搜索
條文內容回上頁名稱：事務管理規則中華民國九十二年五月十五日修正列印第一編總則第一條行政院為統一各機關之事務管理，提高行政效率，特訂定本規則。第二條[令函]各機關之事務管理，除法律另有規定外，依本規則之規定。第三條本規則之規定，於公營事業及公立學校適用之。第四條[令函]本規則所稱事務管理，其範圍如左：一、文書管理。二、檔案管理。三、出納管理。四、財產管理。五、物品管理。六、車輛管理。七、辦公處所管理。八、宿舍管理。九、安全管理。十、集會管理。十一、工友管理。十二、員工福利管理。十三、工作檢核。第二編文書處理第一章通則第五條各機關對其他機關、團體或人民行文之程式，除依公文程式條例之規定辦理外，其文書處理，依本規則之規定。但機關另有規定者，從其規定。第五條之一各機關之文書處理電子化作業，應與檔案管理結合，並依行政院訂頒之相關規定辦理；對適合電子交換之公文，應以電子交換行之。第五條之二為落實文書減量，各機關應提升公文電子處理比例，減少文書使用，並訂定評估指標，確實考評。第六條私人函件涉及公務者，得依規定程序，作為公文書處理。第七條各機關之文書處理，依分層負責規定，由主管人員核判，不得逾越或廢弛，並得依規定，將決行案件，列報機關首長或上級機關核閱。第八條各機關之文書處理，有關保密、安全事項，依國家機密保護辦法、行政院及所屬機關資訊安全管理要點及其他相關法令辦理。第九條[令函]各機關得依本規則及有關規定，訂定文書處理實施要點，以資配合實際需要。第二章處理程序第十條各機關文書處理程序，分為下列步驟：一、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。二、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。三、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。四、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。五、歸檔管理：依檔案法及其相關規定辦理。前項各款以電子文件行之者，應依機關公文傳真作業辦法、機關公文電子交換作業辦法及文書及檔案管理電腦化作業規範之規定辦理。但其他法令另有規定者，不在此限。第十一條各機關處理文書，應明確劃分各經辦單位之權責，以期密切配合。第十二條各機關文書之處理，其方式、手續、流程、文字、用語等，應力求簡明。第十三條收發文書，應注意下列事項：一、包封是否完整。二、附件是否相符。三、發文時間是否相稱。四、簽收手續是否完備。前項各款以電子文件行之者，應依第十條第二項之規定處理。但法令另有規定者，不在此限。第十四條[令函]各機關應指定適當人員負責辦理收發文及分文工作；收發電報、傳真、電子交換及機密文件，並應指定專人處理。第十五條收文時應將收文日期、編號及來文摘要登錄於總收文登記表（簿）。第十六條各機關得視實際需要，採用收發文同號方式或收發文檔案同號方式，使收發文處理手續更趨簡化。第十七條收文應儘速送達各承辦單位，急要文件應提送或提陳。第十八條承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。第十九條凡案件內容涉及其他機關或其他單位者，應事先協調。第二十條撰擬文稿應簡明扼要。如引述來文，應摘錄要點。全文過長必須抄錄者，應作為附件處理。第二十一條文稿稿面應由承辦人員記明受文者、速別、密等及解密條件、附件、正本、副本、檔號、保存年限、電子公文交換機制類別及其他必要之事項。第二十二條[令函]文稿之保存期限，分為永久保存或定期保存二種，其基準應依檔案法及相關規定定之。第二十三條文稿辦妥，應經單位主管審核，並視需要送會有關單位後，再行陳判。第二十四條核稿人員對於文稿如有意見，應逕行修改並簽章以示負責。會稿人員對於文稿如有意見，應加註簽條，退請承辦單位酌辦。各機關得指定閱稿人員負責文字、程式、行款等之校閱事宜。第二十五條機密性及重要性之文稿，應指定專人繕印、校對、蓋印、編號登錄及封發。