ACCESS表的创建

表的创建与操作ACCESS数据库——Access表的建立与操作表的创建与操作本章学习要点通过对本章的学习，主要掌握以下内容：（1）了解表的一些基础知识，包括表的组成、字段的类型、字段的属性、主键和索引等。（2）熟悉怎样创建和删除表与表之间的关系。（3）理解如何对数据记录进行简单的排序、筛选。（4）掌握表的创建和维护等基本操作。表的创建与操作3．1表的建立与修改表由表名、若干不同属性的栏目及表的具体内容组成。在创建表之前，必须对表中的各项数据的属性有所了解，才能设计一个结构合理、适用的表。3.1.1表结构的设计1.数据表的名字与表中字段个数2.字段名3.数据类型4.字段长度5.主健(Access中主键字段标示有钥匙图案)表的创建与操作中文名称英文名称适用范围存储空间举例说明文本Text文本或文本、数字组合或不需要计算的数字最多为255个字符编号、姓名、电话号码、邮政编码备注Memo长文本或文本与数字的组合最多为65535个字符简历、注释、说明数字Number专用于进行数学计算的数值1、2、4或8字节工资、成绩日期/时间Data/Time日期或时间8字节出生日期，毕业时间货币Currency货币值8字节小数位可精确到4位自动编号AutoNumber表中自动递增的顺序号4字节序号是/否Yes/No逻辑判断值1位真/假、是/否OLE对象OLEObject用于创建OLE对象最大为1GBWord文档超级链接Hyperlink用于创建超级链接最多为64000个字符URL路径查阅向导LookupWizard用于创建使用组合框选择值的字段一般为4字节字段的数据类型表的创建与操作在关系数据库中，表是一个满足关系模型性质的二维表。在研究生管理的数据库中建立”导师”表文件。导师表如下所示。数据表是Access数据库中惟一存储数据的对象一行数据称为一条记录，一列数据称为一个字段。表的创建与操作431字节53表的创建与操作设计好表结构后，在ACCESS数据库中创建表。创建表的方法有多种：利用表设计视图创建表利用表向导创建表通过输入数据直接创建表使用“导入表”创建表表的创建与操作3.1.2通过设计器创建表例利用表设计视图创建“导师”表。操作过程如下：(1)打开要创建的数据库（“研究生管理”数据库），单击“数据库”窗口的“表”对象按钮，然后单击“新建”按钮，打开新建表对话框，如图所示。表的创建与操作(2)选择“设计视图”，单击“确定”按钮，进入表设计视图窗口器，如图所示。表的创建与操作(3)在表设计器窗口单击第一行的“字段名称”列，输入“导师”表的“导师编号”字段，单击“数据类型”列右侧的向下箭头，从下拉列表中选择所需要的数据类型，如“文本”；在窗口下半部的字段属性区域设置“字段大小”属性，输入“4”，并将必填字段设置为“是”。如图所示。表的创建与操作(4)按上述方法依次定义每个字段的名字、类型、长度及小数位数等参数。如图所示。表的创建与操作(5)定义好表的全部字段后，单击“关闭”按钮，弹出是否保存对话框，点击“是”，再弹出“另存为”对话框，在文件名输入框输入表名称（“导师”），单击“确定”按钮。进入如图所示的对话框。对话框中有三个选择，选择“是”，将为新建的表创建一个“自动编号”的字段作为主键；选择“否”，不创建主键；选择“取消”，则放弃表的保存。表的创建与操作表的创建与操作对话框中有三个选择，选择“是”，将为新建的表创建一个“自动编号”的字段作为主键；选择“否”，不创建主键；选择“取消”，则放弃表的保存。(6)在数据库窗口双击“导师”表，则进行到数据录入界面。表的创建与操作3.1.3使用向导创建“系”表操作过程如下：(1)双击“使用表向导”单击“重命名字段”按钮可以修改字段名(2)选择“例表”中的字段，或用重命名字段来修改字段名表的创建与操作(3)点击“下一步”，再下一界面，输入表名“系”，并确定自己设置为主键，如图所示：(43)点击“下一步”，确定自己设置为主键字段落名，如“系编号”，如图所示：表的创建与操作表的创建与操作表的创建与操作3.1.4通过输入数据创建表显然还需要在表结构设计视图中修改字段名58182103表的创建与操作在表设计器中修改字段名、类型、大小。