌春生男49本科高级工程师审核检查郑秀萍女48专科经济师审核检查刘照基男62专科工程师技术支持李志强男35本科工程师技术支持孙玮女22专科技术员信息收集范晓蕊女22专科技术员资料整理张媛女22专科技术员资料整理二十一世纪，整个世界步入了一个全新的信息时代，信息产业更取得了突飞猛进的发展。通信建设监理企业面对如此巨大的商机，怎样提高企业自身的综合素质参与市场竞争、如何将计算机技术更好地运用到监理工作中，以提高监理工作的效率是我们率先考虑的问题。二、课题确立A.粗旷式管理由于我公司目前采用的还是粗旷式管理，只有部分人使用办公软件，很难达到对企业进行全面、有效的管理，且效率较低。目前我公司在管理上存在着以下三个问题：B.信息失真信息的真实性、准确性和及时性得不到保证。工程监理采用的是项目负责制。各项目负责人在监理现场采集的信息由于时间、地域等原因不能实时的进行信息汇总，而采集的信息一般都是以手工报表形式在多个部门之间传递，分别报送的。使监理资料信息延迟，不真实、不准确的信息会给企业领导决策产生偏差。信息的延迟以及信息失真对企业来说是一个致命的弱点。C.经验决策企业领导做出决策时缺少大量的数据分析支持，管理经验和数据不能有效积累，更不能对企业的长远发展做出正确的预测和决策。针对以上存在的问题，QC小组决定把“改善质量管理体系的有效性，提高效率”作为课题进行研究，以满足工作和管理上的需要。我公司共有通信工程监理人员56名，自2001年至2003年底，累计承揽监理工程项目2596项。监理工程师在监理工程的同时还要进行资料的整理，由于人为原因，经常造成资料归档不及时、格式不规范，甚至出现资料遗漏的情况发生，给监理资料的归档造成很大困难。三、现状调查通信监理公司2001-2003年度监理工程200120022003合计线路工程1954625201177设备安装165362380907综合布线8331758其它3016390454合计66992010072596年份项目线路工程（管道、光缆、线路）单位：项设备安装（交换设备、传输设备）现状调查分析•在QC小组展开资料调研阶段工作中，抽验了公司内13名监理工作人员的监理资料，从987项工程文件中随机抽验了100项，共查出不合格项67件，归纳为20个问题，分为四大类现状问题。序号原因调查内容占主要问题百分比1工作界面不清文件签字问题65%2资料内容更新不及时更用老表格应用老办法27%3各部门沟通不及时各部门编写资料口径不一致16项4资料归档滞后长时间未归档的项目15%现状问题调查将监理工作过程中的大量数据、资料、信息，全部落实到信息管理中，自动完成生成、归档工作，有效地组织利用各类数据,使工作高效便捷，帮助公司内部各部门之间灵活的相互交流、协同工作；协助领导对各项工作进行监督和控制。四、确定目标五、原因分析多错漏管理体系文件规定不明确检查监督不力管理方法滞后施工现场条件差场地不足不利工作展开现代办公技能差办公设备不足材料供应不及时分工不明确差遗责任心差无专用管理软件记录表格幅面不一致监理资料归档不及时，格式与记录不规范料人机环境方法要因确认编号末端因素确认说明是否要因1现代办公技能差没有做系统规范培训否2分工不明确工作界面不清是3遗漏数据统计不全否4责任心差、差错多缺乏各部门之间情况沟通是5办公设备不足没有提高现代办公自动化意识否6无专用管理软件没有将作业文件进行强化管理否7材料供应不足后勤工作不及时否8记录表格幅面不一致汇总资料不细否9管理方法滞后整理竣工文件不规范、不及时、记录不全是10管理体系文件规定不明确更新作业文件不及时是11检查监督不利工作量大、检查力度不够否12场地不足不利工作开展没有按照规范要求设置场地否13施工现场条件差缺乏与施工单位协调否序号要因实施对策目标实现具体措施负责人完成日期检