成本管理-跨国企业差旅费用控制(一)

©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：跨国企业差旅费用控制最佳实践（一）©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：区域管理模式区域财务账务处理模式背景总部集中管理模式•被并购的XX公司和公司原有团队从2010年开始进行团队合并，并于年底前完成.•合并后的业务将成为亚洲市场的#1，超过原竞争对手XXX（原市场份额第一者）.•管理层要求在合并过程中体现合并收益©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：改变前现状•被合并公司的费用政策与原公司不一致•被合并公司员工对总公司不熟悉，包括政策、人员等•年度差旅招待费用过高-2010花费近RMB25M•机票酒店代理管理混乱•原财务政策的执行情况不理想•财务经理花在费用审核上的精力过多，但产出不高•过多现金沉淀在备用金项目中，而且工作量大，管理难度高©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：差旅管理的问题员工酒店和机票预订困难费用审批周期长费用审批流程不透明管理层差旅政策的执行力度不高公司各地分支机构的差旅政策不同差旅花费的透明度不高各地的差旅代理机构服务水平不一致差旅费高，而又无法降低©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：现有现金备用金模式的问题差前申请主管在权限内审批出差差旅报销单差旅报告报销完成主管审核审核通过出差回来审核通过财务审核（预借现金）（现金补退）1.差旅费用占用公司大量资金，减少企业的现金流：2.相关人员工作量大，造成大量人力成本的浪费3.员工离职时的管理风险©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：费用管理流程的挑战•财务团队–在整合期间保证费用单据的合规率–组织结构改变中费用及成本中心管理–期望能有更多的时间花在增值工作上，与内部客户有更多的时间沟通–面对整合后的高工作量，人手不够Lowersatisfactionrate•部门经理•远程管理将使得报销流程变长•团队成员跨区域、跨法人实体、跨产品线•期望费用处理流程透明化、自动化•期望能便捷的取得团队费用数据©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：沟通扮演重要的角色•组建项目组–项目负责人:Scott–项目组成员:Anne,Carol,Victoria•聆听内部客户的声音–收集内部各部门对目前政策、流程、系统的意见，以及他们对新系统的期望点，以建立一套高效的新体系–内部客户的代表来自：人力资源部，销售部，售后服务部，市场部、产品部、IT部、会计部©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：沟通扮演重要的角色(Con.)•项目范围–Understandthedirectionofintegration-businessmodel,businessscopeandbusinessvision–Discernthechangesoforganizationstructure&costcenter–Filterrequestsandanalyzepossibilities•如何对接改变–UpdatetheprojectprogresswithInternalcustomerrepresentativesfrequently;–Gatherfeedbackfromthemontheprojectoutcomeateveryphase;–Sharewhatwecandotomeettheirexpectation–UnifythePQNorthAsiafinancepolicy©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：完善的处理流程以助于政策的执行使用方便快捷以助于缩短报销周期开放及共享信息系统化以助于支持分析和决策我们需要的管理系统的特征需要变更一些目前的流程以适应组织结构变化的需求我们需要一个能具有以下特征的管理系统©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：政策更新及统一•成立项目小组；包括相关财务及业务部门人员•更新及统一相关政策•差旅报销政策•交际应酬及礼品政策•手机报销政策•私车公用政策•商务信用卡政策©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：相关政策1.1财务政策更新Anne差旅政策,交际应酬及礼品政策,电话费政策5月25日26th私车公用政策5月25日26th1.2成本中心结构HuaHua成本中心结构构架5月12日HuaHua/Scott成本中心更新(创建及调整)5月25日Ledgerowner23th1.3数据导入SAP5月22日HuaHua/XuWei22th1.4北亚区最新的组织结构图5月25日VivianZhang26th2.软件1.1软件测试Scott销售,运营,人事部的测试5月25日HuaHua23th产品,服务,财务,市场部的测试5月25日Victoria23th1.2软件更新5月29日Scott29th1.3报表格式确定5月29日Scott29th1.4会计科目和费用类型的对应5月19日HuaHua19th1.5软件正式运行Scott上海公司运行6月1日Carol1th杭州公司运行6月15日Leo15th3.其他1.1系统管理员设定Raul系统管理员设定-财务5月25日Anne系统管理员设定-人事5月25日Edward1.2软件和招行网上银行对接直接付款7月10日Victoria/Scott27thOnscheduleBehindplan,atriskCompletedStatusLegend:OwnerJun,'10Jul,'10ActionItemsDeadlineCurrentstatusE-paymentprogramplanTeamMember:Scott,Anne,HuaHua,Owner:Scott©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：酒店供应商比较•3个被比较对象：–CTRIP携程–MANGO芒果网–易网通(游易)•比较范围–提供酒店的数量–同类型酒店的价格–酒店所在城市的数量–服务的可得性©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：供应商比较—城市数量•考察条件：–各网站在三四线城市的覆盖范围•考察标准：–选取四川、江西、浙江、湖南、辽宁、广东六省所覆盖三四线城市的数量省份CTRIPMANGO易网通（游易）四川232013江西13118湖南111111辽宁15158浙江534628广东221920GrandTotal13712288©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：供应商比较—酒店数量•考察条件：–1线城市（北京，上海，深圳，广州）–2线城市（杭州，沈阳，西安，成都，武汉）–商务酒店各2家，经济型酒店各2家•考察标准：–以同类型酒店可提供数量最多者计数1次城市类型酒店类型CTRIPMANGO易网通(游易)TOTAL1线经济20241线商务40042线经济50052线商务4015GrandTotal150318©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：供应商比较—酒店价格•考察条件：–1线城市（北京，上海，深圳，广州）–2线城市（杭州，沈阳，西安，成都，武汉）–商务酒店各2家，经济型酒店各2家•考察标准：–以同酒店价格最低者计数1次，如果3家价格一致，则标为No.Diff城市类型酒店类型CTRIPMANGO易网通(游易)NoDiff.1线经济31251线商务22232线经济41242线商务3106GrandTotal125618©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：供应商比较—服务可得性•考察条件：–预定方式–是否能派驻人员–与财务报销系统的对接预定方式人员派驻系统对接CTRIP网络，24*7电话，热线可以可以MANGO网络，24*7电话否否易网通(游易)网络，24*7电话否否©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：供应商的确定携程在提供的酒店覆盖率,有效酒店数量,价格,服务便利性等方面符合我司的需求对机票服务商进行了同样的比较，也是携程胜出.©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：报销系统主要功能一个自动化的、信息共享的系统。ERP中批量记账在线申请报销款自动支付在线审批电子报销系统在线报表商务信用卡链接费用控制携程差旅管理©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.,Ltd.AllRightsReservedWebsite：系统结构个人设置报销申请待审批列表登陆系统与主页出差申请报表功能留言簿文档/资料©2014BolueEnterpriseManagementConsulting(Shanghai)Co.