表的创建与操作补充方法：从外部导入电子表格、文本文件、数据库文件。表的创建与操作表的创建与操作表的创建与操作表的创建与操作表的创建与操作3.1.5修改表结构前面用不同的方法创建了表，并且输入了表记录内容。但在使用过程中可能仍发现有不令人满意的地方，需要进一步完善，如添加字段、修改字段、字段改名、删除字段等。这些操作必须对表结构进行修改。而所有的表结构的修改都可通过设计视图进行。操作过程如下：(1)打开指定数据库，选定要修改的表，单击“设计”按钮，进入表设计视图。(2)添加字段(3)移动字段(4)删除字段表的创建与操作设置相关字段的“字段大小”设置“博导”字段的“格式”设置“代码”字段的“输入掩码”设置“年龄”字段的“有效性规则”与“有效性文本”设置字段的常规属性表的创建与操作文本格式数值格式表的创建与操作日期格式输入掩码表的创建与操作例：设置“导师”表的导师编号号只能输入4位,第一位为大写字母（这是为保证输入数据准确性的一种方法）。操作过程如下：(1)在设计视图打开“导师”表结构。(2)单击“导师编号”字段。(3在输入掩码输入框输入“L000”。表的创建与操作3.1.6表记录的输入与修改利用设计视图或表向导只能创建表结构，即创建的是个空表，还得将记录内容输入到表中。如所定义的表结构和输入的记录内容有错误，则要对其进行必要的修改等。1)给表添加新记录操作过程如下：(1)打开“研究生管理”数据库(2)在数据库窗口中选择“表”对象，单击“导师”表，再单击“打开”按钮，或双击“导师”表，进入“表”浏览窗口（数据表窗口），在“表”浏览窗口输入各记录内容。如图所示。表的创建与操作(3)表记录内容输入完后，单击右上角的“关闭”按钮，自动返回数据库窗口。表的创建与操作例：给“张松”输入相片字段内容操作过程如下：(1)打开“研究生管理”数据库，并打开“导师”表，选定“张松”记录的“相片”字段单元格，单击菜单栏“插入”菜单下的“对象”选项，进入“插入对象”窗口。如图所示。表的创建与操作(2)在“插入对象”窗口的“对象类型”列表框中选择插入对象的类型，如“位图图像”，然后选择“由文件创建”，再单击“浏览”按钮，在打开的“浏览”对话框中指定相片图像存放的位置和要插入的相片，单击“确定”。如图所示。(3)按“确定”按钮，被选定的图片将插入到表的“OLE”类型字段中。并结束插入对象操作系统可运行“画图”、“MicrosoftPhotoEditor”或“Windows图片和传真浏览器”等应用程序打开插入的图片。表的创建与操作3.2表的操作3.2.1表的外观设计同Excel的相关操作：设定列宽、行高设置数据表格式设置字体列的隐藏、取消隐藏重命名列(修改字段的名字)冻结列表的创建与操作3.2.2表中数据的复制步骤:选择行或列或单元格或右击在快捷菜单中选择”复制”与粘贴表的创建与操作3.2.3表中数据的查找与替换步骤:例:在导师表中查找”周红”在导师表中将”周红”替换为”刘小凤”表的创建与操作•如果用户不完全知道要查找的内容，可以在“查找内容”输入框中使用通配符来指定要查找的内容，关于通配符的使用和示例如表所示。字符使用方法示例*通配任何个数的字符，它可以在字串中，当作第一个或最后一个字符使用wh*可以找到while和why，但找不到wash和without?和任何单个字母的字符匹配b?ll可以找到ball和bill，但找不到blle和beall[]和方括号内任何单个字符匹配b[a,e]ll可以找到ball和bell，但找不到bill!通配任何不在括号之内的字符b[!a,e]ll可以找到bill和bull，但找不到bell_和范围内的任何一个字符匹配，必须以递增顺序排序来指定区域b[a-c]d可以找到bad、bbd和bcd，但找不到bdd#和任何单个数字字符匹配1#3可以找到103、113、123表的创建与操作3.2.4表中记录的定位表的创建与操作3.2.5表中记录的添加与删除1.