第二十六條文書之封發，應注意送達方式，查對附件及受文機關後再妥封速發，急要文書，應隨到隨發。業務及所屬單位繁多之機關，應設立公文交換中心，定時集中交換。第二十七條文稿繕發後，送檔案管理單位點收，其須續辦者得退還原承辦單位。收文經批存者亦同。第二十八條文書於處理過程中，凡經辦人員均應簽名或蓋章，並註明經辦之年月日時。第三章文書流程管理第二十九條各機關應全面實施文書流程管理，並依文書性質、流程及相關法令規定處理時限，確實督促各級人員依限辦結，以有效提升行政效能。第三十條文書流程管理，除應由各級人員自我管理外，另包括文書稽催、時效統計分析及流程簡化等工作，並應分層逐級實施管制，以明權責。前項文書稽催、時效統計分析及流程簡化等工作，各機關應指定單位或指派專人負責辦理。第三十一條各機關對文書處理流程、時效及品質，應訂定稽核項目及基準，隨時抽查或定期檢查，並適時檢討改進，作為宣導、考核、獎懲之依據。第三十二條（刪除）第四章公務登錄第三十三條各機關對於辦畢之重要案件或發生之事項，應摘要登錄。第三十四條公務登錄，採下列方式：一、機關日誌或大事記。二、公務登記簿。三、工作概況或備忘錄。前項登錄，得以電子方式行之。第三十五條前條公務登錄資料，由經辦人員妥為保管，以備查閱，並列入交代。第五章文書用具及處理標準第三十六條各機關文書用紙，應依規定標準印製使用。第三十六條之一機關公文以電子交換行之者，應依規定之共同傳輸檔案格式、中文碼傳送原則及其他相關規範辦理。第三十七條各機關應儘量改進文書用具及設備，以增進文書處理之效率。第三十八條各機關因處理文書需要之章戳，依相關法令規定，自行刻用之。第三編檔案管理第一章通則第三十九條本規則所稱檔案管理，係指有關公務各種文書歸檔案件之點收、分類、編案、編製目錄、保管、檢調、清理等程序及其工作。第四十條各機關之檔案，應採統一管理方法，由檔案管理單位集中管理。第四十一條各機關之檔案，區分如下：一、臨時檔案：尚未結案，待繼續辦理之案卷。二、定期檔案：經已結案，列有一定保管期限之案卷。三、永久檔案：經已結案，具有永久保存價值之案卷。第四十一條之一檔案非經該管機關依法核准，不得運往國外。第四十一條之二各機關檔案應依現有保存年限，逐案清理，建置電子檔案目錄，以備檔案開放及移轉。前項電子檔目錄之格式，由檔案主管機關定之。第四十一條之三各機關應籌措經費，充實檔案專責單位人力及設備，並規劃適當場所，俾供各界閱覽、抄錄或複製檔案。第二章點收第四十二條歸檔案件之點收，應注意左列事項：一、檢查本文及附件是否齊全。二、檢查文書處理手續是否完備。第四十三條歸檔案件經點收後，應依照左列各款整理。一、以件為單位，每一收文、發文或簽稿及其附件，各稱一件。二、按收文、簽辦、發文或存查日期依序裝訂。三、附件以隨文整理為原則，其有不便隨文者，得另行存放。四、如有皺摺、破損等情形者，應先予整補。第三章分類編案第四十四條各機關之檔案，按類、綱、目、節四級分類，由檔案主辦單位編列檔案名稱及分類表，陳奉機關首長核定實施。如非必要，應避免更改。第四十五條檔案應冠案名，其區分如左：一、依文書性質區分：以概括全案之名詞為案名，以立案之先後為序。二、依機關名稱區分：以機關名稱為案名，以隸屬機關為序。三、依地域區分：以地域名稱為案名，以地域表之代號或地名首字之四角號碼為序。四、依人名或企業單位區分：以人名或企業單位為案名，以四角號碼或五筆檢字法代號為序。第四十六條檔案號碼，分左列三種：一、年號：以中華民國年份編列。二、類號：以代表類、綱、目、節之數字編列。三、案號：以同一類號案件發生之先後順序編列。第四十七條歸檔案件無前案可併者，始得編立新案，其編號原則如左：一、新案應就年份、類別及有關規定編為年號、類號及案號。二、有前案之案件，無論跨越若干年度，均應併入前案。三、檔號應自左至右，編列於相關案件首頁之左上角，外文則為右下角。第四十八條一案涉及數事者，應先確定其主要類分、編列檔案號碼，填分存單，或另以影（複）本分附於相關檔案內。第四章編製目錄第四十九條檔案編製目錄依左列規定：一、新案應依序登入目錄。二、有前案之案件，依原案編列檔案號碼，在目錄卡內登記收發文號。