搜索
公文写作（8）会议记录与会议纪要一、概念：会议记录是用来如实记录会议情况的书面材料,属事务性文书。在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录。“记”就是记下会议上的重要或主要言论。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。二、特点：①原始凭证性：②参考资料性：会议记录三、会议记录三种方式“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备。1、详细记录：逐字逐句，依议程记录；2、摘要记录：只记发言的中心要点（议题）会议传达讨论的要点（结论），会议通过的决议。3、议案记录：只记讨论问题、决议、不记发言人的姓名四、会议记录的结构：首部——主体——尾部1、首部（标题+组织基本情况）包括：会议名称、时间、地点、出席人员（包括缺席、列席的）多的人数，少的记人名、主持人、记录人；东莞市堑头管委会办公会议记录时间：1995年4月8日上午地点：管委会会议室主持人：张XX（管委会主任）出席者：杨XX（管委会副主任）周X（市建委副主任）陈XX（市建委城建科科长）本区街道局委会负责人）列席者：管委会全体干部记录人：萧XX（办公室秘书）2、主体—会议内容：①议题（XX领导讲话或XX领导报告或XX传达事宜。②发言（一个发言为一个记录单元换行分隔）③决议（经会议讨论通过的决议）④会议遗留问题结尾——散会（以示记录完整，防止以后添）主持人签名，记录人签名（以示负责）见例文P289百脑公司项目会议记录•时间：1998年9月1日•地点：公司会议室•出席人：公司各部门主任•主持人：马燕（公司副总经理）•记录：祁迎峰（办公室主任）••一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。•二、发言：•技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。•资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部份也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中国运用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这一方面是很有市场的。•市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。•三、各部门都同意立项，初步的技术方案将在十天内完成，资料部预计需要三个月完成资料编辑工作，系统集成约需要二十天，该软件预定于元旦投放市场。•散会。•记录人签名:祁迎峰•主持人签名:马燕五、会议记录要求：快、全、准。1、记录速度要快；,实时将稍纵即逝的口语转化成书面语言。2、真实、准确、有言必录；要如实地记录别人的发言，不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠实原意。真实准确的要求具体包括：不添加，不遗漏，依实而记；清楚，首先是书写要清楚，其次，记录要有条理。突出重点。3、内容完整；要点不漏：记录的详细与简略，要根据情况决定。一般地说，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明，可抓住要点，略记大概意思。会议记录应该突出的重点有：•（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；•（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；•（3）权威人士或代表人物的言论；•（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；•（5）会议已议决的或议而未决的事项；•（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。始终如一：始终如一是记录者应有的态度。这是指记录人从会议开始到会议结束都要认真负责地记到底。4、字迹清楚，注意格式：格式并不复杂，一般有会议名称。会议基本情况，会议内容，这是会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。•凡是发言都要把发言人的名字写在前。一定要先发言记录于前，后发言记录于后。记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细。六、会议记录的写作技巧：一快、二要、三省、四代。一快，即记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写，写草书或行书。二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如但是只记但，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。四代，即用以简代繁。一可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；二可用姓代替全名，三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。七、手写简明速记基本方法介绍手写速记是一套快速记录语言的实用技术，它是使用特别简单的记音符号和缩略语言符号迅速记录语言的方法，，用它来记录讲话、做笔记或起草文件，可以把书写速度和效率提高一倍以上。为什么手写速记受人们欢迎？答：因为平常书写汉字速度最快的人，每分钟也只能写50-60个字，而一般对话、会议发言、老师讲课、领导人讲话、电视广播的平均速度为每分钟150-190个字，所以用汉字做记录是无法记得准而全的。学会了手写速记的人，书写速度可达到每分钟150-210个字。