追加新记录(最后一行添加)单击记录选择器上标有“*”的记录(最后一条)单击导航按钮上的按钮单击工具栏上的“新记录”按钮执行“插入”/“新记录”菜单命令表的创建与操作2.用下拉列表框给字段赋值12表的创建与操作3.设置用组合框为“导师”表提供性别数据单引号和分号均为英文符号表的创建与操作4.表记录内容的删除操作过程如下：(1)打开数据库(2)打开要操作的表(3)选定要删除的一条或多条记录，依次单击菜单栏的“编辑”→“删除记录”，或按键盘上的“Delete”键，可完成记录的删除。表的创建与操作3.2.6数据表的复制、改名与删除1.数据表的复制•右击表对象→“复制”，右击窗口空白处→“粘贴”•其他复制方法件见教材•“剪切”+“粘贴”可实现数据表的移动表的创建与操作2.数据表的改名常用方法：右击表对象→“重命名”改名不影响已建立的表间关系3.删除数据表常用方法：选定数据表→按Del键如果待删表与其他表建立了表间关系，系统将提示用户先删除表间关系。表的创建与操作3.2.7数据的导入与导出或执行“文件”/“获取外部数据”/“导入”1.数据的导入表的创建与操作表的创建与操作表的创建与操作说明：•数据可导入成一个新表，也可以追加到一个已存在的表中。•如果是追加，则两个表的结构要相同或兼容，且新数据进入后不得违反各类完整性约束。•通常对导入形成的新表还需修改字段的类型、长度等。表的创建与操作2.导出为Excel工作表表的创建与操作导出为HTML文档导出为文本文件表的创建与操作或执行“文件”/“获取外部数据”/“链接表”表的创建与操作导入与链接的表在图标上的区别导入的表链接的表仅仅是一个链接对象，数据保存在Excel工作簿中表的创建与操作1.记录的筛选选定筛选内容→执行快捷菜单下的相关命令3.3表的排序与筛选表的创建与操作表的创建与操作表的创建与操作筛选指定的数值筛选操作可以叠加表的创建与操作2.记录的排序•插入点置于需排序的字段中•执行以下任一操作–工具栏上的“升序排序”、“降序排序”按钮–“记录”/“排序”子菜单或快捷菜单中的相关命令级联排序(按“性别”和“年龄”降序排序)注:要同时选中“性别”和“年龄”两列内容表的创建与操作3.4表的索引与表间关系索引是表中记录排列顺序的依据，对“文本”、“数字”、“日期/时间”、“货币”和“自动编号”数据类型的字段建立索引后，可加快记录查找和数据检索的速度。索引分为无重复索引和有重复索引，若某字段的索引属性设置为“（有重复）”后，Access2003将根据该字段建立允许有重复键值的索引，如在“导师”表中，当用“姓名”字段建立索引时，就必须选择“有重复”，因为在姓名中有同名的可能，否则，将无法输入同名数据。而对于“研究生”表中的“学号”字段的属性设置为索引字段时，则应该选择“（无重复）”，因为“学号”字段的值是不能有重复的。表的创建与操作为了提高Access2003在查询、窗体和报表操作中的快速查找能力，实现数据库中各表的关联，必须为数据库中的各表设置一个主键。所谓主键是指一个字段或多个字段的集合，主键字段与其他字段所不同的是，被定义为主键的字段的值必须是唯一的，即不能重复取值。一个表如果设置了主键，表中记录存取顺序就将依赖于主键。当一个表中不存在唯一值的字段时，可用多个字段组成主键，以保证表中所有记录都能唯一标识。主键分为“自动编号主键”、“单字段主键”和“多字段主键”。其中“自动编号主键”是在建立表结构时，根据系统提示自动建立的，“单字段主键”和“多字段主键”是由用户根据需要建立的。3.4.1数据表的索引表的创建与操作表的索引也可按一定规则重新排列表中的记录，从而加快数据检索的速度。索引实际上是一个二维表，它仅包含关键字值和记录的物理位置。关键字值包含字段的排序规则表达式，记录物理位置指向关键字值在表中所在的