第五十條檔案登記後，應連同目錄卡存放檔案夾內。第五章保管第五十一條檔案裝訂成冊，以一年一次為原則，依序標明年號、類號及案號。第五十二條檔案保管處所，以與其他建築物隔離為原則，應具有防範災害之設施，除檔案管理人員外，嚴禁他人進入檔案保管處所。第五十三條經裝訂之檔案，應每月抽查一次，以防損壞。第五十四條機密檔案，應指定專人單獨保管。第六章檢調第五十五條本機關人員調案依左列規定：一、調案按一單一案填具調案單，經單位主管簽章後調閱。二、調閱非主管案件，其調案單應會原主管單位，或陳奉幕僚長以上長官核准。三、調閱機密案件，應陳奉幕僚長以上長官核准。四、調案人對所調檔案，應負保密及妥善保管之責，不得毀損或轉借。未經陳准，並不得影（複）印。五、調案人離職時，應將所調之檔案全部歸還。第五十六條他機關調案，應憑正式公文，並經陳奉核准。第五十七條檔案管理單位應詳細登記調案情形。第五十八條調閱檔案以十五天為限，但有特殊情形者，得酌予展期。第七章清理第五十九條檔案之保存，依下列原則，釐訂存廢基準：一、永久檔案，永久保存之。二、可備參考而無需永久保存者，定期保存之。前項檔案，得採微縮或其他方式儲存管理。第六十條各機關於檔案法及相關規定施行前，除有特殊情形經檔案中央主管機關同意者外，應暫停檔案銷毀作業。第六十一條各種會計憑證、報表、簿籍之處理，依會計法之規定辦理。第四編出納管理第一章通則第六十二條本規則所稱出納管理，係指依法管理現金、票據及有價證券之收付、移轉、存管及帳表之登記、編製等事項。本規則所稱出納管理人員，係指實際經管現金、票據、有價證券之收付、移轉、存管及帳表之登記、編製之人員。本規則所稱主辦出納，係指綜理、督導、指揮出納管理業務之人員。第六十二條之一出納管理人員職務，每六年應至少輪換一次。第六十二條之二出納管理單位對機關收支款項，除零用金外，收入部分，以委託金融機構代收為原則；支出部分，以直接匯撥為原則。第六十二條之三出納管理單位應依據機關特性，設計及編製出納管理作業流程及工作手冊。第六十三條（刪除）第二章職責第六十四條出納管理單位應根據會計憑證，辦理關於現金、票據、有價證券之收付、移轉、登記及財產契據之存管等事項。第六十五條出納管理單位，應參酌實際情形，在各級公庫主管機關核定額定零用金限額內，簽奉核准後提取定額現金備作零星事項之支用。第六十六條出納管理單位保管之現金、票據、有價證券、契據不得挪用或作借支。第六十七條出納管理單位收納各種收入，除法令另有規定者外，應一律使用統一收據，並設置收納款項統一收據紀錄卡，及時通知主（會）計單位編製會計憑證入帳。前項統一收據，除經收（手）人簽章外，並應由主辦出納、主辦主（會）計及機關首長簽章。第六十八條符合額定零用金動支事項及款額之支出，由出納管理單位根據核准文件憑證，在額定零用金內支付之。第六十九條出納管理單位，接到應（待）付款單據後，應恪遵公款支付時限及處理應行注意事項規定之時限辦理，不得稽延。第七十條出納管理單位除依法得自行保管之經費款項外，收納之各種款項及有價證券等，應依規定於當日或次日解繳公庫，最長不得逾五日。但法律另有規定者，不在此限。前項自行保管及收納之各種款項及有價證券，在經收及依法保管期間，遇有損失時，應依審計法第五十八條及第七十二條規定辦理。第七十一條未實施集中支付機關之經費款項、國庫法第九條第三項規定之特種基金及政府機關歲入以依法令所定應專戶存管之其他公款暨保管款項，應依各機關專戶存管款項收支管理之有關規定辦理。第七十二條公營事業出納之管理，除法令另有規定者外，應依公款支付時限及處理應行注意事項及各該事業會計制度之規定辦理。第七十三條第七十一條專戶存管之款項及公營事業存款之支票，應由機關首長、主辦主（會）計及主辦出納簽章，或由其授權代簽人簽章。金融事業存款支票印鑑，機關首長、主辦主（會）計、主辦出納及其授權代簽人如採多式印鑑一式有效者，從其規定。第三章簿籍與報表第七十四條出納管理單位應置備左列各項簿籍：一、現金出納備查簿：備登收納款項，必要時得分立收入、支出或收支結存各項簿籍。二、零用金備查簿：備登零用