你一旦掌握了速记方法，将如虎添翼，终身受益。办公室秘书工作中速记可以用在哪些地方？•文秘人员工作的秘密武器——速记•文秘人员每天都离不开“笔”，不是开会作记录就是起草文稿撰写文章，要不就到基层听取意见或工作报告。笔，是他们形影不离的工作武器，笔的质量固然重要，但能否做到完全的详实记录，把人家的说话一字不落的全部记录下来，还真得用心来掌握一种快速记录的笔记法。（1）记录有声语言。•如记录领导口授意见或口授文件内容，能做到既详尽又迅速。•如记录来访者的意见或要求，既省时又能据已向领导作详细汇报•如记录电话内容（长途），既详细又节约电话费用•如记录会议内容，可既详细又快地整理出原始记录。•如记录调查内容，既快速又准确（2）记录无声语言。•用速记及时、准确地摘抄资料、收集、储备信息、协助领导做好工作•用速记起草公文、草拟发言提纲和各类公文，能节省时间，提高效力•用速记做备忘录或记“秘本”（记录需要保密的事），既详细又保密性强秘书工作速记又分为程序性记录和应变性记录•程序性记录：会议记录、会谈记录（事先有准备，方法可多样）•应变性记录：来电记录、领导指示记录（临时配合记录，内容不会多，如有可能，应尽量记下原话全文，切记要随即核对）八、简明速记法简介：一、灵活运用多种省略书写方法，不要拘泥形式、追求快，只要自己看懂则可。①克服汉字笔画多弊端用简化字见字典＜简化汉字总表＞如：展——尸糖——米广演——量——②用象形、会意符号代替如：闪电——﹋团结——鼓掌——早上——直线上升——↑问题成堆——？③用同音字代替（尽可能使用你所熟悉的笔画最少，书写最方便的字，去代替与它同音的字．达到减少笔画而提高速度的目的）例如：葡——卜批评－批平花园——花元酒——九风景——风井大家——大加新江－新疆④扩大一些同音字假借范围：例：乙=意、艺、益、疑、译如：意思——乙S干=感、杆、肝、赶、竿如：感动——干动⑤运用合体字—即“合文”，把两个以上的汉字合在一个方框里，作为一个字，即省略复音词中汉字某一部分）例如：英尺—呎问题——门建立——立反对—反寸、自我批评—自平科学技术——禾支精神文明——米文二、用线条和拼音字母省略常用高频词语（1）用斜线或圆点略写常用双音节词例：秘书人员是领导同志的重要助手和参谋。秘/人/是领/的重/助/和参/例：好极了（好\\)太平洋（太\\）例：处处——处·看看——看·（2）用拼音字母省略常用双音词，即将语素的后缀用拼音字母代替例：全体（全t)人们(人m）因此（因c)例：一些（一X）一次（一c)一定（一d)(3)用拼音字母分化常用三音词，即将第三个音节用拼音代替，第二个音节省略例：灵活性（灵X)共产党（共d)电影院（电y）生产力（生L)工作者（工Z)三、运用数字和图形符号简化1、时间约写：如：（星期一）X1（星期三）X3（五秒种）5”2、用数学、物理、标点符号代替：如：错——X百分比——%因为——∵大于——＞高度——h时间——t质量——m问题——？注意——！解决问题——？3、用数字组成略写词语如：五、四运动（5.4运）四个现代化（4h)三心二意（32）十一国庆节（10.1节）九九归一（991）党的生日（7·1）4、数字“0”的扩写（代替零的一切同音汉字）如：（灵性）0性（聆听）0听（纲领）纲0（领土）0土5、简称、缩语和统称北京大学——北大（简称）建立外交关系——建交（缩约语）中国人发解放军总参谋部——总参6、重叠、反义词语略法二字重叠：天天——天’叔叔——叔’三字重叠：水汪汪——水汪’四字重叠：各字重叠：山山水水——山水”词的重叠：调查调查——调查„句的重叠：请大家注意„——7、反义词语略法：1、大小（大‘）多少（多‘）•2、国内国外（国内‘）主要次要（主要‘）•3、写前省后：个人利益与“——•虚心使人进步“——会议纪要——适用于记载，传达会议情况和议决的事项。一、适用范围：适用于记载，传达会议情况和议决的事项。但是，并不是任何形式的会议都要写会议纪要，只有那些达成了共识、作出了指挥工作和行动的决定，并要求有关方面共同执行的专业性或专项性会议才能使用。注意会议文书使用范围的区别——1、会议简报：主要用于传达一般会议，反映庆典、表彰、讨论、欢送之类的会议动态，沟通情况，所收内容具有参考性。2、会议决议：往往只用于记录重大会议按照法定多数表决通过的重要事项，内容要较会议纪要原则，权威性高于会议纪要。3、会议公报：会议公报内容写法与会议纪要相似，但仅用于党和国家的高层机关会议。4、会议纪要与会议记录的区别：•第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。•第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作凭证或资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行，有指导作用•第三，写法不同：会议记录要求做到如实记录会议的进程及发言的情况，会议纪要则以会议记录为依据，围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括而成。•第四，使用范围不同：会议记录使用范围广，各种会议多可以用，而会议纪要只有那些达成了共识、作出了指挥工作和行动的决定，并要求有关方面共同执行的重大会议或专项性会议才使用。二、会议纪要的特点：①内容的纪实性。会议纪要如实地反应会议内容，具有凭证作用和资料文献价值。它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。②作用的指导性。会议纪要有两项功能，一项是“记载”，一项是“传达”，并且通过“记载”去“传达”，它所记载、传达的会议情况和议定事项，是与会者及其组织领导者的共同意志的体现，是会议成果的结晶，集中反映了会议的精神实质，因而具有很强的指导性和知照性。③表达的要点性。会议纪如果依据会议状况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。会议纪要对讨论的意见要条分缕析，合理地进行归纳分类，使之层次清楚，条理分明。重点应放在