查1办公设备滞后局域网络搭建现代化办公环境组建网络、硬件配置张媛2003年7月郑秀萍2管理方法滞后软件实现准确及时传递信息到需要的人软件编程孙玮李志强2004年1月郑秀萍3人员掌握现代办公操作的技能有限培训提高综合素质课堂培训、实践操作范晓蕊2003年8月2003年12月2004年1月郑秀萍4体系文件的操作性有待提高修改体系文件体系文件的适宜性和有效性修改体系文件刘照基2003年6月呼心铃六、对策计划七、对策实施对员工进行全面培训，持续改进采信多方意见，研制开发监理软件修改现有体系文件，加强文件的有效性和适宜性根据工作需要，购买设备，组建公司的局域网,更好地配合该软件的全面运行实施一：七、对策实施阶段根据公司实际需要布线，先后购买终端电脑40余台，满足日常工作要求。•实施二：质量体系文件修改监理日记会议记录工程监理月报表监理工程师通知单工程暂停令工程款支付证书工程临时延期审批表工程最终延期审批表费用索赔审批表监理工作联系单通信管道塑料管孔构筑质量控制表通信管道人(手)孔构筑质量控制表通信管道试通记录表构筑质量控制表主干电缆施工质量控制表配线电缆施工质量控制表架空杆施工质量控制表新旧局割接质量控制表充气设备安装工程质量控制表光缆施工质量控制表综合布线工程施工质量控制表设备安装质量控制表设备线缆布线连接质量控制表设备加电质量控制表通信电源设备安装质量控制表柴油发电机组安装质量控制表接地装置安装质量控制表接受委托合同评审签订合同下达任务成立监理组编制监理规划质量控制进度控制造价控制安全控制工程预验收监理资料整理交付付通信工程项目监理委托书通信工程项目监理口头委托记录合同评审记录监理工程明细表工程委托监理合同工程委托监理协议书总监理工程师任命书监理项目任务书项目监理机构名单客户提供财产验证登记表图纸审查记录监理规划监理实施细则工程预验记录整改记录监理总结客户满意度信息反馈单实施三：软件开发业务流程的整理业务数据流向图实施三：软件开发系统总体框架实施三：软件开发实施四：进行多次培训考核通过有效的工作实践，结合质量管理体系的升版、监理软件的试运行、以及办公软件的基本使用，对在岗员工进行多次培训，达到了预期的效果。八、效果检查该系统的设置即灵活又便捷，稍具计算机基础的人即可使用。我公司已在下属的四个部门进行应用，到目前为止，已将近三年所有监理资料输入系统，运行情况良好。通过该系统的使用既加强了管理，又提高了效率，例如：每月需上报的工程计划、工程进度的统计报表的工作各需一周的时间，现在只需要一分钟的时间即可完成，大大提高了工作效率。综上所述，通过该系统的使用，帮助我们规范、细化和优化了业务流程，实现了业务数据的及时交换和共享，提高了企业对业务数据的处理和管理效率。同时有效地控制了工期和工程费用，提高了投资效益及工程管理水平；通过有效的监控和分析手段，使企业管理者能够及时地分析发现监理运作中存在的问题并及时作出合理的纠正，降低企业的成本；帮助企业积累生产管理的历史数据，为企业经营者对企业的长远发展作出合理的决策提供有效的依据。九、创造效益经济效益：通过该课题的研究成果，极大的提高了效率，节省了办公时间，目前人均办公时间节省了1/5，以人均劳动产值10万元计算，该软件使人均劳动产值增加了1/5，即经济效益=71人×10万×1/5=142万元。通过该课题的实施，规范了监理流程，严格了中心的管理，极大地提高了监理水平，从而使我中心监理的工程质量得到保障，满足了客户的需求，获得了业主的一致好评。社会效益：28本QC小组通过一年来的活动，对质量方针有了进一步的认识和了解，并确立了通信建设监理公司的质量方针，即“客户至上，诚信服务，公正监理，持续改进”。在此次活动的基础上，我们打算以“监理项目的成本核算”作为新的研究课题，为公司的发展壮大做出贡献！十、体会与打算